浅谈国土资源档案信息化建设

刘英伟

档案信息化建设是指将纸质等载体的档案实体物质转换为计算机能够识别、存贮和传递的数字化信息流，并与电子形态的档案信息一起经过转换处理，最终建设档案数据库的过程。档案信息化建设包括数字化和网络化两部分，其中数字化是网络化的基础和原动力，而网络化是数字化建设的辅助工具和加速器。

一、实现档案信息化的对策

1．转变观念，做到超前管理

长期以来、我们对国土资源档案内容和工作范围的理解偏于狭窄，思想不够开阔，工作不能创新。对于各类业务档案的管理工作没有一种超前管理的意识、没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致各类业务和档案管理长期以来各自为政、档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为此，要加大投入力度，建立档案信息化管理平台，进行档案数字化管理，把纸质档案转化成电子档案。不仅保护了档案原件，尤其是对一些油印的档案数据进行了抢救，保证了原文的完整性。同时，通过网络授权，不用再费人力、物力进库房查找档案，直接可以在网络上实现档案的借阅利用，既省时又省力，提高了档案的利用效率。

2．抓完整统一，做到规范管理

加强对国土资源档案工作的集中统一管理，是国土资源档案齐全、完整、规范的重要保证。通过不断完善档案制度建设，修订档案岗位责任制及档案管理制度，做到职责分明、层层把关。保证文件材料不疏漏、不散失、使档案管理工作达到系统化、规范化、标准化。

3.抓业务培训，做到科学管理

当前档案管理工作日趋复杂，对国土资源档案工作人员的素质提出了更高的要求。为达到国土资源档案整理规范化的要求，专、兼职档案管理人员都应该进行正规的岗前培训，了解国土资源档案工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案，今后需归档、并规定出具体的归档范围。

4．抓开发利用，做到创新管理

做好国土资源档案资料的收集、归档工作，更好地开发利用档案信息，通过文件材料收集归档将其转化为档案信息资源，而这些资源又通过档案工作者提供给工作人员利用。要通过实施计算机管理，将国土资源档案资料及时输入电脑，随时为各类业务提供依据，促使国土资源档案管理更上新台阶。

5．抓拓宽渠道，做到全程管理

从实际情况看、国土资源档案是比较复杂的。从每个部分的内容比较来说层次不齐。建设用地类的报批经历时间长，稍有疏忽就可能遗漏。声像材料类形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视。为了保证国土资源档案资料收集齐全、完整，档案管理人员应将需要存档的文件建立档案收件簿，档案管理人员首先了解各类业务工作存档的分类程序和流程，对所有档案资料的内容、数量做到心中有数。

二、实现档案信息化的益处良多

档案信息化能够保护档案原件、方便相关人员档案利用、提高工作效率、减轻档案部门工作压力等多方面的效益。

1．保护档案原件

目前，由于电子资料在法律的有效性上还未得到认同，并且由于多年来形成的工作习惯以及思想观念上的问题，纸质档案还不能完全的从现实的环境中消除，真正意义上的无纸办公还不能够实现。但是，由于档案要求保存永久，在保存的过程中，会经常被查询和利用，这样会导致纸质档案原件的磨损和老化，在利用时，由于保护不善，可能导致档案的损坏。

信息化的档案充分利用先进计算机技术，以磁盘和光盘为存储介质，一般的查询利用可以使用电子文件，因而能够有效的保护档案原件。

2．方便利用

信息化后的档案能够充分利用计算机网络技术，把各个与档案工作相关的人员组织成一个完整、交流畅通的整体，通过授权能够在各个信息点上，利用计算机实现检索，并且能够实现多人同时对一份文件或者一人同时对多份文件的检索，加强档案的检索和利用能力。

3．减轻档案部门工作压力

档案部门工作任务繁重，每年要花大量的时间用于档案的整理、编目、利用，在实现计算机信息化后，档案人员能够从烦琐的工作中解放出来，做一些基础性的研究和档案编研工作，能够更有效的发挥档案的价值和档案部门工作的价值。

4．提高工作效率和档案部门在单位中的地位

档案管理系统能够实现借阅自动统计、年报自动统计、自动组卷、案卷调整等各种功能，提高档案人员的工作效率。

5．提高调阅速度

由于对各类档案资料的查找提供了索引机制，使调阅各类档案的时间大大加快，相对于手工调阅更加快捷和方便。同时还可以满足多个用户同时调阅同一份档案资料。