浅谈工程合同管理中的注意事项

李丽

摘 要：合同管理对于规范施工企业生产经营、避免或减少不必要的损失至为重要。文章通过对买卖合同、建设工程施工合同、分包合同这几类合同中合同签订、履行、变更与解除、归档保管等相关环节的分析，阐述合同管理中应注意的事项。

关键词：合同管理 签订 履行 变更 解除 归档保管

中图分类号:F270文献标识码:A

文章编号:1004-4914（2012）09-247-03

建筑工程时间长、涉及面广，需要业主、承包商、设计单位以及监理单位等各方面的密切配合。因此在建筑工程施工过程中加强合同管理，有利于合同双方友好合作、照章办事，减少不必要的扯皮与麻烦，保障工程的顺利进行。

针对当前的建筑业实际情况做好合同管理工作应注意以下几个方面：

一、合同签订的严密性

（一）买卖合同的签订和履行

1.应当了解对方是否具有相关的经营资格，买卖的产品是否属于对方的经营范围。如：出售煤炭的企业，必须具有煤炭经营资格，领取了煤炭经营资格证书，等等。

2.有关产品的名称、商标、规格型号、生产厂家、计量单位、数量、单价等应当明确。如：要购买镀锌绞线GJ—35，生产厂家是邯郸某厂，那么卖方就应当按照合同规定供应此规格的由邯郸某厂生产的镀锌绞线，而不能供应GJ—70或由其他厂家生产的镀锌绞线。

3.单价或总价款中一定要明确该货物价格是否含17%的增值税，以免合同履行时因该货物价格是否含17%增值税而发生争议。

4.明确是否留质保金，以免在质保期内支付维修费用。一般购买钢材，需要留质保金为合同金额的5%，质保期为一年。

5.交（提）货时间、地点、方式及数量应当具体明确。如：何时交（提）货，是由卖方送货还是由买方去提货，送货到哪里或到哪里去提货，货物数量是多少，运费由谁承担。在此提请注意的是，如合同条款中规定是“凭需方通知供货”，如果我方是需方，在通知对方供货时一定要以书面形式通知对方，并将有关通知的材料连同合同一起归档。

交（提）货时间和地点涉及到产品的风险转移和合同履行地方面的问题。一般来说，风险自产品交货（提）货之日开始转移（合同另有规定的除外）。如在我公司院内交货，那么交货之前发生货物的灭失、短少等现象时，责任均由卖方承担；交货之后则由我方承担。因此，如果我方是买方，交货的地点离我方越近越好。合同履行地涉及到双方发生纠纷时法院管辖权的问题，如双方在合同中没有对法院管辖权作出约定时，发生纠纷时则由合同履行地或被告住所地法院管辖。

6.产品的质量技术标准、卖方对产品的质量负责的条件和期限应当明确。如：要购买镀锌绞线，规格型号是GJ—35、执行的标准是GB/T3428—1997标准，这也是货物验收的标准；卖方对产品质量负责的条件是“三包”，即包退、包换、包修，负责的期限是自货到买方、由买方验收之日起一年。

7.验收标准、方法及提出异议的期限应当具体明确。验收标准为合同中规定的质量技术标准。验收方法有全部验收和部分验收。异议期限根据合同标的物的性质而定，一般为自产品验收之日起一年。一旦发现产品质量、数量、规格型号等不符合合同的要求，则应在合同规定的异议期限内向卖方提出，如果一旦超过了合同中规定的异议期限，则视为卖方所供应的产品符合合同的要求。

8.如果买一些大型设备时，还应在合同中明确规定应附带的随机备品、配件工具等。

9.规定结算期限时，应结合我方的资金状况和对外付款的计划来规定付款期限，如果是外部项目采购，还应结合业主给我方支付的工程款的数额来确定付款期限。如果不明确规定付款期限，卖方可随时要求我方付款。

10.规定违约责任时，一般违约责任在合同法中已有明确规定的，在合同中可以不用另行规定；但对合同法中没有作出规定或者规定得不明确的违约责任时，则应根据合同的具体情况将违约责任具体化。如：合同法中只规定了一方没有履行或者没有完全履行合同，应向守约一方承担违约责任，而没有规定怎么去承担违约责任，这样我方就应当在合同中将违约责任具体化，如“一方没有履行或者没有完全履行合同时，应向守约一方支付违约金额5%的违约金”等等。

11.合同签订后发生纠纷时，涉及到一个解决纠纷的方式问题。解决纠纷的方式有两种，一种是诉讼，即到法院去起诉，另一种是仲裁，即到仲裁委员会去仲裁，选择哪一种方式应当在合同中作出规定。如果选择诉讼，可以在原告住所地、被告住所地、合同签订地、标的物所在地、侵权行为地中选择一个地方的法院去起诉，可以规定“如发生纠纷，则由合同签订地法院管辖”；如果选择仲裁，则必须明确选择某某仲裁委员会，可以规定“如发生纠纷，则到北京市仲裁委员会去申请仲裁”。

（二）建设工程施工合同的签订和履行

1.合同中所规定的条款（特别是技术标准）必须是我方能够履行的，对于我方做不到的那些条款，请不要在合同中作出规定，以免以后我方违约。

2.业主拟定的那些十分苛刻的条款，可能是合同中的陷阱，这此条款必须去掉。

3.对于那些对我方来说不公平的条款，或者是合同签订后发现是由于重大误解而签订的那些有损我方利益的条款，我方必须在知道之日起申请法院或者仲裁机构予以撤销。

4.在履行施工合同时，要严格按照合同的要求来进行施工，如果业主对合同的规定有所变更或者业主存在某些可能导致工期延长的情形时，我方一定要让业方出具由其签字盖章的书面材料。并且，在向业主交付有关合同要求的材料时，我方应先制作一份合同履行中应向业主交付所有材料的表格，每次交付时，都让业主的工作人员在上面签字以表示接收，以免以后发生纠纷时我方能够证明我方已严格履行了合同中所规定的义务。

（三）分包合同的签订和履行

首先明确几个概念。

违法分包，是指下列行为：

1.总承包单位将建设工程分包给不具备相应资质条件的单位的。

2.建设工程总承包合同中未有约定，又未经建设单位认可，承包单位将其承包的部分建设工程交由其他单位完成的。

3.施工总承包单位将建设工程主体结构的施工分包给其他单位的。

4.分包单位将其承包的建设工程再分包的。

转包，是指承包单位承包建设工程后，不履行合同约定的责任和义务，将其承包的全部建设工程转给他人或者将其承包的全部建设工程肢解以后以分包的名义分别转给其他单位承包的行为。

根据《建设工程质量管理条例》中第六十一条规定：违反本条例规定，勘察、设计、施工、工程监理单位允许其他单位或者个人以本单位名义承揽工程的，责令改正，没收违法所得，对勘察、设计单位和工程监理单位处合同约定的勘察费、设计费和监理酬金1倍以上2倍以下的罚款；对施工单位处工程合同价款2%以上4%以下的罚款；可以责令停业整顿，降低资质等级；情节严重的，吊销资质证书。第六十二条规定：违反本条例规定，承包单位将承包的工程转包或者违法分包的，责令改正，没收违法所得，对勘察、设计单位处合同约定的勘察费、设计费25%以上50%以下的罚款；对施工单位处工程合同价款0.5%以上1%以下的罚款；可以责令停业整顿，降低资质等级；情节严重的，吊销资质证书。

挂靠、转包在法律上属于绝对禁止的行为，挂靠单位、转包后的单位就该以公司名义承揽的工程出现纠纷时，一律由公司向发包人承担责任。如果的确属于不得已，那么公司应对挂靠单位、转包后的第三人进行严格管理和监督，不能放之不管，仅收取管理费而已。

分包主要是公司承揽工程后，公司作为该工程的总承包人或者施工承包人经发包人同意，将自已承包的非主体结构的部分工程交由第三人来完成的行为。

分包工程必须征得发包人的同意，让发包人在公司与分包人签订的合同上盖章。并且，工程的主体结构不得进行分包。在征得发包人同意后，也必须将工程分包给具备相应资质条件的单位，分包只能一次，不能再分包。公司对分包工程与分包单位向发包人承担连带责任。连带责任就是权利人即发包人既可以直接要求公司承担责任，由公司承担责任后，再由公司向分包单位进行追偿；也可以直接要求分包单位承担责任。

国家法律法规历来严厉禁止工程进行非法转包和违法分包、借用资质（即挂靠）的现象。非法转包和违法分包、借用资质（即挂靠）时所签订的合同一律无效，并且取得的利益（在法律上称为非法所得，如所收取的管理费、工程中所包含的利润等）一律收缴为国家所有。

分包合同必须依据我方与业主签订的施工合同的条款来作出规定，不能脱离或超越施工合同的有关规定。

合同价款有两种，一种是包干价，一种是暂定价。如果是包干价，在合同中应规定明确；如果是暂定价，则应在合同中注明“此合同价为暂定价，最终结算价款以某某机构审定的工程价款为准。”

分包合同中的工程款和工程进度款应依据业主向我方支付工程款和工程进度款的情况来作出规定，以免在业主还未向我方支付工程款时，我方的分包单位就来向我方要求支付工程款了，因为业主与我方签订的工程施工合同同我方与分包单位签订的分包合同属于两种法律关系，分包单位来向我方主张工程款也是合法的，但如果双方在合同中作出了规定，那就不同了。

对于分包单位施工的工程，如果经验收不符合合同要求或者达不到国家规定的施工标准，我方则不能接受或使用，因为按照国家法律法规的规定，尽管工程经验收不合格或未验收，但一旦交付使用的，就已视为该工程质量合格。

（四）合同的变更或解除

双方在合同签订后或履行合同过程中，需对合同内容进行变更或需解除合同，双方应签订变更或解除合同。在变更或解除协议中，双方应对需变更或解除的合同名称及编号、变更或解除合同的原因、需变更的内容、变更或解除合同后双方是否有损失以及损失怎么承担等事宜作出明确规定。在此提请注意的是，合同在签订后双方口头同意变更或解除了，就认为不需管它了，或者双方再签订另外一份合同来履行，这样就留下了一个隐患，说不定哪天对方依据那份没有履行的合同来起诉我方不履行合同而要求我方承担违约责任。

（五）合同的归档保管

合同在签订后，必须将与该份合同有关的材料（如双方在履行合同过程中的所有来往的书面材料）连同合同一起归档进行保管。

在双方履行合同过程中，有关比较重要的事项不要用电话或传真的方式与对方协商，因为一段时间过后，电话和传真记录就没有了，这样不便于证据保全，最好的方法是用信函或特快专递的形式进行，这样便于书面材料的保管和证据保全。

二、合同签订后的交底

（一）签订合同时应尽量提高其可操作性

目前我们签订合同大都采用国家标准合同文本或系统内部标准文本，但其中有些条款是需要进一步明确或注明具体操作步骤的。如在业主驻工地代表条款中,往往只注明了业主驻工地代表而其委派人员一栏中却经常是空白。但在实际工程联系中在工程签证单等各种资料上签字的往往是其委派人员而非业主驻工地代表本人,当发生争议时就很容易产生扯皮。还有，有的业务工作如预算中的土方运距等需要以合同形式明确。另外从目前索赔包括反索赔产生的一些原因来看,签订合同时应注意用词的严谨并考虑全面最好能听取相关业务部门人员的意见或建议,以便于今后合同能够得到更好的执行。建议在签订合同前，组织财务、技术、预算、经营、安全、人力等相关业务人员开展合同文本评审审批，以确保合同的可操作性。

（二）做好合同文件的交底和学习工作

一般说来,某个工程从招标、投标到合同谈判直至签订都由专职人员办理,而工程现场具体履行合同人员却很少能参与。为了更好的履行合同这就需要合同签订人员向项目经理部人员进行必要的合同交底以及项目经理部人员认真学习和研究合同文件。

合同交底主要是使合同履行人员了解从招投标到合同签订整个过程中涉及到合同执行的一些问题。如我们作了哪些承诺，对方作了哪些让步。对方提了哪些要求，我们作了什么答复。我们应主要做好哪些工作，怎样与对方展开工作等等。了解了这些,对于项目经理部人员开展工作是很有益的。学习合同文件是一件十分重要的事情。因为只有认真学习和研究,深入了解合同文件才能自觉执行和运用合同文件,保证合同的顺利实施,同时也只有利用合同文件,才能保护自己的权益。我公司通过组织安全、技术、财务、预算、人力、经营等相关业务人员在合同签订后开展合同会签审批工作，确保合同履行人员更好地学习合同。这既是合同的要求也是正确履行合同的前提。

三、认真履行合同,严格按合同办事

有了以上两条的保证,接下来就是合同的执行问题了。这既是双方签订合同时的约定也是市场经济和法律以及国际管理的要求。对于业主与承包商双方当事人来说,合同文件就是法律文书必须严格执行若不履行合同义务就应该承担法律责任。

笔者认为只有做到了合同签订时严密、合同签订后交底、认真履行合同，严格按照合同办事，才能让合同真正起到事前预防、事中控制、事后治理的作用，指导工程施工，提高施工效率，创造更多的经济效益。

参考文献：

1.丁晓欣.建设工程合同管理[M].北京：化学工业出版社，2005

2.何红锋.建设工程合同管理[M].北京：机械工业出版社，2006

3.朱昊.建设工程合同管理与案例评析[M].北京：机械工业出版社，2008

（作者单位：中原石油勘探局工程建设总公司 河南濮阳 457000）

（责编:贾伟）