加强文书工作，促进事业单位档案管理工作有效开展

郭璇

[摘 要]文书档案是事业单位各种活动的整体记录，体现了事业单位成长与发展的历程，是单位重要的信息资源。做好文书处理工作是实现档案工作的重要基础工作。加强文书工作，可以有效地推动档案管理工作有序地发展，从而实现档案工作的规范化和标准化。

[关键词]文书工作 档案管理

[中图分类号] G271[文献标识码] A[文章编号] 2095—3437（2012）09—0067—02

文书处理工作与档案管理工作在事业单位中有着不同的工作方向，但是文书工作和档案管理工作又是相辅相成，相互联系的。做好文书处理工作为档案管理工作实现规范化和标准化奠定了良好的基础。因此，我们要树立源头意识，本着实现文书工作规范化和标准化的指导思想，努力实现档案工作的规范化和标准化。

一、文书工作与档案管理工作的关系

文书处理与档案管理工作是相互连接的两个部分，是密切相关的两个环节。正确处理两者之间的关系，使之有机结合，对于文书工作和档案管理工作的开展都是十分重要的。

一方面，文书工作与档案管理工作有着不同的工作方向和工作对象。文书处理工作是将公务活动中形成的各种文件按照文件形成过程的联系和规律立卷，使之成为具有内部联系的文件体系，它的主要任务是及时、准确地处理机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用；而档案工作是将已经办理完毕的应当归档的文书，进行科学的分类、排列，组卷（装盒），编目等，它的主要任务是收集、整理、保管和服务利用等。它们的工作对象，属于不同阶段的两个相互连接的环节。文件本身不能成为档案，只有在完成了处理程序后，对日后工作具有一定查考利用价值的部分经过立卷归档后，才能成为档案，即档案是由文件有条件地转化而来的。因此，文件是档案的基础，档案是文件的精华和归宿，今天的档案就是昨天的文件，今天的文件将是明天的档案。

另一方面，文书处理工作与档案工作是相互联系、相互促进的。文书处理工作的完成情况直接影响着档案管理工作的水平， 文书处理工作完成得当，可以为档案管理工作打下良好的基础，但如果文件不齐全完备，就不可能会有齐全完整的档案。与此同时，档案管理工作也可以促使文书工作更加规范化、系统化。档案工作要对文件的收集、整理、编制、组卷归档、保管期限的完整、准确性进行全方位的审核检查。文书处理工作依赖档案管理工作，文书工作对事业单位的长期发展起着不可估量的作用。同时，档案资料科学性、准确性的增强，也是文书工作全面、科学、准确开展的重要前提和保障。因此，建立健全档案管理体制是新形势下对文书工作的必然要求，也是重要的管理手段。

二、加强文书工作 促进档案管理工作有效开展

文书工作与档案管理工作有着不同的工作方向和工作对象，但由于文件是档案的基础，档案是文件最终的归宿，因此公文制发的质量，影响了日后档案的质量，也决定了档案工作能否实现规范化和标准化。为此，我们要明确高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础上的。促进档案管理工作的发展，就必须加强作为源头工作的文书工作，打牢文书处理规范化的基础关。

（一）做好公文的规范处理，为档案管理夯实基础

公文是档案的前身，当其处在文件执行过程中时，具有现行效用但不具备历史的原始记录性，不能称其为档案。档案是处理完毕后，有一定查考利用价值并经过立卷归档后的文件材料，因此，规范公文处理是做好档案管理工作的基础。而公文拟制作为公文形成过程中的关键环节在与档案工作的衔接上仍有许多要改进的地方。目前，许多事业单位在文书处理和档案管理上实行两级管理制，而这种管理制度在某种程度上就在文书处理和档案管理工作之间建立了一道鸿沟，从而导致文书人员在拟制公文时不考虑档案的长久保管利用，而档案人员也很难考虑到文书工作。

公文处理存在着诸如文种使用不合理、拟制格式不规范、签发手续不完备、公文主题词标注不准确等问题，这些都会影响公文转化为档案的立卷和归档，不利于日后长久保管及档案的检索利用。因此，事业单位办公室的文书人员，平时要加强档案意识，发现问题应尽快找源头、找原因，尽量将问题解决在审核阶段，以保证公文的准确性、严谨性，为档案的高水平管理奠定基础。

（二）做好公文的筛选分类，为档案整理添砖加瓦

公文形成后，经过分类处理完毕后，文书人员即可对公文的存档进行评估，根据公文的类别和重要程度进行初步的筛选和整理。筛选和整理工作是个具有严苛性和挑战性的工作，它要求文书处理人员有长远的眼光和职业敏感性，能够在繁多、庞杂的文件中挑选出具有保存价值的文件进行归档。作为事业单位文书人员就要对档案工作有一定高度的认识，重视公文的规范化管理，实现文书工作和档案管理工作的真正融合。不仅如此，档案工作人员还要有较强的职业悟性，不断提高自己的专业素质和综合素质，科学地办理好每一份文件，对每一份文件做出科学的评估。

（三）做好公文的收集整理，实现档案整理全面化

要做好档案管理工作，文书人员首要的任务就是要明确质量标准，注意把握好档案的归档质量。在公文归档时要认真检查形成归档文件的一系列材料，对于本单位制发的文件，待领导签发后，文书人员应将形成正式文件之前的所有相关文件资料收集齐全，按照一定的归档程序集中归整，并统一装订成册，做好档案入库前的各项准备工作。对于上级来文，在做完收文登记之余，应树立档案意识，明确归档范围。一般情况下，需贯彻执行的会议主要文件材料、本单位主要业务文件及检查本单位的文件材料都是属于明确归档的范围；而非法规性的一般文件，不相隶属的机关不需办理的文件、内部抄送的文件材料一般不需要归档。需要注意的是，其他一些需要归档的文书及专门文件材料如机关内部及直属单位的专门文件材料，合同、协议、简报、历史沿革、大事记等文件材料，本机关内部或到外单位参加的会议文件材料等都属于容易被归档漏掉的文件材料，应该引起文书人员的注意。

（四）做好公文的立卷归档，实现档案整理规范化

立卷工作是事业单位文书处理工作和档案管理工作之间的桥梁，它一方面意味着文书处理工作的结束，另一方面又标志着档案管理工作的开始。因此，在事业单位坚持“从单位出发、以单位为本”的立卷归档原则，不仅是满足单位资料查核利用的必要措施，也是为单位的档案工作有序化开展创造条件。

树立“从单位出发、以单位为本”的立卷归档原则，就是说立卷归档的文件要以本单位形成的文件为主，要求文书人员在实际工作中，明确单位立卷归档的重点，特别要注意区分在各方面都具有很多相似之处的文件资料之间的区别，以减少文件的重复度，提高档案实际利用的效率。同时，又要注意有效地维护档案的完整性、真实性，确保全过程形成的有保存价值的全部文件材料，完整、无缺、无损地收集归档。做到归档工作既掌握重点，分清主次，又能最大限度地保证归档文件的完整性。

随着经济社会的发展，各单位对档案工作的要求也越来越高。作为事业单位文书人员，不能凭主观臆断评判文档的归档价值，要不断总结自己的工作经验，结合本单位的职业特色，创造性地使用归档方法进行归档。同时档案工作人员必须强化责任意识，有高度的职业责任感，培育职业悟性，不断提高自己的专业素质和综合素质。在今后的工作中，要注重把文书工作和档案管理工作结合起来，通过加强文书处理工作，实现事业单位文书档案的高质量、高水平管理。

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[责任编辑：刘凤华]