高职院校加强声像档案管理工作的对策研究

仲文婷

（徐州工业职业技术学院，江苏 徐州 221140）

声像档案是高职院校档案的重要组成部分，是“以感光记录、磁记录和激光记录为记录技术的感光型档案、磁性型档案和激光型档案的总称，它除了具有传统档案的记录静止符号和数字的功能外，还可以记录图文、声音、动画等音频信号和视频信号.”[1]声像档案以其直观性、生动性，真实记录了学校人、事、物的面貌，是高职院校历史和发展进程最直观的写照和缩影，是今后工作的考证和研究依据.但是在各学校的档案馆室里，这些珍贵的声像档案却往往是收藏匮乏，查找原因并施以解决之策是做好高职院校档案管理工作迫切需要解决的问题.

1 高职院校声像档案管理工作存在问题及成因

高职院校的前身多为中专或几所中专合并，升格前很少有学校设置专门的档案部门，由学校办公室兼任档案管理部门是曾经中专院校或现在仍有少数高职院校的通常做法.但是办公室在软、硬件上都达不到专业档案管理的要求，纸质档案还较容易收集保存，但是声像档案材料收集有难度，再加上保管不当，造成了声像档案的破旧、破损、遗漏等等.因此，与普通高校相比，高职院校的声像档案管理工作具有特殊性，通过分析其特殊的历史、现状，才能在解决问题时做到有的放矢.

1.1 学校各级领导重视不够，不利于声像档案管理工作顺利开展

目前，高职院校正处于快速发展的时期，学校的各级领导都重视抓教育教学质量，对留下发展痕迹的档案工作普遍不重视.在工作中，对文书档案的管理工作还能给予支持，但对不易收集、分散保管的声像档案却不会费心督促收集，对其重要性也认识不够，认为只要提供纸质档案就算做完档案管理工作了.领导从思想和认识上都没重视声像档案工作，各部门负责档案管理的人员得不到领导的工作支持，自然对声像档案工作有所懈怠，不会去用心收集整理，使声像档案材料不完整、不合要求，甚至缺项，给学校珍贵的档案资料造成损失.

1.2 声像档案管理制度不健全，制约声像档案有效归档

高职院校的档案工作都起步较晚，人员、经费、专业设备设施等档案硬件条件较易配备，而档案管理，特别是声像档案管理的一系列规章制度等档案软件的出台与执行却非一朝一夕能完成.缺乏有力的制度作保证，从部门领导到兼职档案人员、声像档案的制作者都可以按照自己的想法管理档案，档案管理混乱，不规范、不科学.部门领导对声像档案管理工作不督促、不支持，听之任之，部门“声像档案处于自由形成、自由处理状态”；时间久了，“面对一堆声像资料，没有人能说清来龙去脉”；[2]部门兼职档案员不明确声像档案归档范围，造成收集遗漏；声像档案制作者没有制度约束，不清楚提供声像档案材料的义务，将学校的声像档案材料据为已有，或没有及时提交档案人员、移交档案馆室，导致声像档案资料流失，给学校的档案工作造成损失.

1.3 档案工作人员素质欠佳，影响声像档案材料完整归档

高职院校升格前往往没有专职的档案工作人员，升格成立档案馆室后配备了专职人员.但是，这类档案工作人员大多是半路出家，本身并不是档案类专业或是后续学习，评定档案系列的职称.而且，由于多数高职院校档案馆室人员结构精简，可能仅1-2名专职工作人员，依靠如此精简的人员要做好全校的档案管理工作，当然是不可能，因此，在每个部门、院系设置兼职档员成为学样档案管理工作的成为高职院的必然选择.但由此带来的问题是兼职档案工作人员本身工作就已经满额，档案工作只能是附带完成，工作质量无法给予严格要求，且兼职档案工作人员的专业技术水平无法保证，仅靠几次业务培训，不过是杯水车薪，难以解决档案工作人员素质不高，专业性不强的长久问题，

1.4 声像档案来源的多渠道，增加声像档案管理工作的难度

在高职院校的实际工作中声像档案的形成途径多样，除重大活动、会议、工程由学校宣传部门制作采集外，更多的是各部门自行采集，材料也掌握在摄录人员手里，由个人控制.而这些人员多数情况下不是该部门的兼职档案人员，档案部门对于这类声像归档材料难以监督和指导，收集的难度、保管的分散和管理的不规范，导致这部分声像档案材料流失严重；另外，随着高职院校改革发展取得越来越多的成果，电台、广播、报纸、网站等社会媒体对学校的各类新闻报道也日益增多，这类声像档案具有很高的保存价值，但由于是学校外的第三方拍摄制作，又增加了收集归档的难度；还有很多记录学校不同历史时期的珍贵老照片、图片都保存在学校老领导、老教职工、老校友手里，要寻找这些人或者想办法征集这类照片，工作亦难，量亦大，收集归档不易.

2 加强声像档案管理工作的对策

笔者认为，高职院校加强声像档案管理工作应遵循“统一管理、分类收集”的基本思路：统一管理是对学校的声像档案材料从登记、采集、制作、保管到收集、整理、归档、移交的整个过程由档案馆室进行统一督促、指导和管理，各级领导督促，相关部门条件支持，兼职档案员积极配合，从源头到过程多管齐下，防止声像档案材料分散流失；分类收集是对学校的声像档案材料进行主体分类，针对声像档案形成的重点部门采取一对一的分类指导和归档，如学籍类照片归口教务处、会议类录音归口办公室、重大活动照片录像归口宣传部和信息技术中心、学生特色活动类照片录像等归口学工部、学生毕业照片等归口院系等等，了解重点声像档案形成部门的工作现状，采取不同方式，有针对性的进行督促指导，声像档案管理工作必定能达到事半功倍的归档效果.

2.1 加强声像档案管理工作宣传教育，争取各级领导重视

首先，高职院校应通过橱窗、展板、网络，宣传与档案管理密切相关的法律知识，或举办学校图片档案展、组织声像档案管理讲座等多种方式宣传声像档案的重要价值，“使从事新闻、宣传、文化等工作的人员了解声像档案，明确自己在档案事务中的权利和义务，提高对声像档案工作重要性和迫切性的认识，树立档案法规意识，自觉关心、支持档案部门工作，积极参与声像档案的收集归档工作，使全体人员知法懂法，依法治档.”[3]其次，通过宣传积极争取学校各级领导对声像档案工作的重视，加深领导对声像档案管理工作必要性的认识，加大资金投入，加强人员和设施配备，为声像档案管理工作的有序开展提供软硬件支持.

2.2 明确声像档案归档范围，确保声像档案齐全完整

在实际工作中，高职院校声像档案以照片、录像为主，其次是录音、影片、PPT等，因此，可以在声像档案管理制度中给各部门明确需要收集的声像档案材料范围，笔者认为，可以大体分为四类：一是学校基本资料，包括学校名称、标识、历届主要领导人的照片、校园风光、校园基础建设过程照片以及学校影片、PPT等；二是学校活动资料，包括学校举行的重要会议、重大活动、重大工程建设形成的声像材料、学校在涉外活动中形成的声像材料等；三是上级关心资料，包括上级领导来学校视察工作的声像材料、学校获国家省市以上奖杯奖牌和证书的照片等；四是学生资料，包括学生学籍照和毕业照等照片、学工部组织开展的学生活动声像材料等.通过对声像档案归档范围的明确划分，能够有针对性的对各部门的声像档案管理工作进行督促和指导，有利于各部门在日常工作中做好声像档案的收集和保管工作.

2.3 建立声像档案收集配套工作制度，从源头上控制声像档案管理过程

声像档案的收集是做好声像档案管理的基础工作，通过建立声像档案收集工作制度，对收集工作责任者、收集范围、技术要求、收集程序做出明确规定，达到科学、规范、有序收集声像档案的目的.同时，还需要建立声像档案收集配套制度，即声像档案材料预报制度、声像档案材料登记制度、声像档案材料报销签认制度.

首先，声像档案预报制度，是指声像档案形成部门兼职档案员在日常工作中按照本部门工作计划和实际工作安排，将可能产生声像档案材料的重要会议和活动的时间、地点通报档案部门，以利于档案部门对声像档案形成过程给予监督和指导；其次，声像档案材料登记制度，是指部门档案人员“把声像档案材料形成的时间、地点、主要人员、制作责任人，以及形成的声像材料种类、数量、是否原版原件等情况加以记录，”[4]既便于档案人员在事后对声像档案材料进行收集，也使声像档案在移交时有据可寻，对档案收集工作进行考量；最后，声像档案材料报销签认制度，是指档案部门与财务处联系，形成声像档案材料必须由档案馆室签字才能报销的工作制度，各部门的声像档案材料必须先到档案馆室进行登记后由档案馆室在发票上签字盖章后才能到财务处报账.这三个制度分别适用声像档案形成前、中、后三个阶段制定相应要求，有利于档案馆室全面掌握学校声像档案的信息，在进行声像档案移交时便于查询，防止遗漏，保证声像档案材料的完整.

2.4 建立档案目标考核责任制，奖惩结合推进档案制度落实

档案馆室作为档案管理的专职机构，在出台相关规章制度的同时，也应督促各声像档案形成部门建立相应的管理制度.并与组织、人事等部门联系，把对各部门档案管理工作的量化考核纳入学校对各部门的综合考评或干部考核中，建立一套行之有效的制约措施，使各部门明确档案管理工作不仅是学校档案馆室的事，也是全校各立档部门的事情，必须树立这项工作的全局意识，将档案工作、特别是声像档案管理工作纳入本部门的工作计划，使相关人员树立责任意识，端正工作态度，提高工作质量.同时，按照“奖惩结合，以奖为主”的原则，强化声像档案工作在对各部门的档案管理量化考评中的分值，加大对考核优秀单位的奖励力度，对未按规定做好声像档案工作的部门进行问责，绝不姑息.

2.5 提高档案工作人员业务素质，调动声像档案管理工作的主观能动性

高职院校应加强对档案馆室的专职人员和兼职档案人员的专业知识和技能培训.专职人员可安排到校外的档案机构进行系统培训进修，兼职档案员则在校内定期组织培训.在专业知识层面，有针对性地学习《档案法》、《中华人民共和国档案工作条例》等法律知识，通过培训档案收集、整理、保管、利用方面的知识，增强档案人员的责任心，使他们处处留心声像档案的收集；在专业技能层面，强化声像档案摄影、摄像、扫描、翻拍、复制、修复等方面的培训，使档案人员能够熟练、准确地掌握摄影、摄像技能，对本部门组织的重大活动、会议能够亲自采集，获得第一手声像材料.此外，对于业务量大的院系，可以设置文书和声像两名档案人员，使他们各司其职，并且通过考核评优，表彰优秀档案人员，调动大家工作积极性，促进声像档案工作更好开展.

2.6 推进声像档案数字化建设工作，提高声像档案工作的现代化管理水平

在今天的信息时代，数字化档案作为传统档案管理的发展方向越来越受到重视，声像档案数字化建设，是“通过对声像档案进行数字化存储、管理、维护以及提供声像档案信息的网络传输、利用服务，是建立在标准化体系基础之上的数字化声像档案.”[5]声像档案的数字化建设能够有效解决声像档案保管条件不利、检索利用不便等弊端.对声像档案进行数字化管理，在日常工作中能随时将图像档案和录音录像档案提交至学校档案软件系统中，避免了集中处理声像档案材料工作量大的情况，又能防止声像档案材料流失，而且数字化声像档案存储量大，保存时间长，不仅保证了声像档案质量，提高了工作效率，又节约了存储成本，一举数得，应大力推广.

声像档案具有纸质档案不可替代的展现历史发展、见证历史进程的独特魅力，高职院校一定要重视声像档案的作用，不断总结经验，摸索方法，持之以恒的做好声像档案管理工作，为高职院校的档案工作添砖加瓦.

〔1〕王艳明,朱润梅.浅谈音像档案的特性[J].湖北档案，2006(6):28.

〔2〕陈英姿.浅谈高校声像档案管理中存在的问题及对策[J].福建医科大学学报（社会科学版），2008(3):50.

〔3〕王丽旭.高校如何加强声像档案资料的收集及管理[J].太原科技，2008(9):64.

〔4〕梁慧.关于声像档案材料收集工作的探讨[J].黑龙江史志，2006(3):33.

〔5〕毛峥嵘.高校声像档案数字化建设研究[J].浙江师范大学学报（自然科学版），2004(5):213.