打造高效和谐的高校报账中心的构想

张润舒 刘金锋

【摘 要】 在高等学校，一般都设有一个或多个报账中心，各学校在科室挂牌上各有不同，有的直接叫报账中心，有的叫核算科或会计科等。报账中心的特点：一是外部原始单据进入会计核算的衔接环节，对会计资料的合法合规起至关重要的把关作用；二是会计核算的第一环节，摘要、科目等的使用直接影响后续会计分析的准确性及财务管理质量；三是报账中心同时具有对外与对内、监督与服务等对立统一的特性，在实际工作中矛盾与困难比较突出。如何解决矛盾，打造一个既能完成会计监督管理职能、又能体现报账中心为广大教职工学生服务的窗口本质、还要以会计人员身心健康、快乐工作为本的高效率报账中心，是学校管理层、教职工、学生，尤其是会计人员自身所共同期望的，笔者试图作些思考，以抛砖引玉。

【关键词】 报账中心； 高校会计； 财务管理

一、高校报账特点及困难

（一）审批权级次多、人数多，审批权人专业人才多，财务知识了解少

高校行政级别层次较多，从科级到厅级甚至部级，依据财务管理要求每个级别赋予相应的财务管理权限，因此在高校拥有财务审批权的人数和级次相对较多。各级审批权人多是各学科顶尖人才，而财务管理知识相对缺乏，在审批报账事项时比较难从财务管理层面审核，甚至有的见单就签，一些不符合财务要求的签批单据，往往被会计人员否决，矛盾较突出。

（二）报账经办人范围广，普及报账常识涉及面广

在高校，基本上每一名教职工或学生都有可能作为报账经办人到报账中心办理业务，要求每个人都能很好地理解财务会计上的相关要求是不可能的，普及报账常识不是项轻松工作。

（三）会计人员的专业权威难以得到真正体现

报账工作从学校整体管理来看定位一般是侧重服务，在报账过程中，个别高行政职务、高职称人员利用其手中的权力，干扰会计人员的专业权威，会计人员难以坚持原则，工作积极性也受影响。

（四）业务量在时间分布上不均衡

在高校，广大教师必须在非教学时间报账，因此上课前或刚下课、放假前及刚开学等时段报销业务集中，而在课间或学期中段报账业务少。

（五）多人同岗，相同业务不同会计人员办理结果容易造成不同

因报账业务多，报账中心在岗位设置上采用多人同岗，因各会计人员对业务处理细节不同或与报账经办人员沟通方式不同，相同的业务不同会计人员办理结果可能有差异。既影响会计信息质量，也可能造成报账经办人员选择固定会计人员，造成业务量不均等现象。

二、针对高校报账业务特点，打造报账中心工作的高效率

（一）监督与服务并重，实现与外部人员良好互动

1.在审批权人及报账经办人中进行必要的报账知识普及

（1）建立审批权人培训制度

财务管理需要一定的专业知识，为了使高校干部上岗后能更好地行使其所在岗位的财务审批职能，进行相关知识的培训很有必要。通过培训，让“一支笔”承担起相应的监控责任，避免因审批不合规，增加报账工作的难度。

（2）报账经办人员培训

实际工作中，一些部门的报账工作由相对固定人员承担，可能的情况下安排这些人员进行审批程序、票据整理技巧等必要知识的培训，将会对报账效率的提高起到事半功倍的作用。

（3）加强相关知识宣传

对于不可能组织大规模财务知识学习的人群，有意识地利用校园网、校报等宣传媒体，广泛宣传报账程序及各步骤要求，条件容许的情况下，建立校园网报账咨询系统，及时解答报账相关疑问，让广大报账经办人员事先了解并完成前期步骤，从而减少补办手续等不必要的事情发生。

2.增强会计人员服务意识

（1）增强会计人员服务意识的重要意义

会计人员常常从会计监督管理的角度出发，追求一种对事不对人的纯专业境界，而对高校财务工作为教学服务的特性理解往往不深。然而高校与企业不同，不能从纯经济角度衡量事件的得失，一些学术造诣高的专家教授在学校的地位比较特殊，不太容易接受与自己想法相左的做法，高校学生是一群非常敏感而易冲动人群，当这些特殊群体在报账过程中因一两句话产生误会，都极易引起一些不愉快的事件发生。因此在高校报账中心强调服务意识可以说是维护学校正常秩序的要求。

（2）运用恰当的招呼语和必要的工作引导语，指引报账程序

会计人员的微笑和简单的招呼语（避免与相熟之人陷入闲聊），可拉近和报账经办人员的心理距离，在完成每个环节后，用简明语言引导下个环节：“请去xx岗位办理xxx”，可使整个报账程序更快捷完成。

（3）暂停报账需技巧处理

对于需要集中精力完成复杂工作，确需停止对外报账的会计人员，避免使用“我很忙，你找别的人吧”等语言，经主管同意或主管不在的情况下经同岗位人员同意，在显著位置放置“暂停服务”标识，以免让报账经办人员产生会计人员不理人的误会。

3.争取学校领导层高度重视

报账工作的实质是替学校管理层行使监督权。在个人的职称职位相对较低的情况下，会计人员专业权威容易受干扰，监督职能的发挥容易受弱化影响。只有得到来自学校高层的支持，才能摒弃干扰，坚持原则，真正行使监督职能。

（二）灵活设计科学快捷的报账形式

１.设立报账快速通道

为了让简单报账业务得到快速办理，减少报账经办人员等待时间，单独设立快速报账岗位。为保证快速通道通畅，此岗位一般不接复杂业务，其他岗位空闲时帮着办理符合快速通道的业务。为了平衡工作量，更为了保证会计人员业务能力的不退化，快速通道由会计人员轮流承担。

快速通道办理的报账单据必须符合以下条件：一是签批手续完备；二是单据数量三张以下或三张以上但票据为单一种类（比如10张电话费单）；三是附件张数、金额合计数填写齐全。三条件缺一不可，否则转其他岗位。此条件应在显著位置明示，由报账经办人员根据自己的情况选择使用。

为了使报账经办人员能快速找到适合自己的报账位置，可利用一些彩色标示牌，比如：绿色“快速”牌；蓝色“审核”牌；黄色“复核”牌。

2.设立专项业务报账日

专项报账日的设立是为了高效办理某些较集中发生的报账业务，设一天或一周为某项业务的专项报账日。比如在开学后，设立探亲旅费报账日，又比如，为配合学校领导对职能部门某类报销单据的集中签批，设立某类业务的专项报账日。

为发挥专项报账的优点，在专项报账前，可事先组织会计人员对相关规章制度进行统一再学习，以保证报账工作准确高效。

专项报账日的报账方式，需要做好宣传，得到广大需要报账的教职工的理解和配合，专项报账日设定后，还需事先做好通知工作，让广大教职工据此安排自己前来办理报账业务的时间。

3.预约报账

预约报账即由报账经办人员与会计人员预约前往报账时间。这个办法的优点是可减少报账经办人员现场等待时间，缺点是要求报账经办人员与会计人员双方都必须严格遵守时间约定，否则预约报账成为空谈，灵活性低。

4.叫号排队

利用叫号机给每个报账经办人一个编号，排队等候报账。优点是可公平实现先到先报，缺点是因各项报账业务办理时间差异较大，无法确定每个工作日叫号限额，易造成拿号后并不能真正报账，也不能很好解决部分报账经办人员取号离开后过了叫号才返回带来的问题。如果返回人员插队，会给后面等待人员造成增加了等待时间的心理落差甚至无时间办理报账；如果重新排号，则是变相要求报账经办人员必须现场等待，造成报账经办人员时间上的浪费。

5.留单报账

在报账业务量多不能随到随报的情况下，报账经办人员将报账单据、联系电话留给会计人员，会计人员根据留单顺序依次报账。优点是报账经办人员无需等候，并有效均衡会计人员各时段工作量，缺点是会计人员承担的单据安全性责任加大，报账时经办人员不在场，有些信息的询问由会计人员电话完成，加大了工作难度。

6.利用“Dead line效应”

在报账业务相对少的学期中段，将报账时间分成小段比如一周，制造出更多的“最后期限”，并把每周设置为专项报账期，分配给各个单位（部门），让习惯在“最后期限”报账的人员将学期末的报账业务均衡到学期中。

上述方法，各有优缺点，可根据实际情况，灵活运用单一或组合方式，以提高报账工作效率。

三、以人为本，建立报账相关人员之间的和谐关系

（一）规范日常操作，减少会计人员不必要的工作压力

一是建立标准工作流程，分段内控，明确各环节责任，各负其责，既要避免重复劳动更要防止推诿现象。

二是将现行执行文件的相关内容，整合为内部业务操作手册，减少会计人员间的业务分歧，实现相同业务不同会计人员办理结果一致。

三是规范操作及业务摘要用语，方便下一环节同事办理业务，便于会计电算化管理。

四是会计人员间交换专业信息以低声交谈为妥，避免给人争吵的印象，尽量避免隔着别的同事座位大声争论。强调团队意识，避免有个别人夸大他人错误或误导报账经办人员打击同事抬高自己，减少内耗，营造和谐工作氛围。

（二）推广先进的工作方法，减轻会计人员的工作强度

1.优化核算手段，提高核算速度

算盘、计算器、电脑，在核算功能上，各有优缺点，应总结经验，加强业务交流，合理利用各种核算工具的优势，提高核算速度。

2.设置学生实习岗位

有效利用会计专业或相关专业学生的实习机会，让实习学生承担一些辅助工作，既减轻会计人员工作量，又增长学生实际操作能力，实现工作与教学实习双赢。

3.开展业务交流与鼓励新技术应用

定期举行会计人员业务交流会，解决各岗位日常疑难问题。不定期到其他高校或单位进行业务调研，借用别人的先进经验，提高工作效率。通过交流学习达到一个岗位有一人以上可上岗人员，每人可熟练操作两个以上岗位，以满足会计人员轮岗要求和临时应急工作安排。改变现在某些会计人员生病还必须上岗的不科学做法，逐步实现会计人员按规定轮岗。鼓励会计人员学习先进的工作方法，适当时可给予精神与物质上的奖励。

（三）优化报账等待环境，争取报账经办人员的理解和支持

因为报账业务量在时间分布上不均衡等原因，高校报账中心难以做到随到随报，排队等待往往不可避免，但树立“外来是客”的理念，尽可能给予报账经办人等待报账期间的人文关怀，可争取报账经办人员的理解与支持。

1.创造舒适报账等待环境

有条件的学校可设立独立的报账等候室。北方冬天供暖南方夏天冷气充足，避免报账经办人员将对气温的怨气带入报账过程中，引起不必要的烦躁。等候室可摆放一些报账知识小册子和一些与财会专业相关的时尚理财杂志，既可供报账经办人员打发时间，又同时宣传报账知识。还可提供饮用水、播放舒适音乐，缓解等待带来的焦躁情绪，有条件的学校甚至可以播放视频等。

2.报账期间的人文关怀

报账大厅提供足够的凳子供报账经办人员使用。报账经办人员坐下来有几方面的好处：一是避免让报账经办人员产生罚站的感觉；二是避免报账经办人员站得高，给会计人员造成压迫感影响工作效率。

3.办公室文化建设

在特殊日子，比如重大传统节日、国庆节、校庆期间、教师节等，作些适当装饰，营造会计人员与报账经办人员是同一种心情的氛围，争取报账经办人员对会计人员的心理认同，达到和谐双方关系的目的。

报账活动能否顺利进行，除报账程序明确、方法灵活先进外，受会计人员及报账经办人员的心理因素影响很大。如果能做到让会计人员“忙也开心”，让报账经办人员“等也理解”，高校报账中心就可以成为一个高效和谐的服务工作窗口。

【参考文献】

［1］ 梁明霞.浅谈如何做好报账工作［J］.会计师，2009（1）.

［2］ 中华人民共和国财政部.会计基础工作规范［M］. 经济科学出版社，1996.

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［4］ 项怀诚. 会计职业道德［M］. 人民出版社，2003.