浅议图书馆图书分编业务外包

黄海萍 王冬梅

摘要：文章介绍了海南省图书馆编目业务外包的基本情况，分析了图书馆编目业务外包下的质量控制，并提出了在编目业务外包过程中应重视的几个问题。

关键词：图书馆；图书分编；业务外包

业务外包（Out sourcing）是源于企业的一种创新经营管理方法。它是通过委托外部企业或团体提供本企业应该由内部操作的各种业务活动,以达到降低生产成本、节约时间、提高效率和改进质量,实现科学化、专业化管理的效果。同时企业更能集中有限的精力有效地完成企业内部的核心任务和目标。近十多年来外包业务已被西方图书馆界吸收和采用,我国图书馆界近几年也陆续认可业务外包尤其是采编业务外包这一形式,许多图书馆也开始投入实践。

图书馆图书分编的部分工作外包是现代图书馆自动化不断提高的产物，通过部分劳动力密集工作的转移，图书馆工作的重心逐渐转向数据信息咨询，二次文献加工等附加值较高的方面，将图书馆员大量的精力从繁琐的图书加工中解放出来，让现代图书馆发展成为信息文献的中心，从而适应现代信息社会的需要，成为现代人生活中不可缺少的一部分。2006年底，海南省图书馆（以下称我馆）在面临开馆时间短、人员少等问题时，尝试开展了中文图书分编的部分工作外包业务。外包环节包括图书书目数据、盖馆藏章、贴磁条等, 保证了图书馆按期开馆。现将图书该阶段分编业务工作进行总结，以期与同行交流切磋。

图书馆实施业务外包的优点是显而易见的:节省人力、物力、财力和提高工作效率。但缺点也是存在的,中间控制不易操作,数据、加工质量令人担忧。

一、图书分编外包中存在主要的问题

（一） 图书分编业务外包对本馆编目业务水平存在一定的负面影响风险

有人认为，编目业务外包如果处理不好极有可能导致馆内编目水平下降和采编部编目功能退化，书商为了谋求自身利益的最大化,可能采取一些机会主义的行为,比如不遵守合同承诺,降低服务质量等。交易型的关系性质难以获得双赢,合作中产生冲突就在所难免。这种冲突可能产生的严重的后果:长期分编外包,数据质量达不到要求,图书馆的编目水平直线下降。有专家甚至认为编目业务全部外包的馆会有失去在知识组织中很有技术价值的职员的风险。尽管我馆属于新建馆，编目人员少，编目业务工作从零起步，上述问题和风险也仍然存在。

在实行编目外包实践中，为防范上述风险，我馆制订相应的编目细则和相关技术参数指标，编目员不仅对每条数据负责，更要对我馆的整个书目数据库负责，一个好的书目数据库，是靠编目员一条条数据累加起来的，因此必须建立和完善外包图书质量的监控机制，使外包工作随时处于我馆控制和检查之下。

（二）图书分编质量控制标准明确，但实际控制有一定难度

图书分编质量主要体现三个方面：一是文献分类标引的准确性。即就是对所编文献赋予的分类标识符所代表的概念与其学科内容、外表特征完全相符或基本相符的准确程度。通俗地讲，准确即指辨类、归类准确无误。利用《中图法》按照文献分类标引规则、文献分类标引工作程序， 将文献归到最切合其内容而又用途最大的类。图书分类是图书加工的核心业务，它直接关系到图书馆的藏书次序质量、内容揭示水平和图书的检准率和数据质量；二是著录的标准，包括题名、丛编项、责任者及主要相关字段的对应问题；三是质量控制，质量控制主要是参照本馆的分类著录相关细则来进行，质量也可以通过抽查验收与合同管理进行。

图书分类法是图书分类的工具，熟悉掌握分类法是提高图书分类质量的基础。《中图法》是目前我国图书馆广泛采用的分编图书文献资料的最重要的工具，是作为国家标准的具有很高权威的分类法。要想提高图书分类质量，深入学习并熟练掌握《中图法》是图书分类人员的首要任务。这要求图书分类人员正确认识和理解《中图法》的体系结构、编制原则和使用方法，详细掌握《中图法》的分类标准和方法等。唯如此，才能杜绝分类人员的主观随意性，减少分类结果的不一致现象，提高图书分类的质量。由于各馆的分类要求级次和收藏特色各异，在分类、主题的选择和控制上存在一定的差异。为严格控制图书馆图书业务外包过程中的图书分类质量，图书馆加强了对书商分编人员的沟通工作，让他们掌握我馆的编目规则与分类要求。开馆时间紧迫，图书量大，缺乏人力，因此，事后质量控制主要方式是抽检。抽检是一个很好的检查方式，但也存在一定的缺陷，因而在加工过程中还是存在少量的问题。

（三）编目数据来源明确，部分配送数据存在不规范和不符合我馆要求的情况

我馆在图书招标中要求图书供应商提供符合我馆要求的CNMARC数据。与我馆合作的图书供应商有多家，数据来源不同，有国图的，有自编的，也有缺少数据的。如少儿图书及海南本地文献。在数据更新上存在新版图书配送旧版数据现象。原则上而言,图书馆要求书商提供国图或CALIS数据进行直接套录,但对于一些新近出版的图书,对应的数据国家图书馆和CALIS无法查到时,一些书商就自行编制编目数据,编目数据的质量难以保证。在丛书著录中,也容易出错。许多书商的编目人员对于图书馆编目的系统性缺乏概念,在处理丛书著录时,容易将不同时间到馆的丛书分散著录,甚至于给出不同的分类号,极大影响了读者的使用。在典藏分配中也极易出现差错,出现如图书分配方位的错误而且这种错误较为隐蔽,不易被发现,只有当读者需借阅又无法借出时才能被发现。因此，我馆要求书商分编人员在套录书目数据时要仔细审核，以保证数据的有效性和正确性，同时要根据我馆要求进行字段修改。验收抽查中发现的问题主要集中在版本与出版年代的错误与遗漏、丛书与多卷书头标区著录等方面，通过按批次审核均能发现该类并能问题及时更正。

（四）手工加工环节繁琐，验收核对量大，抽检不能解决问题

手工加工环节包括贴磁针、盖馆藏章。磁针要求贴在图书书内隐蔽较深处，要不易发现；馆藏章二个，盖在题名页和书内页，要求清晰公正。虽然我们将要求告知书商，但实际上，还是出现磁针仅随意夹放在书中，并未夹贴的情况；馆藏章盖的不够清晰，并有漏盖的情况。为此，我馆重点安排新书拆包逐册验收的工作，确保该环节质量的要求。同时因为图书册数多，工作量大，影响新书分编上架进程。

二、解决办法及预防对策

（一）加强数据质量意识

书目数据的质量是书目数据库建设的生命线，也是图书馆各项业务的基础，保障它的质量直接关系到馆藏的收集、整序、组织管理以及为用户提供服务的效果。现代图书馆的图书检索、借阅等服务工作都需要书目数据库做支撑。图书馆全体工作人员都要从思想上认识数据准确的重要性，在保证数据质量的前提下，保证图书加工的数量。

（二）加强验收管理，把好数据质量验收关

首先要保证有经验的分编的人员做验收，我馆对分类及种次号集中处理有比较高的要求，因此，严格的分编要求必然要求分编人员具有丰富的经验以及扎实的分编功底。其次设立验收人员责任制，对于每一个分编人员，都给其设立一个单独的账号和密码，我馆采用的广东图创 Interlib 图书馆自动化系统，该系统对每一位操作员的操作过程都会有详细的记录，本馆的数据审校人员如果发现有错误，就可以直接找到相关负责的分编人员进行纠正，以免以后再犯同样的错误。

（三）加强联系，协调工作

开展工作前要做好与书商充分沟通的工作，要将本馆的各类工作规则、注意事项与书商交待清楚，以便让他们在工作中有章可循，按规矩办事。我馆工作人员对书商所作的工作进行随机跟进检查，及时发现问题及时解决。除此之外，还要加强采编部门与图书馆其他各部门之间的联系，了解读者的意见及他们在工作中遇到的图书分编及加工问题，以便及时调整工作。

（四）选择有实力、信誉好的书商

目前，书商对编目数据的加工，多是聘请外来编目人员完成的，少数有相对固定的编目人员。而实力雄厚的书商通常较能请到水平高的编目人员，同样，信誉好的承包商则会提供相对周到的服务，较少出现偷工减料、应付了事的情况，这样加工出来的图书质量就相对有保障。对书商的选择直接关系到业务外包的成功与否，图书馆应首先对书商的技术实力、信誉、资金、工作效率、服务态度、社会影响等多方面进行考察和调研，并建立相关的评价指数，在招投标的时候将其作为选择书商的硬性条件。对于承揽过该类业务内容的书商可以优先考虑。因此，在选取书商时，对他们实力的综合考察非常重要，这样，才能保证选取到比较好的书商，从而保证图书的加工质量。

总之，图书馆分编业务外包从整体上看，它节约了图书馆的人力资源、优化了图书馆工作流程，加强了与外界的沟通与交流，但从目前图书馆的外包实践看，依然存在专业业务外包服务公司少，图书供应商以业务外包作为增值服务的相对较多，从而图书馆选择的余地相对不足。

参考文献:

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（作者单位：海南省图书馆）