论企业档案管理信息化的优势

李小玲

［摘要］ 随着全球信息化的快速发展，更多的企业认识到将信息化融入企业发展血液的重要性，同时越来越多的企业将信息化手段加入到企业管理的方方面面，档案管理信息化就是其中之一。信息化背景下的企业档案管理工作对传统的档案管理提出了新的挑战，单一的手工档案、实体管理模式已逐渐不能适应高速发展的企业需要。档案管理信息化由此应运而生，在对档案管理的手段更新补充的同时，其快捷、准确、时效、节约人力成本等诸多优势也在企业档案管理甚至企业管理其他方面显现出来。

［关键词］ 档案管理； 信息化； 优势

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 16. 056

［中图分类号］G275［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）16- 0092- 02

纵观浩荡的全球信息化浪潮，信息化正在超越传统的经济形态，推动世界经济加速发展。党的十六大报告明确提出了要把推进信息化作为我国面向新世纪的战略举措，提出信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。提出坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，走出一条新型工业化的路子。这些，为我国信息化的发展指明了方向，档案管理信息化逐渐被更多的企业加入到了自身发展改革中来。

１企业档案管理信息化的明显特点

① 信息的非人工识读性；② 系统依赖性；③ 信息与载体之间的可分离性；④ 信息的可变性；⑤ 信息存储的高密度性；⑥ 多种信息媒体的集成性；⑦ 信息的可操作性。

２企业档案管理信息化相对传统档案管理模式的优势

２．１档案的保存手段和方法更先进

传统档案的保存手段一般有：纸质、图片、照片、录音、录像等，因档案保存的方法不同、时间长短不同，可能造成文档纸张受潮、水浸、虫蚀、火灾等各类损坏情况。每年企业需要投入相当的保管经费，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失担忧。档案需反复查阅，也可能存在原件受损或遗失等，这些都给企业档案管理工作带来很多困扰。企业档案信息化借助计算机、网络等工具，把有关资料制作成电子文档保存，在保存空间、质量、清晰度、准确性等问题上都得到了提升。

２．２档案管理省时省力，提高人力资本的利用率

传统的档案管理工作多由人工完成，需要档案管理人员进行大量的手工资料的收集、整编、汇总、存放等，工作量大且效率低，浪费时间，由此造成了人力成本的浪费。档案信息化后，网络化、自动化、实时化的优点立刻凸显：只需一次录入数据，档案管理内部进行数据共享，实现多次利用并实现信息共享，信息可以进行自动打印和复制等操作，便于档案的调阅。

２．３档案检索的快速性、准确性、自助性提升

传统档案管理工作检索需要档案管理人员从目录中找出所需的记录信息，然后据此在库房中查找，既费时又费力。

档案管理信息化的情况下，只需通过网络就可即时查询，更为快捷。管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。在信息共享的前提下，企业内部的其他部门员工，如有工作需要，可根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，实现信息检索的自助方式，同时极大地减轻了工作人员的负担。

２．４信息量可以大大增加，载体形式丰富化

随着扫描技术、微缩、光盘技术等的发展，信息储存的数量和密度可以比传统方式的信息存储量高出许多倍。传统的纸件档案一般只能记录文字、图形、图表等形式的信息，但电子文档可以同时记录文字、图形、图表、声音、动画、视频影像等多媒体信息。

一张３．５英寸的软盘，有１．４４Ｍ字节，理论上可以存储７０万汉字。一张光盘容量达到６００～４ ０００ＭＢ的，可存储３５万张打印纸上的文字或10万页图形信息。一个保存３０万券档案的中等规模的省级档案馆，其纸质档案的排列长度可达４～５千米，但是转化录入计算机，用ＣＤ－Ｒ刻录仅仅４００片即可，用ＤＶＤ的密度刻录保存仅需６０片，甚至一个皮包即可装下全部资料。

随着硬盘的出现，存储量相较之前成了几何级数的增长。移动硬盘的容量同样是以ＭＢ（兆）和ＧＢ（千兆）为单位的，目前移动硬盘大多提供２０ＧＢ、３０ＧＢ、８０ＧＢ、１６０ＧＢ、３２０ＧＢ、５００ＧＢ、１ＴＢ的容量、最高可达５ＴＢ的容量，可以说是Ｕ盘、磁盘等闪存产品的升级版。随着技术的发展，更大容量的移动硬盘还将不断推出。

２．５可实现更广义的档案信息共享、远程传输，档案信息管理系统也可以与其他办公系统实现无缝连接

随着办公自动化在各企业的推进，档案管理信息化可与其他办公系统进行无缝连接，针对企业所需进行各类信息资源整合和无缝利用，更高效地为企业管理者的决策提供服务支持，也减少普通员工的事务性工作，提高工作效率。

２．６提升档案管理部门的业务能力和工作效率

档案管理员可以从原来的手工劳动中解脱出来，不再只是从事打字、录入、保管这类的简单性劳动，而是提升到档案收集、编研、分析调整、信息整合、与企业发展同步或超前的信息研究等更深一步的档案管理阶段。档案信息化，对档案管理人员的技能不断提出新的挑战，使其自身技能在发展中不断提升，工作内容从简单到复杂，从枯燥到有新意，从可替代到有技术性含量，档案管理人员不仅对自身发展满意度提升，也使得工作效率不断高效，进一步提高了企业的人才素质。

３结语

档案信息化的建设工作是整个系统的建设工程，组成系统的纵向和横向的各个环节通过基础性和技术性的建设，并通过网络连接，从而发挥整体优势，提高系统的整体运行能力。制定档案信息化管理的有关标准，推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、连通各局域网络，建立企业档案信息网络，从而实现企业档案管理数字化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。企业应有计划有组织地进行培训，掌握信息技术的新知识。档案部门转变观念，改变传统的档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为建立和提高公司的核心竞争力服务，为经济建设和社会发展服务。

主要参考文献

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