关于医院档案管理工作几个问题的思考

夏淑莲

（齐齐哈尔市公安医院 黑龙江 齐齐哈尔 16100）

随着信息时代的到来，档案信息资源的实体管理与开发利用显得越来越重要。然而由于历史的原因，多数医院的档案管理工作起步较晚、欠账较多，很难适应档案工作数字化管理要求，严重阻碍了医院档案信息资源的开发与利用及共享。医院档案是医院工作活动的历史记录，对医院建设及未来发展具有重要的作用。因此，在建设现代化医院的过程中，做好医院档案管理工作就显得十分重要，使医院档案更好地为医院建设、临床医疗、教学科研以及社会医疗保险服务。同时，也要对目前制约医院档案管理工作科学发展的一些问题加以重视，提高解决的途径与方法。

一、医院档案管理工作存在的主要问题

1、档案观念疆化，意识淡薄。众所周知，医疗是医院的中心工作，得到重视是无可非议的。本文要阐述的是，在医院管理工作中重视医疗工作而轻视档案管理工作的观念较为普通。这种现象，无论是医院的领导者还是医务工作人员均有存在。他们对档案及档案工作的重要性缺乏认识，视其可有可无，末得到足够的重视，使不少医院的档案工作滞后于全国档案事业的发展速度，医院档案的作用不能充分得到发挥。医院领导在工作规划中往往忽视档案工作，很难摆上日事议程，对档案管理及档案设备等投入较少，以致档案管理工作水平难以适应信息化建设的需要，也影响了医院整体管理水平的提高。

2、档案管理工作制度不健全。按照规定，二级以上医院均应成立综合档案室，实行统一管理全院各种各类档案。在实践中，虽然多数医院都按档案管理目标的要求成立了综合档案室，实行统一管理，但由于档案管理制度不健全，使档案在收集、整理、保管、鉴定、统计以及开发利用诸多方面都比较困难。有些部门为使用方便，甚至不愿移交本科室的档案材料；更有甚者还将日常工作中形成的重要档案材料据为已有，人为地造成了医院档案材料的不齐全完整，档案信息资源链出现严重缺陷。

3、档案管理人员缺乏专业知识和技能。在医院档案管理人员中，可分为专职档案工作人员和兼职档案工作人员两种。二者中，档案专业出身的人员很少。他们当中，相当多的人员未经过系统的档案专业理论学习，文化程度、理论水平、专业素质等方面参差不齐，缺乏从事档案工作所具备的基本理论和基本技能，虽然他们在实践中得到了一定的锻炼和提高，但距现代化档案管理工作的要求还相差甚远，远不能适应现代化档案管理工作的需要。况且许多档案人员的思想观念还跟不上时代的科学发展，在管理水平上缺乏创新精神，这也与现代化医院建设不相适应。

4、档案管理设施不适应发展的需要。医院档案管理设施落后这是一个不争的事实。因为，医院的工作重点即医疗，医院的领导者对此投入不惜代价，而对档案工作方面的投入是紧上加紧，少得可怜。档案库房面积狭小，有的还是办公室、档案库房和阅览室同间，档案装俱陈旧切杂乱不一，数量不足，不符合档案保管要求，严重地制约了医院档案工作的进程。

二、做好医院档案管理工作的途径

为适应社会主义市场经济体制对医院发展的要求，准确把握新时期医疗发展的特点，做好医院的档案管理工作，使医院档案更好地为医院管理及社会医疗服务，是医院档案工作者面临的新任务。

1、依法制档，提高全员档案意识。医院档案部门（或档案工作人员）要积极主动行动起来，大力宣传《档案法》，提高医院领导与职工的档案意识，使其充分认识到档案工作的重要性，认识到档案与自已有着密切的关系，以便更好地支持档案管理工作，从而逐步形成重视档案意识的氛围。医院档案管理工作能不能得到重视和发展，关键是否能取得医院领导的高度重视和支持。医院档案工作作为医院工作的一个组成部分，其作用在于为医院领导决策、医疗管理以及社会医疗等各项工作服务。医院的科学发展，需要档案部门提供宝贵的档案信息为依据。这就要求医院领导要切实加强对医院档案工作的组织领导，将其纳入医院工作计划、管理体系和岗位责任制，使医院档案工作得到良性发展。

2、建立健全医院档案管理制度，实行规范管理。档案管理工作作为医院整体工作的一个组成部分，没有严格的规章制度是难以保其顺利开展的。因此，在档案管理中要建立一整套医院档案目标管理考核制度和各种类档案归档制度。按规范要求，准确把握立卷的重点，力求做到标准统一、分类科学、组卷合理、编目清晰，实现有序化管理。对医院各种档案要分门别类，形成体系，便于保管和利用。移交时，做到交接有手续和清册，档案要齐全完整。通过规章制度和规范化管理等手段，使医院档案管理工作逐步走向制度化和规范化的轨道。

3、提高档案管理人员业务素质，确保档案工作有效开展。医院档案工作的科学发展，人才是关键。一是要引进档案专业人才，提高档案队伍的整体素质。二是应支持和鼓励现有从事医院档案工作人员的业务培训，学习掌握现代化档案管理的新方法和新技术，提高专业水平，适应档案管理现代化和数字化的需要。

4、积极做好医院档案开发利用工作，纳入医院综合信息实行一体化管理。档案信息管理系统是医院综合信息管理系统中的一个子系统，将这个子系统融入医院整体信息化工作中，就能够为医院管理决策和医疗的参考提供更多的有效信息资源，形成更具有综合价值的信息源。这就要求档案部门（或工作人员）在做好档案收集、整理、保管和提供利用的同时，应积极主动开发档案信息资源，形成数字化信息，并及时并入医院综合信息管理系统，用数字化信息为全院管理服务，为医疗实施服务，为社会医疗服务。通过利用档案为医院创造良好的经济效益和社会效益，提高医院档案工作在医院管理工作中的地位，推动医院档案工作的规范化建设与科学发展。

三、几项保障措施

1、为使医院档案工作目标管理有效执行，要成立由分管档案工作的领导任组长，医院各部门主任、护士长为成员的档案工作目标管理领导小组，负责对档案工作目标的统一领导和组织协调，责任到位，层层落实，以此形成的自上而下、层层抓落实的管理模式。

2、为使医院档案工作目标管理卓有成效，要用激励机制调动档案工作人员的积极性。这里着重强调的是，只有在医院受到重视的情况下，在职务晋升、工资待遇等方面与医务人员同等对待，才能真正的调动档案工作人员做好本职工作的积极性。

3、要想实现前述档案管理工作数字化建设目标，除人的因素外，还要配备有相应的基础设施作为支撑，如计算机、扫描仪、复印机以及网络设备等。反之，数字化建设目标将无从实现。《机关工作条例》第二十三条规定：“机关应根据需要和可能，采用先进技术设备逐步实现档案管理的科学化、现代化”。第二十九条又规定：“企业、事业单位的档案工作应参照本条例执行”。由此可见先进技术设备的重要。