县级供电企业ERP系统实用化分析

丁晓平

摘要：文章分析了县级供电企业ERP系统实用化情况、主要工作成果、实用化应用中存在的问题实用化应用经验，对国内企业成功推广、深化应用ERP系统有重要的借鉴意义。

关键词：供电企业；ERP；实用化

中图分类号：F426 文献标识码：A文章编号：1009-2374（2012）22-0145-031系统实用化情况

我公司ERP系统自成功上线以来，积极贯彻落实省公司对于ERP系统实用化的要求，公司领导高度重视，全公司员工积极配合，注重ERP各个功能模块对日常工作的全面覆盖，着力提高最终用户的使用水平，为促进公司生产经营的集约化、精益化管理打下了坚实的基础。根据实用化的要求制定了公司ERP实用化指标任务分解表及考核方案，将各项ERP实用化指标分解到各部门，将责任落实到个人，并跟踪监督ERP实用化的各项指标落实到位。通过强化培训，切实保证最终用户能对系统进行熟练操作以及各业务流程的及时率、准确率和完整率。认真对照实用化验收要求进行了自查，并对存在的问题和不足进行全面认真的整改、补充和完善，全力推进公司ERP实用化工作。目前ERP系统在我公司已经全面进入实用化应用阶段，ERP系统中财务、设备、项目、物资、人资5个模块的功能均达到实用化要求。

1.1物资模块

公司于ERP上线后及时进行了数据转换，通过SAP平台来进行物资的管理工作；实现了从采购申请到进库付款各个环节在ERP系统中的流转，调整了公司的采购业务流程，每个环节都设有相关人员，并要求及时登陆查看，确保了物资整个流程在ERP系统中正常运转；通过预制发票激活财务模块发生付款流程，通过设备的工单号和项目的预留号来进行相应物资的领料、退料操作，实现了物资模块与其他模块的衔接；通过集中培训和单独指导的方式，从班组人员到公司领导都能熟悉并掌握各自相关的操作过程，不断提高ERP用户的业务操作水平，加快了推进ERP系统的实用化的步伐，保证了ERP物资模块正常运行。

1.2财务模块

ERP上线运行以来，2009年各个月份的电费收入、费用支出、转账、结转凭证都按每个月考核指标的要求及时准确地录入到ERP系统中，保证凭证录入的各项要素，如摘要、附件张数、分配字段等完整，凭证的冲销率、制证时间都符合实用化验收的标准，所有凭证在ERP中记账，财务部各岗位人员也已熟练掌握财务模块的业务操作，目前运行

稳定。

1.3人资模块

自系统上线以来，人资模块关键用户能够熟练掌握系统操作，能够独立完成人资模块各子模块数据的建立和信息补充，及时维护组织、岗位、人事调动等信息，更新薪资数据，并及时核算。加强对备岗人员及相关专责的业务操作培训，推进系统实用化，保证了系统的正常运行。

1.4设备模块

ERP上线运行以来，每月设备台账与资产卡片号对应率达100%；工单的成本归集率达100%；设备报废过程都按照ERP流程进行报废，各类工单都符合实用化要求规定，保证了公司设备的规范化管理。

1.5项目模块

ERP项目的实用化工作得到良好的开展，公司对概预算管控管理、服务采购流程管理、项目转资管理等业务能严格按照要求执行。根据年度投资计划创建项目定义，下达资金；工程付款按流程逐级审批，预制付款发票凭证；项目基本信息及进展情况在系统中按月填报，项目按规定转资，实现设备资产的对应；项目计划情况按计划文件申报，项目负责人按规定进行项目基本信息的录入，每月通过ERP系统反馈项目进展情况，确保了工程项目转资的及时性。

2主要工作成果

2.1物资模块

加强了库存实物的管理，将系统内的物料与库存实物一一对应，使ERP系统库存能真正与实际相结合，采购过程中及时查看公司库存，采取平衡利库方式减少库存物资资金的堆积，加快公司的资金流通。

2.2财务模块

有效统一了科目的管理，同时配合科目的使用范围规范说明，避免了资产管理存在卡、账、物之间联动性出现较差等现象，为数据分析及财务预算的收集提供了数据准确性的平台；有利于财务信息的及时获取和过程监控。建立设备分类目录和财务资产目录之间的对应关系，在确保设备台账准确的同时，为资产设备的卡、账、物之间的一致性打下良好基础，实现了固定资产全生命周期的管理，确保了固定资产卡片、固定资产账务数据、固定资产设备实物的无缝连接，为实现一键式报表及营销财务一体化工作的开展奠定了基础，能更好地使财务人员发挥管理和核算的职能，为公司的经营状况，从财务数据分析的角度出发，提供一些有效的意见。

2.3人资模块

员工数据信息每月完整率达100%，每月薪酬核算完成率达100%。人员信息维护完整，规范化进行组织和人事管理，组织结构清晰，人员信息、人事报表查询便捷，利用率高，达到优化人力资源管理的效果。规范工资项设置，固化薪资核算规则，标准化进行每月薪资核算。确保系统中工资信息的及时性、完整性、准确性，确保职工每月可查询本人工资明细及总额。规范工资项设置，统一工资项与会计科目的对应关系，固化薪资核算规则，标准化进行每月薪资核算，规范化进行组织和人事管理，组织结构清晰，人员信息、人事报表查询便捷，利用率提高，优化人力资源管理。

2.4设备模块

ERP系统在公司上线运行以后，对公司设备日常维护检修及检修物资的管控起到了很大的作用：通过系统GPMS系统与ERP系统的接口，实现设备台帐信息的实时同步，日常维护检修工单的信息的有效传递，实现对所有大修项目的预算控制。通过工单的引入，对检修工作的工序标准、材料标准、服务采购标准进行有效规范和控制，通过ERP系统与GPMS系统的集成与交互，保证了设备的规范化管理，并提高了工作效率。

2.5项目模块

ERP的上线使公司的业务流程更加规范，为统一、标准的项目管理和项目协作打下良好基础，实现项目及时下达，对项目进行常态化管控，项目费用支出受概算控制，项目的成本费用更加精确，项目结构模板更加标准化、合理化，建立起标准化的项目结构（WBS）和编码体系。各责任部门在整个项目管理过程将使用同一套项目结构和项目编码， 通过WBS要素实现项目管控的精细化；WBS具有概算管控、费用归集、进度管理、权限管理等项目管理属性，为项目管理信息共享提供基础架构，项目信息及时更新，便于管理人员通过查询功能及时得知项目进展信息、工程进度、资金使用情况；通过工程转资，确保设备与资产一一对应。

3存在问题分析

3.1物资模块

一是最终用户使用的问题，还有一些最终用户不是主动学习应用ERP，仓管人员收货后，还要通过关键用户进行冲销重新收货的操作，对库存的管理和财务月结造成了不必要的负担。二是国网新增物料模板的规格和公司需要的物料规格不能完全对应，主数据切换后新增物料主数据操作还不熟悉。

3.2财务模块

部分前端业务人员由于对财务知识不精通，在一些业务的处理上仍有误操作的现象；SES员工自助报销由于涉及的使用范围比较广泛，一些员工看到单据中的会计科目都比较生疏。为推进SAP系统更好地为公司运营活动提供准确、科学的数据及各项工作流程更顺利地流转，将日常工作中常用的业务做成实例，在测试版本中进行演练操作，以方便公司员工更快的接受和适应新系统，结合实际业务的操作演练让非财务人员对财务知识有更加深刻的了解，并帮助其掌握及运用。

3.3人资模块

人资模块发现如下几个问题：一是ERP中员工子组一旦形成，便无法修改。二是人数与管控系统不一致。三是工资核算过程及解决问题时的操作界面较混乱，模拟核算时无法形成汇总表。

3.4设备模块

一是在检修或大修过程，只有部分按照检修工单程序步骤及流程完成各个项目，大部分未做好工单程序就对设备进行检修，特别是农网日常维护工单还缺少。原因设备涉及面广，各部门的人员未做到人人都懂ERP系统操作，又无ERP专责人员。二是配电设备的台账与实物存在一定差距。三是报废的设备未及时报废。原因是各部门跟踪人员缺少，因此给ERP的工作带来了滞后作用。

3.5项目模块

在实用化工作开展初期，存在项目没有及时下达，用户状态没有及时变更，工程付款方面订单金额不足服务确认没有按照正确要求操作。在转资过程中，存在资产分类填写错误。公司将通过对最终用户加大培训和指导力度，组织相关人员进行协调和沟通，规范企业业务流程，从而使项目模块应用正常、有序。

4结语

公司ERP系统从启动、实施、上线运行到实用化阶段，公司员工全力参与，设备资产清晰，系统应用日趋规范。根据ERP系统实用化的要求，着力提高最终用户的使用水平，强调ERP各功能模块对于日常工作的全面覆盖。在ERP系统实用化应用过程中积累了不少经验：

4.1领导高度重视

ERP系统从项目实施伊始，就得到公司领导的高度重视，把ERP建设提升到推进企业管理改革，优化企业工作效率的高度；公司一把手亲自布置落实各项工作，对于实施过程中的困难多次指导并提出要求，中层管理人员也积极配合协调，成为系统成功上线和实用化工作的坚实后盾。

4.2明确责任，跟踪落实，有力推进ERP实用化工作

ERP系统的特点就是流程化、规范化，公司根据实用化的要求，对省公司实用化验收大纲进行了分解细化，明确责任部门，责任到人。ERP项目办狠抓跟踪落实，每周提前对各项考核指标进行检查，将各项指标和任务完成情况及时通报，对指标弱项和未完成工作督促完成。通过把控各项流程节点的时间和质量，确保ERP各专业模块对日常业务的全面覆盖及其最终用户操作的及时性、完整性和准确性。

4.3发挥关键用户指导作用，提高最终用户操作水平

系统上线后，公司组织对最终用户进行了有针对性的培训，充分发挥关键用户的指导作用，首先培训出关键用户备岗人员，扩大师资力量，再以现场操作和业务指导的方式进一步深化各部门ERP使用人员的操作能力，有效地提高了最终用户的操作熟练程度及分析解决问题的能力。

4.4比照自查，有力推进实用化进程

通过比照ERP实用化验收大纲，分模块深入细致地查找不足和存在的问题，并及时提出了整改要求。进行分解细化后，明确责任部门，落实责任人，限定整改时限。通过整改，补充完善了ERP相关业务配套管理制度，重新梳理了人员权限，优化流程，加强终端用户的操作和使用实战训练，进一步深入推进实用化工作。