定制化图书馆设备在线管理系统

董晓燕

〔摘 要〕针对目前高校图书馆设备管理的现状及存在的问题，分析了设备信息的数据特点，以B/S结构实现了定制化的设备管理系统。本系统运用自行定制的模式实现对各种数据预先自定义属性以及记录和管理，采用权限分离实现了数据的安全，同时拥有access和SQL两种数据库可选择使用，且将设备采购和管理数据进行无缝连接，更大的提高数据录入的效率。

〔关键词〕设备管理系统；B/S结构；自定制化；access；SQL

在当前高等教育改革与发展的新形势下，计算机和网络技术等带来的信息化环境以及办公自动化的普及可以有效的提高办公效率，节省大量的工作时间，但与此同时，信息化的普及以及计算机的发展让目前越来越多的国内外单位拥有大量的设备，于是设备的定期统计，维护与维修则成了非常难于管理的一件事情。单靠人工手动记录设备采购台账管理已经是非常困难的事情，当面对日益频繁的设备动态管理信息，如借用、调动、维修等就更是显得手足无措，因此而导致设备信息透明度低以及管理混乱使用率低下。有些单位靠购买商业化的通用企业设备管理软件来解决问题，但是由于其通用性导致本单位的一些特殊性质的设备属性无法记录或缺失一些必须的功能，使用率并不高；有些单位则基于自己单位需求制作了资产管理系统，虽然本单位使用方便，却由于各种设备的独特属性和不同的管理方式导致系统无法广泛使用，而且并不是每个单位都有相应的人力和技术来制作所需的资产管理系统；还有些单位因为设备管理集中，因此管理系统采用单机模式，无法让更多的管理人员同时进行管理和资产统计。

目前高校的部门分工不同，导致设备资产统一由设备处或某部门购买，相应全面的采购记录均在设备处等部门记载，但是详细的使用信息则是在各使用部门内部，造成信息分离导致无法有效地统计和管理，且可能因为校区分散导致资产移用后无法跟踪记录，使资产管理更加困难。

因此，设备管理系统要依据国际标准化组织ISO质量管理标准，参考对设备管理的实际需要，对设备的需求、购置、安装、运行、维护、检修直到报废的整个寿命周期进行全过程管理。即从新增设备的申请开始，经过审批、采购、验收、安装、移交，以及运行、故障修理、维护保养直到报废为止，将所有设备管理活动中的信息进行收集、提取、加工，输入相应的设备管理信息的数据，实现全面详细的设备管理信息系统。同时，正是由于在设备整个寿命周期运行的过程中充满了不定性，所以设备管理系统在设计之初就要充分考虑到这些不定因素的可能性，为所有的不定因素预留数据空间，保证设备管理系统能适应各种设备的信息数据并且进行有效完整的录入管理。因此，设备管理系统要符合一些基本的设计原则。

1 系统的基本设计原则

适用性：按照设备的整个寿命周期全过程进行数据化管理，数据的完整性不仅能够满足单位的管理需求，还符合设备在单位的应用流程，可以应用在不同单位记录各种设备信息，具有广泛的实用性。

拓展性：系统对设备信息的不定性预留数据空间，保证设备任何不同的数据信息都可以进行数据化录入管理，实现设备信息的兼容性。

共享性：设备信息检索页面支持在线多人访问，不仅可以使工作人员查找设备信息，还可以检查设备信息的正确性，方便有效的提供各种设备信息和保证了设备信息的最新正确数据。

安全性：对管理员权限分级，实施管理员权限控制，并且系统前后台分离管理，对数据的安全性和可靠性提供了有效的保障。

实时性：在线对设备信息的有效操作均可以实时更新，为所有检索信息者提供了最新有效的数据。

方便性：设备管理系统要操作简单、界面友好、方便易学，且为了能适应不同单位设备数量的多少，实现多数据库选择，可以进行数据库切换，还可以用模糊检索等方式检索出需要的信息以word或excel文件格式导出。简单易用功能齐全使设备管理系统有了更久的生命周期。

为了在广阔的网络范围进行管理，且客户端的零维护性，本系统采用B/S（Brower/Server）结构[1]，即浏览器/服务器结构。随着浏览器技术的不断成熟，结合浏览器的各种Script语言（如VBScript、JavaScrip等）和ActiveX技术，终端用户只需要通过浏览器就可以实现以前必须用软件才能实现的强大功能，界面简单易用，面向不同的用户群，地域分散，软件开发难度和维护成本却降低。在B/S结构中一小部分事物逻辑在前端即Brower下实现，主要事物逻辑在服务器端实现，服务器端安装数据库（如Oracle、Sybase、Informix或SQL Server等）软件，浏览器通过服务器与数据库进行数据交互，实现三层架构。B/S结构不仅使系统维护升级以及功能拓展简单方便，还开发简单，共享性强，权限分明安全性高，不同的人员，从不同的地点，以不同的接入方式（如LAN，WAN，WLAN，Wi-Fi，Internet等）访问和操作数据库，实现了B/S架构下简单方便，速度快，效果优的管理系统。

本管理系统客户端使用浏览器，服务器端采用Windows 2000 Server以上版本的操作系统，网页代码使用VBScript等，数据库采用access与SQL Server兼容性选择使用，且access采用加密技术，方便导入现有的图书馆资产数据以及保证数据库的安全。其实现模式如图1：

3 系统功能结构

定制化设备在线管理系统主要功能分为管理员管理模块，设备基本参数设置模块，设备采购信息模块，设备信息管理模块以及查询模块，其功能结构[2]图如图2所示，其具体功能如下：资产在线管理系统管理员管理参数设置设备采购管理设备管理查询及导出超级管理员高级客理员普通管理员设备分类配发部门使用部分采购信息添加采购记录管理设备信息添加设备履历添加设备参数修改查询及统计数据导出图2 设备在线管理系统功能结构图

3.1 管理员管理模块

设置管理人员的权限，共分为3个级别，分别为超级管理员、高级管理员和普通管理员。超级管理员拥有最高权限，不仅可以自行订制各种设备属性，添加删除修改各种设备数据，还可以进行系统初始化，清空数据库记录；高级管理员可以定制设备属性以及对数据进行各种操作，却没有初始化系统的权限；普通管理员只能对设备数据进行添加修改，无权进行任何自行订制以及系统初始化的权限。可以通过此模块建立新用户及更改用户登录密码。管理员分级别管理，使得不同级别的管理员拥有不同的使用权限，从而增强系统数据的安全性。

3.2 设备基本参数设置模块

依据设备数据的特殊性质，分析设备的固定信息和可变信息特点，其中某些信息是不可更改的还具有一定的共性，且会随着某些设备或者时间的改变这些信息的属性将进行改变，为了保证数据的统一性和检索的方便性，在此单独列出了参数设置模块，首先将设备的某些固定信息进行先行定制，在以后的录入中采用下拉框格式进行选择，保证统一有效的录入设备数据。本系统将设备的类别、设备发放单位和设备使用单位进行分别定制，且可以随时进行数据添加修改，在详细录入设备的类别，设备发放单位和设备使用单位数据时就可以直接以下拉框进行选择，在以后需要时，也可以对这些数据进行修改，修改的同时也会在设备详细信息中自动修改，确保不会因为录入或修改数据时的各种原因导致这些数据有差异。保证了数据统一的同时也使得在以后的检索时数据的准确和有效。

3.3 设备采购模块

设备采购模块分为采购信息添加模块和采购管理模块。采购信息添加模块为记录设备采购的各种信息，以便于进行设备信息采购统计和整体设备数据的统一性。在设备采购中记录的数据要与设备详细信息中的数据相匹配，同时包括设备采购因由、应用部门、合同信息、设备保修信息和设备供货商等各种信息。采购管理模块则是实现对采购信息的查询、修改和删除等功能。

3.4 设备管理模块

包括了设备基础信息添加，设备履历添加，设备参数修改3个部分。设备基础信息添加是详细记录设备的各种信息，如设备名称、设备资产号，设备序列号，价格，型号、类别、供货公司、详细保修期、详细配置以及设备状态等信息。设备履历添加则是在对设备基础信息添加完成后需要对设备整体寿命周期持续跟踪的记录，即随时无限制自行添加设备从分配到使用过程中出现的各种对设备移交，使用对象，维修记录，借还记录等信息，且自动列表生成。设备参数修改则是对设备所有管理信息进行修改或者删除。

3.5 查询模块

本模块集成在系统各个模块之上，以独立的网页集成了设备详细信息，可以单独供无权限的访问者查询设备的基础信息和使用信息；也可在设备参数修改和设备履历添加等功能中以简单框口出现，便于进行信息查询。普通访问者即各部门人员方便查看资产信息同时还可以提供设备的最终准确信息，不过无权管理任何数据。查询中还可以将查询数据以EXCEL或者WORD文件格式导出。

4 系统关键技术及实现

4.1 数据库切换

作为一款兼容性强的设备管理系统，要能适应各种情况的数据要求，有的单位需要设备数量不多却要详细维护记录的简单易用管理系统；有的单位需要设备数量庞大且维护信息繁琐的支持性强的管理系统；所有的这些要求其实都是针对数据库来说，简单易使用的系统可以直接采用access作为数据库，这样软件可以直接发布使用，不需要进行数据库配置等操作，同时在系统中采用加密技术对access数据库进行加密保证数据安全就完全能应用于各种数据量不高的单位。繁琐庞大的设备管理数据可以采用SQL数据库，需要在发布服务器上安装相应的SQL软件并配置相应的设备管理系统数据库，虽然操作需要一些步骤，但是依托强大的SQL软件功能，对以后的管理会更方便，安全管理备份管理都会省却了很多操作。

能兼容实现与两种数据库对接的设备管理系统，只要在软件运行开始定义数据库类别。首先建立datatype.inc文件。文件内容输入以下信息：

定义好以后在配置数据库连接的conn.asp文件中首先执行datatype.inc文件，对数据库进行判断，如果是0为access数据库就进行aceess的数据库连接的配置，对系统自身携带的access数据库文件进行连接设置，如果是1为SQL数据库，就与发布服务器的SQL软件进行连接设置。这样两种数据库基本上就能实现面对各种单位不同的需求。

4.2 采购信息与设备管理信息的无缝连接

设备采购与设备管理是密切相关的，记录设备相应的采购信息可以更好的了解设备整个的使用周期和维护设备信息。而且将采购信息记录可以实现批量化录入相应的设备信息。

采购信息主要包括合同编号、设备名称、设备类别、型号、规格、价格、数量、采购时间、销售商等信息，记录采购信息后会产生同时产生两份数据：一份数据记录入采购信息表中；一份数据会根据采购设备的数量产生相应数量的设备数据记录入一份临时表中。因为在录入设备采购信息的时候已经详细的记录了设备的各种基础信息，为了在添加设备基础信息的过程中减少重复录入，将这份数据可以直接保存到临时表中[3]，只有对这些数据进行关键字惟一更新后就可以进入正式的设备管理表中进行管理。

4.3 设备变动数据的定制与维护

以往的设备管理系统仅是考虑到将设备的各种基本信息进行录入和查询，一旦设备有了各种信息改变，则很难对变动的信息进行进一步录入和查询。所以本管理系统将所有可变动的数据与设备基本信息在后台进行了分离，另外分类管理，前台统一进行录入查询，便于应对各种设备信息的更新与管理。

设备可变动信息主要分为5部分，分别为设备分类、配发部门、使用部门、维护信息和使用信息。

将设备分类单独列出来是为了方便查询各种类别的设备信息，也是为了统一设备分类的信息，假如数据录入的工作人员不同，有的将计算机的分类写成计算机，有的将计算机分类写成台式机，这样导致以后的检索等信息可能出错且数据混乱。

配发部门和使用部门是有可能因为部门的变更或者采购等原因，有的是技术部进行配发使用，有的是办公室配发，如果出现其他新的部门配发使用，录入信息的时候可能导致混乱或者查询不到等情况。

设备分类、配发部门和使用部门作为参数设置功能首先进行初始化定义，同时在系统使用的任何时候都可以添加更新，这些参数在设备基础信息录入的时候直接作为下拉框选项进行选择，方便数据的统一和管理。

设备的维护信息和使用信息是管理设备数据的重要组成部分，这两部分的信息不同于设备的基础信息，具有变动性和持续更新性，这些变动和更新的信息也是设备信息中需要重要管理查询的一部分。针对这个特点，在设备的基础信息之上，对设备的详细的使用信息和维护信息进行了后台独立建表，建立设备履历表和设备使用信息表，以设备序列号为关键字进行关联。

设备履历表包括序号、使用时段、配发部门、使用部门、发送人、接收人。设备使用信息则在设备履历的任何一个使用时段建立，包括序号、送修时间、送修单位、送修人、接收人、故障现象、原因分析、排除过程、维修结果等项，履历表和设备信息则通过设备序列号和履历序号关键词进行关联。

在前台设备履历信息和使用信息同设备的基础信息一起展现，管理员随时可进行添加更新。这样对于设备的维修更换记录以及使用人使用部门等信息的更新都可以进行详细的记录，且可以不用重复添加设备基础信息，节省了数据重复录入的繁琐且对设备的使用信息进行了全面的跟踪记录。

5 结束语

本文建立一个简洁有效，易于实施，兼容性强的图书馆设备在线管理系统。针对目前图书馆的各种设备进行了详细的跟踪记录管理，且能灵活的适应越来越多的不同设备的属性记录与管理。本软件目前应用于图书馆，从设备的采购记录到设备配发、使用、报废等一系列的流程都有了详细的记录管理，通过用户管理保证了数据库的安全，对整体的数据进行查询统计输出等处理，且通过修改界面就直接应用于化学实验室的实验器材与试剂的管理，应用范围广且大大提高了管理效果。

参考文献

[1]徐百汇，赵镜红，瞿少成.基于B/S模式的仪器设备管理系统[J].技术应用，2008，（9）：90-92.

[2]陈德元.设备管理与维修信息系统：原理及应用[M].北京：机械工业出版社，1991：15-75.

[3]高宏，李俊民.ASPNET典型模块与项目实战大全[M].北京：清华大学出版社，2012：573-645.

（本文责任编辑：孙国雷）