构建国土资源档案信息化管理与服务问题探讨

贾立斌

摘要：国土资源档案作为信息资源具有丰富性和综合性、长期性和动态性、保密性和共享性等特点，对经济建设与社会发展起着指导和推动的作用。整合国土资源档案，构建基于“一张图”的档案信息化管理与服务机制，通过强化国土资源档案信息意识，创新服务模式和手段以及全面提高档案人员的综合素质，促进国土资源档案信息服务集群化、产业化发展，充分发挥国土资源档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用。

关键词：国土资源；档案；信息化；管理；服务

国土资源档案是指国土资源管理部门在工作活动中形成的具有保存价值并经过整理归档的文字、图表、音像、实物、电子等各种形式和载体的历史记录。

1国土资源档案信息的特点

1.1 国土资源档案信息的内容具有丰富性和综合性

国土资源档案种类繁多，既有综合类档案，又有地籍管理档案、建设用地档案、资源规划利用档案、矿产资源储量管理档案、地质环境管理档案、执法监察档案等。按其门类和载体划分，国土资源档案包括文书档案、科技档案、会计档案、音像档案、实物档案、电子档案、专业档案等。各门类档案之间又具有相互交叉和兼容的特点。例如一个建设用地项目的档案，属于文书档案的有用地的申请、批复、征地协议等，属于科技档案的有设计任务批件、用地位置及平面图等。国土资源档案直接反映了资源开发利用与经济建设的关系，大量凝结了经济建设与社会发展过程中获得的认识、体会、经验和教训，是承载组织记忆及知识的重要容器。

1.2 国土资源档案信息的形成具有长期性和动态性

国土资源管理工作是一项系统工程，围绕国土资源管理项目所形成的档案，在时序上具有周期性和承接性的特点。只有经过长期的积累和组织，才能确保档案服务经济建设与社会发展的完整性和系统性。同时，由于自然环境因素与人类活动的作用和影响，土地与矿产的数量、质量、权属等经常发生变化，这就必然要求档案工作实施动态跟踪管理。

1.3 国土资源档案信息的传播具有保密性和共享性

国土资源档案内容丰富，涵盖面广，其中有很多关系到国家的安全和利益，属于战略性资源。这类档案从形式到内容均涉及国家战略决策的科学性、可靠性，因此，确保档案安全是档案人员的基本职责。档案工作一方面要提高安全意识，制定切实可行的信息保密制度；另一方面，在遵守保密制度和确保信息安全的前提下，应扩大政府信息的交流和共享，充分利用数字档案的信息服务平台，提高档案的价值与利用效率。随着信息社会的发展，信息的共享性特征越来越突出，尤其是网络环境的形成，使得信息传播与服务方式日趋同一，不同的信息服务领域之间出现相互交叉、渗透、融合的趋势。

2构建国土资源档案信息化管理与服务的问题探讨

2.1 整合国土资源档案，构建基于“一张图”的档案信息化管理与服务机制

国土资源档案整合，本质上是对档案信息在时间、空间及数量上进行科学合理地配置、优化，达到最为合理的状态，在关键时刻快速、准确地定位档案实体所处位置，及时有效发挥档案资源的综合效益。档案资源整合既包括对档案实体的整合，又包括对档案信息的整合。近年来，随着档案数字化进程的快速推进和办公自动化的应用和推广，在国土资源管理工作中出现了许多电子文件，这些文件材料是国土资源档案的重要组成部分。按照“金土工程”要求，加强对电子档案的管理，要把电子档案的形成、归档、保管和利用等各环节纳入档案信息化管理的范围。通过对现有档案资源空间布局和内部结构的调整，实现档案资源和效益的最大化，从而构建更加科学完善的档案资源体系，为发挥国土资源档案信息化管理与服务奠定基础、创造条件。

国土资源部在“金土工程”一期、二期和各项业务管理工作中，颁发了一系列的数据标准，如《国土资源数据库整合技术要求》、《国土资源数字档案管理规范》、《矿产资源规划数据库标准》、《土地管理档案目录数据库标准》等，对规范国土资源档案数据发挥了重要作用。但是由于各标准以单个业务为主线，不利于数据转换，造成数据格式不统一和多样化。如果不加以整合将构成一个个信息孤岛，数据不能共享。因此，整合不同种类、不同时空、不同标准、异构的各类国土资源档案数据，建立国土资源空间数据库，开发基于“一张图”的国土资源档案信息化管理与服务平台，将解决长期困扰档案界的信息资源分散性、孤立性、封闭性和社会对档案信息资源需求的多样性、综合性、递增性之间的矛盾。加强系统内档案的交流与合作，尽可能地拓展档案信息的整合范围，促进国土资源档案集成化信息服务的提供，最终获得档案信息资源的便捷利用与价值增值。

2.2 强化国土资源档案信息意识，创新档案信息化服务模式和手段

观念创新是服务创新的前提，档案工作要充分认识国土资源档案作为信息资源的优势和意义，真正从思想上把档案信息化建设重视起来。档案信息服务既要保持传统的服务内容，也要逐步增加现代服务的模式，立足于服务的创新，拓展服务工作的范围和深度，从而提高信息服务的质量和水准。

档案工作要深入市场调研，根据不同时期经济与社会发展的重点，对相关文献信息进行收集、分析、筛选，并汇编成相应问题的资料专辑，以强化针对性和实用性。档案管理人员可参与有关工作的研究与开展，把所需文献信息倾注有关工作之中，使有效档案信息不失时机地实现其最佳价值。档案信息服务要重视和加强对档案利用者的研究，研究利用者的需求及潜在需求。根据利用者的明确要求，专门为用户定制信息产品或者根据用户的潜在需求，通过二次开发，提炼出对利用者有针对性、有时效性而且有深度的精品信息，不仅满足用户的个性化需求，而且能够及时补充和完善档案信息资源建设，形成一个良性的信息服务循环系统。

2.3 加强横向联合，促进国土资源档案信息服务集群化、产业化发展

从实现资源共享的角度出发，加强国土资源档案管理与服务工作，还要加强横向联合，破除档案、图书、文献、情报等部门各自为政的局面，实行一体化管理。充分发挥整体优势，将知识储备和信息收集、整理、加工、保存和利用纳入完整的社会信息系统，实现优势互补、资源共享。知识经济时代促进信息服务集群化、产业化发展的同时，也推动了档案工作的改革和创新。在为经济建设和社会发展提供信息服务的基础上，创建信息服务产业，建立以信息收集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。对于信息资源的开发利用，档案工作者应当树立服务意识和产业意识，面向经济建设与社会发展主动出击。

2.4 全面提高档案人员的综合素质

“十二五”时期，“提高档案工作为国家科学发展服务的能力和水平”对档案工作人员的素质提出了更高的要求。新时期档案工作的管理人员，应该是一名信息导航员、知识加工员和知识服务员。同时，档案工作人员要善于捕捉和吸收新知识、新理论，不断完善自己的知识结构，做到与时俱进。这就需要培养一支具有较高的信息资源处理能力，掌握现代科学技术和专业知识的复合型人才队伍。一方面，要针对现有档案管理人员的不同层次、不同工作性质，有计划、有步骤地深入开展教育和岗位培训。另一方面，要逐步引进计算机应用、软件开发及网络技术人才和档案管理专业人才，建立高素质、专业化的档案信息服务队伍。

3结语

档案工作的最终目的是最大限度地推动档案资源的利用服务。档案管理的现代化与信息化服务已经成为档案部门的发展趋势。《全国档案事业发展“十二五”规划纲要》提出“建立与国家经济和社会发展相适应的档案工作机制与体制，充分发挥档案和档案工作服务各项建设事业、服务人民群众的作用”这一总体发展目标，突出强调了“创新”与“服务”。国土资源档案信息化管理与服务是国土资源工作的重要环节，是衡量档案管理工作质量的主要标志。国土资源档案工作要着眼于战略高度，努力提高国土资源档案信息为经济建设与社会发展服务的能力和水平。