秘书职业能力考核评价机制研究

朱斌凤

摘要 秘书的职业能力培养关乎着文秘专业学生的职业成长，在传统的教育教学中，秘书职业能力更重视培养的过程，对培养结果的考核与评价，缺少体系性的综合研究。本文针对秘书的职业特点，改变传统的考核方式，建立秘书职业能力考核评价机制，并使考核评价机制成为指导性的理念与体系建设，为学生职业能力的可持续发展打下基础，也为用人单位对毕业生使用提供参考。

关键词 秘书职业能力 考核评价机制 文秘专业

中图分类号：C931.46 文献标识码：A

文秘专业的教育不仅要求学生掌握适应市场需要的专业理论知识，而且要把专业知识转化为从事职业的能力。秘书职业能力是由诸多素质、能力所构成的一个动态系统，在这一系统中，各种素质、能力以不同的层次构成文秘职业能力结构。在文秘专业建设和实践中，许多学校注重学生的办文、办会、办事能力的培养过程，而学生是否达到了预定的目标，是否具备了从事秘书职业的能力，学生职业能力的个人差异主要体现哪些方面，如何检验培养的成果，如何评价学生的职业能力，却往往在教育中为人所忽略。秘书职业能力需要高层次的理念指导，需要综合性的定性评价。

1 注重考核评价的内容建设

1.1 办文评价

据调查，用人单位十分强调秘书的文字写作能力，“会写”、“擅长写作”、“有较好的文字表达能力”、“文笔好”、“文字功夫扎实”、“有较强的写作能力”、“最好有公开发表的作品”等等。很多用人单位表示录用秘书十分慎重，资历审查、面试、笔试这三个关口已是必经之途，最后一关笔试实际就是过写作关。①可见，办文能力的重要性。多阶段、多维度地进行办文能力的考核，是办文评价的关键。

1.2 办会评价

办会是指秘书或秘书部门对会议的筹备、组织和保障工作，秘书人员做好会务工作，提高办会能力对于提高会议效率，发挥它在现代公共管理活动中的积极作用，具有十分重要的意义。办会，包括成立会议临时机构、制发会议通知、准备会议文件、会场布置、人员编组、后勤服务工作等环节，可以组织学生通过校内实训室、校外实训基地以及实习等环节进行考核，给予学生一定的操作主题，学生进行实战演练，不仅可以检验学生的办会能力，同时，学生对于细节的考虑是否周到、对礼仪方面是否掌握必要的知识、对会议组织的过程是否把握合理，都可以得到检验。

1.3 办事评价

用人单位非常注重秘书的办事、交际、公关、协调、沟通等方面的能力，而语言表达能力、沟通协调能力、公关能力、日常事务处理能力等都需要在办事过程中得以考察和体现，因此，办事评价涉及内容较多，必须有计划有目的地进行规划，通过日常行为、特定目标进行不同形式的考核，从而提高学生的办事能力。

秘书职业能力的考核评价内容、方式与途径必须在客观、公正、公平的前提下进行，内容建设在考核评价中起着至关重要的作用，它是整个评价体系的指标和重要参考。

2 制定有效的考核评价量化标准

针对我校文秘（涉外秘书）专业能力培养的实际，基于“素质平台、能力为主、产教结合、商务特色”的人才培养模式，以表格的形式，建立一级、二级指标和主要观测点，一级指标主要包括人文素养、专业技能、涉外商务特色，二级指标包括一级指标中包含的秘书所应具备的能力，主要观测点则罗列学生生活、工作、日常行为中体现的各种职业能力，各专项技能通过设计观测点进行等级评价，最终进行一个量的区分，从而根据量的计算结果给予定量的评价。

量化评价表（如表1）不仅可以在进行强化与训练的某一课程、活动中用于及时评价，还可以用于用人单位对实习生、毕业生使用的定性评价，通过评价结果可以非常直观地了解到学生通过强化训练仍然欠缺的技能，为检验、完善、修正模式课程模块的设置提供直接的质量监控，使学生毕业就能够实现与企业的“零距离接触”。

3 重视考核评价团队建设

3.1 制度的约束

评价团队的建设，包括任课老师、班主任、同学也包括学生自己，而这个团队的组织与具体操作就需要一定的制度和规范的约束。团队建设首要任务是建立切实可行的制度，用制度来约束评价人员的行为，从而更好地指向目标建设。在实践操作中，许多时候会采取应付的方式，采用统一的标准进行评价，对评价过程是否本着负责的态度对结果进行鉴定，缺少必要的角色承担。因此，必须采取一定的措施，建立必要的工作制度，让考核人员有足够的自由操作空间，也要有一定的约束行为，使考核人员在一定的规则下自觉地进行操作，从而使结果更客观更公正更有价值。

3.2 定期的培训

要加强考核的业务培训，无论运用现代化的考核方式还是传统的操作程序，都要做到熟练，避免让评价流于表面，失去本身的价值。在培训的同时，还有进行个别经验的交流，让好的方法和行为更好地指导实践。同时，要适时地展现成果，展现个别成果案例，让评价人看到自己的付出，从而更好更自觉地进行评价服务。

3.3 适时的鼓励

精神的鼓励有时更胜于物质的奖励，必须采取一定的措施，要让考核人员有成就感和荣誉感，保障团队的建设。在考核过程中，往往在起初的时候，大部分考核人员会带着新鲜和兴趣本着尝试的态度进行工作，但随着时间的流逝以及评价本身的枯燥和重复性，会让评价人员产生倦怠感，如此下去，对评价结果会产生不良影响。而要改变，必须寻求有效途径，可以通过个别交流、相互取经的方式，使考核人员有一定的满足感，并激励自我在实践中克服困难，将工作做得更好，也可以通过不同的评价方式的尝试，让评价人员乐意并欣然去执行。

4 形成考核评价的阶段性和成果性档案

在考核评价的基础上，要对学生的职业能力发展有一个阶段性的意见，学生通过培养，在阶段性的考核中，包括每位学生的成长记录的公开，便于学生及时了解自己的成长状况，职业能力的发展情况，以便更好地进行自我调整，是否提高了能力，这都需要档案的建立，这样评价结果才有可比较性，也才能根据学生的个体差异和进步程度作出调整，考核评价的阶段性档案建设不容忽视。当然，这需要教师和相关人员的指导和支持。最终的成果性档案更要严格把握，必须认真审核每一次每个人每一阶段的评价工作，这直接可以为检验培养成果提供参考，也可以为企业寻求不同特长的人提供参考。

总之，秘书职业能力考核评价体系需要多方面的综合建设，通过职业能力的培养，建立考核评价的综合运行方案，着眼于办文、办会、办事的能力培养，在建设过程中适时地进行调整和策略的研究，以便更好地更准确地评价考核学生，从而更好地指导学生、培养学生。

注释

① 杨群欢，吴新化.新时期秘书职业能力调查与高职文秘人才培养对策[J].黑龙江高教研究，2005（11）.