浅谈学校档案管理

黎开喜

摘要：档案管理工作是学校各项工作中十分重要而又常被忽视的一项工作，尤其是在当今信息高速增长的时代。鉴于此项工作的特殊性及当前遇到的新情况、新问题，笔者就新时期完善学校档案管理做一粗浅探讨，提出要认真做好与档案管理相关的对策。

关键词：学校档案管理、特点、问题、对策

中图分类号：G463文献标识码：A文章编号：

引言：

学校档案管理工作是学校的重要组成部分，学校的各项规章制度、组织的各项活动以及学校个人的档案等等都在管理范围之内。档案管理是教育部门不可缺少的一部分，也是学校工作的真实反映。档案管理的形式多样，有教学活动、教学研究、科研管理、理论学习、财务管理、人员管理等，是学校开展各项工作的重要凭证。

1.学校档案管理特点

现代化学校档案管理系统具有处理迅速、存储量大、查阅方便的特点。现代化档案管理系统应用电脑文字处理软件, 灵活使用表格、图形对档案分门别类, 组成企业档案管理系统, 可以方便地查询、阅读、修改、交流和重复使用。以山西忻州市职业技术学院为例, 该校自 1999 年建立了自动化办公软件系统后, 随之开发了学校档案管理系统, 档案管理系统下设六个目录: 学校档案移交目录、学校档案总目录、各类档案、合同档案、文书案卷目录、专兼职档案员、会计档案目录、文书卷内目录、移交目录。需要查阅哪方面的内容, 只需用鼠标轻轻点击对应的目录即可,方便快捷, 整个档案管理系统清晰明朗, 一目了然。

2.学校档案管理工作中存在的问题

2.1对学校档案管理的重要性认识不够

学校档案管理工作是一项默默无闻的工作，不像教学工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分教师包括部分领导干部对学校档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能在教学中起到主要的作用。因此，一些学校领导往往容易忽视学校档案管理工作，导致学校档案管理工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为学校建设服务。

2.2管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后

学校档案管理是一项完善的科学教育工程，一般分为行政管理、教学管理、学生管理等几部分。但不少学校忽视档案管理，没有认识到档案管理是学校管理的一个重要组成部分。并且有的学校无专门的档案管理人员,故材料的收集、整理、移交都是由教学秘书兼着,由于有些教师不配合,就会造成资料的不完整和档案材料的不延续性。加上有些教师认为教师的主要工作是教学,对档案材料只要用时有就可以了,无须按什么规则整理归档,导致教学档案整理、分类缺乏统一的执行标准,使得教学档案整理、分类缺乏系统性与关联性。

2.3学校档案档案收集工作缺乏力度

一是收集归档工作制度不健全，执行不严格，收集归档工作被动、不及时。二是收集归档的材料不全面。三是一些归档的材料还不够真实和准确。学校人事档案材料本是客观、历史地记载本人情况的，具有很强的真实性和唯一性。但在实际档案中，“三龄一历”(年龄、工龄，党龄、学历)虚假现象较为严重。有些材料在内容和形式上是雷同的，如一些鉴定、考核和评价材料大多是套话，给人以“千篇一律”、“同出一辙”的感觉，不能准确反映每个人的真实情况。这些都严重影响了档案的质量，降低了档案的利用率。

2.4档案管理人员不专业

一般的学校没有设定专职档案管理岗位,有的学校是教师兼职或是临时配备的,有不少学校是由老弱病残者担任,属于照顾性工作。专业的档案管理人员缺乏、现有的档案管理人员业务水平低下是很多学校普遍存在的问题。专(兼)职档案员缺乏系统培训,大多在教学档案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的业务知识和技能。档案错归错放、随意散放、资料不全的状况,很难使档案工作走上规范化。档案管理人员的服务意识、开放意识淡薄,只在档案室做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性工作,很少认识到自身工作的重要性。在学校档案的收集方面,也始终处于被动地位,别人移交什么就接收什么,应该归档的珍贵会议文件、教学实践和科研材料等依然散失在个人手中,以致学校档案难以发挥应有的作用。

2.5学校档案管理的科学化、信息化程度不高。

随着科学技术手段的不断更新，学校档案信息管理系统已得到普遍采用，但有的学校是把学生信息、教师档案、班级基本情况输入计算机，资料检索、调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

3.新时期学校档案管理工作的对策

3.1提高认识，加强领导。

进一步做好学校档案管理工作。校领导应高度重视学校档案管理工作，要定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决，进一步推进学校档案工作制度化、规范化和科学化建设。学校要从教学档案管理方面存在的问题出发,在科学划分系部档案类目的基础上,明确系部、教研室档案的建档、存档和管理职责,定期开展对学校档案工作的督查,提高信息服务的针对性与实用性,加速学校档案信息化建设。

3.2加强档案工作的基础建设。

学校领导要重视档案管理，做好档案管理设施的更新，要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。加强学校档案管理人员队伍的自身建设，提高档案管理人员素质。各学校要选择工作态度认真、责任心强的人员从事学校档案工作，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。

3.3健全管理制度，提高学校档案管理的制度化建设水平。

学校档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。健全的管理体制是整个档案工作的核心，学校档案管理制度的建立、建立健全教师业务档案，有利于教师队伍的建设，促进教师努力提高思想素质和业务技能；有利于积累教师工作成果，为教师聘任和职称评定提供科学依据；有利于教师管理体制的改革。通过建立健全教师业务档案，使教师管理更加科学化、民主化、规范化，为逐步实现现代化教育管理创造条件。

3.4提高素质,专人管理

加强队伍建设,不断提高档案员的素质是加强档案工作的必要条件。学校要至少配备一名专职档案管理员,各处室要至少配备一名专职(或兼职)档案资料收集员,各方齐抓共管,团结协作,保证学校各种档案资料整理得齐全、完整和及时。21世纪是信息迅速发展的时代,对于年轻、熟悉计算机操作且热爱档案管理工作的教师要予以选拔重用。此外,要适时组织档案管理人员进行培训学习,让他们的思想意识、专业知识和专业技能等与时俱进,尽快成长为档案管理的行家里手,为学校教育事业的发展作出积极贡献

3.5加强学校档案管理现代化和信息化建设

利用现代办公技术,实现教学档案现代化的管理。随着教育体制改革的深入,教学管理人员工作量不断增大,如果仍依靠长期沿袭的手工方式去处理日常教务工作和管理教学档案, 就不可能从繁杂的事务中解脱出来。故利用现代办公手段,实现教务档案的电子化、网络化管理,有利于减轻工作人员劳动强度,缩短劳动时间,提高档案管理的工作效率。

4.结语

随着教育体制改革的深入和推行，既给学校档案管理带来了挑战，也提供了创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，不但要从制度上更新，还要从观念上更新，按照教育整体的发展趋势，采取有效措施，建立起规范化的学校档案，在改革开放的新形势下，切实搞好学校档案的管理和利用，为学校领导决策提供依据，为教职工进行管理创新、学校评估以及教学改革提供信息，为学校进一步加强科学管理发挥积极的作用。

参考文献：

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