浅谈职位分析在岗位设置中的应用

江淋

摘 要：职位分析是人力资源管理的基础工作，同时也是岗位设置的基础。文章阐述了职位分析的属性和意义，通过分析奉化市市级机关事务管理局职位分析的现状和存在的问题，提出了职位分析的发展前景。

关键词：职位分析 岗位设置 人力资源管理

中图分类号：F243文献标识码：A

文章编号：1004-4914（2012）09-211-02

一、职位分析的内在属性和本质意义

职位分析是对职位信息进行收集、整理、分析与综合，确定这些职位的职责以及这些职位任职人特征的程序。其成果主要包括两种：一种是职位说明书；另一种是职位分析报告。

职位分析的内容主要包括：对职位设置目的、汇报关系、任职要求、主要职责、衡量标准、工作权限、工作方式、主要流程及制度等方面作充分的、详细的分析及说明。

职位分析是人力资源管理的基础工作，也可以说是企业管理的基础。人力资源管理从简单意义上进行理解是对人力资源的统筹分配、合理运用、系统整合，即通过有效的措施和科学的方式做到“人”“岗”“责”三者的三位一体，从而最大限度地激发人的潜力和挖掘人的价值，实现单位利益的最大化。人力资源管理工作包含很多模块和环节，其中职业分析是其中不可或缺的一环，合理恰当的工作岗位往往是精密职业分析的成果和产物。职位分析影响人力资源管理的传导链条可以用下图表示：

职位分析的意义可以用一句话概括，即“使根本不了解该职位的人通过阅读职位说明书，便可很快了解该职位设置的目的、上下左右工作关系、工作范围、职责、工作权限、工作依据及任职条件。”

二、职位分析与岗位设置之间的内在联系和彼此关系

职位分析与岗位设置之间的关系是密不可分的，在前提与结果的定式中又蕴涵着一定条件下的转换。

1.单位性质是开展职位分析工作的基础。奉化市机关事务管理局（以下简称我局）是事业性质的单位，根据《事业单位岗位设置管理条例》规定我局人员结构可分为三大类：管理类岗位、专业技术类岗位和工勤技能类岗位。这三类岗位无论是所从事的职能亦或是所履行的职责都各有侧重，这在职业分析过程中就需要寻求不同的切入点，因“岗”制宜。

2.单位职能是开展职位分析工作的标杆。我局是负责机关大院、市政府北大院、西大院、外贸局、总工会大楼和东大院的后勤保障任务，这个职能的设定就决定了我局在岗位设置中的人员结构类型，就意味着承担技能操作和维护后勤保障、服务等的工勤类和技术类岗位占有较大篇幅，我局在事业单位岗位设置中明确提及我局的主要岗位为专业技术岗位，占岗位总量的70%。

3.工作需求是开展职位分析工作的前提。人员的招聘录用需要职位分析、人员的考核提拔需要职位分析，总之在人事方面的诸多环节都离不开职位分析的身影。

4.岗位落实是开展职位分析工作的归宿。开展职位分析工作就是从事业单位的经营目标出发，通过层层分解作为各职能部门的具体目标，通过具体目标细化使之成为各个岗位的职责和任务，从而做到因事设岗、以岗聘人，人事相宜。

三、职位分析在我局岗位设置中的体现及存在的问题

1.现阶段职位分析在我局岗位设置中的体现。我局一贯重视职位分析，将其视为明确岗位职责、提高工作效率的有力手段。现阶段职位分析在我局岗位设置中的运用主要体现在以下三个方面：

（1）在人员招聘过程中的体现。在事业单位人员招聘过程中我局严格按照职位分析相关知识了解我局欠缺哪方面的人才，在招聘过程中提出系统的、符合实际的人员要求。（2）在人员实际岗位安排过程中的体现。我局具有庞大的临聘人员队伍，在对相关人员进行安置和工作分配中就必须运用职位分析。（3）在人员提拔过程中的体现。在人员提拔过程中活用职位分析的方法、通过面谈法、观察法等相关方法进一步了解人员的素质和对相关岗位的匹配性，从而找到合适的岗位人才，并且为人才的个人发展提供机会。

2.职位分析在我局岗位设置工作中存在的不足。职位分析虽然在我局岗位设置中有了一定程度的体现，说明我局管理层已经有了这方面的意识，这是十分重要和可喜的地方。但是，也应该看到我局的职位分析还仅仅停留在浅层次上，尚没有形成一个行之有效的体系，从而更好地为我局优化岗位设置、提高工作绩效服务。（1）职位分析缺乏系统思考与整体思维。我局的职位分析基本上停留在“单兵作战”的层面，往往是为了“用”而用，缺乏对战略、组织、流程的整体适应能力。应该看到，职位是组织中的基本单元，它存在的价值在于帮助组织实现整体目标。职位目标是组织目标的分解和细化。有效的职位分析必须理顺职位与组织、组织目标、目标实现的手段之间的关系。而这一点，正是我局当前职位分析中所缺少的原则。（2）职位分析的参与性和专业性不够，忽视对工作职责之间的内在逻辑关系的系统把握。任何职位的工作职责都是一个有机的系统，而非简单的拼凑与组合。目前我局在进行职位分析时，由于以下原因的存在，往往难以形成对职责逻辑的把握，而仅仅是在进行简单的罗列与描述：一是任职者本身的参与度不够，在我局的人员构成中，临聘工占绝大多数，这部分人享受的待遇跟正式员工无法比拟，对于涉及我局发展的重大事项的参与决策权也很小，上述因素的存在决定了这部分人的参与意识不能跟正式员工同日而语；二是职位分析人员缺乏系统性的训练，我局的职位分析工作主要由人力资源管理岗位来承担，由于其同时又承担着人员考核、人员管理、工资发放等诸多工作，对于职位分析这一隐性工作在一定程度上也缺乏认识，导致职位分析在一定程度上成为了“花瓶”。（3）忽视对职位分析过程的管理与控制。整个职位分析项目的效果，在很大程度上取决于对项目过程的控制与管理。目前，我局在进行职位分析时一是片面追求成果表现形式上的美观，忽视过程本身的价值；二是过分强调对外部专家的依赖。不去从项目过程中学习、研究；三是由于缺乏过程控制的意识与经验。从而造成企业的内部人员对整个项目的参与不足，进一步造成信息失真、分析肤浅，整个项目流于形式，整个项目的效果大打折扣。

四、职位分析在我局岗位设置工作中的发展前景

职位分析以组织中的职位以及任职者为研究对象，它所收集、分析、形成的信息及数据是有效联系人力资源管理各职能模块的纽带。从而为整个人力资源管理体系的建（下转第213页）（上接第211页）设提供了理性基础。同时，组织由各种各样的员工角色构成，通过职位分析详细说明了解、并从整体上协调这些角色的关系，避免工作重叠、劳动重复，提高个人和部门的工作效率及和谐性，奠定组织设计和工作设计的基础。从这个意义上讲，职位分析也是组织走向管理规范化的一项基础性的工作。不仅企业要实行，也是各行政事业单位优化岗位设置、走向管理规范化的必由之路。具体到我局，职位分析需要做好以下几点，才能在我局未来的岗位设置中发挥更大的作用。

1.职位分析应该站在系统和整体的角度来服务岗位设置。我局现有公务员8人，工勤人员13人，事业20人，临聘人员148人，分布在服务中心、食堂、车管科、保卫科以及文印中心等不同部门。不同的编制，造成了不同的工作待遇；不同的工作待遇势必也需要考虑在岗位职责的设定、工作绩效的考核方面给予差别化对待。而这就是职位分析的优势所在。因此，我局在岗位设置时应充分运用职位分析，从全局整体工作的角度出发，配置不同的岗位角色，赋予每一个岗位不同的工作职责，但同时都要紧紧围绕我局工作的整体目标。比如，对于公务员、事业编制的人员，在岗位设置时应着重偏向于管理方面；对于工勤人员、临聘人员在岗位设置时可以偏重于执行方面。同时，不管是管理岗位还是执行岗位都要系统配合，服务于工作大局。又比如，在人员的招聘、岗位任用、人员提拔这一人员晋升轨迹中，每一个环节实施过程中都要有系统思维和整体思维，在招聘过程中就应该想好我们想要什么样的人，这个人以后用在什么岗位上，对此岗位进行怎么样的考核，符合什么条件后可以进行提拔晋升等等。

2.职位分析应注重参与性和专业性的提高，更加注重对工作职责之间的内在逻辑关系的系统把握。任何职位的工作职责都是一个有机的系统，而非简单的拼凑与组合。对职责之间内在逻辑的把握，一是有利于形成对职责的系统理解，使任职者能够按照职责的逻辑来安排工作，而非无头苍蝇似地找不到头绪；二是有利于把握不同职责对整体目标的贡献。找到努力的方向。优化资源的配置；三是有利于找到职责履行中的难点，为绩效的改进找到突破口和切入点。我局的职位分析在未来的发展中，应该重点做好以下两方面工作：一是提高临聘人员的参与意识，对于这部分人在岗位设置和岗位绩效考核时实行更加富有弹性的考核机制，充分调动这部分人员的积极性和工作认同感；二是加强职位分析人员的培训，具体到我局就是要加强人力资源管理岗位的培训，使人力资源岗位在对职位分析的认识上、采取的方式方法上、后续的动态管理上都能有所提高。

3.应加强对职位分析过程的管理与控制。一是要提高管理人员对职位分析的重视程度。特别要提高中层管理人员对职位分析的重视程度。当前很多中层管理人员往往片面认为职位分析是人力资源部的事。事实上人力资源部只能充当监督、指导说明书编写的角色，真正的责任人是各部门负责人。因为部门负责人才最了解部门内部职位的职责，部门运作的流程和人员的分工合作。部门负责人要对部门内所有职位负责，安排任职者编写职位说明书，对提交上来的职位说明书进行审核。二是要提高使用职位说明书的意识和流程。职位说明书是职位分析的成果，也是今后岗位职责履行情况的衡量工具。因此，要将其跟人力资源的具体工作联系起来，才能起到基础的作用。所以，完成职位说明书以后，人力资源部需要做的不是松懈下来，而是趁热打铁，宣传职位说明书的重要性，培训、指导各部门如何使用职位说明书，建立一系列的制度、流程来充分发挥职位说明书的作用。三是要加强动态管理。职位说明书编写好以后，不能一劳永逸。随着我局工作职能的变化、组织目标的改变、流程的优化，职位的职责也会发生变化。所以，一定要建立职位说明书的动态管理机制，适时更新职位说明书。

参考文献：

1.彭剑锋,朱兴东,张成露.职位分析面临的问题及应对策略[J].中国人才,2008(3)

2.王强.当前我国事业单位人力资源管理问题探讨[J].黑龙江科技信息，2012(9)

（作者单位：奉化市市级机关事务管理局 浙江奉化 315500）

（责编：李雪）