在期末业务处理中灵活使用自动转账功能

佘明英

摘 要：期末业务处理，主要包括完成期末转账业务，另外还包括试算平衡、对账、结账等工作。期末转账业务与日常业务相比较，数量不多，但处理较复杂和繁琐且时间紧迫。财务软件提供的自动转账功能可以实现“一次性转账定义，多次反复转账生成”，起到一劳永逸的作用。利用自动转账功能处理期末转账业务，不仅可以减轻会计人员的工作强度，还能提高核算与管理质量。

关键词：期末转账；自动转账；自定义转账；对应结转；转账生成

中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1672-3198（2012）01-0176-03

1 期末业务处理的含义

期末业务处理是指会计人员将本月所发生的日常经济业务全部登记入账后，在每个会计期末都需要完成的一些特定的会计工作。它主要包括：期末转账业务、试算平衡、对账以及结账等。在手工会计条件下，每到会计期末，由会计人员手工编制记账凭证来完成这项工作，处理起来较为复杂和繁琐，难免会出现账项调整不准确和调整遗漏的现象，这样势必造成会计账簿数据的错误，从而导致财务报表数据不准确。许多会计人员在使用财务软件时，其期末业务也依然采取通过键盘直接录入的方式来编制记账凭证。这样的处理方式和手工条件下其实没有实质的差别，只是使用的工具不同而已，依然无法避免手工条件下期末业务处理存在的问题。

2 期末转账业务的特点

2.1 期末转账业务每个会计期末都会重复处理

期末转账业务如税金计提、成本结转、损益结转等业务都具有一定的时间性，也有一定的规律性，是在不同会计期间重复发生又基本稳定的业务。单从某一个会计期间来看，处理的难度不是很大，但是从长远来看，如果不应用财务软件提供的自动转账功能，每期处理期末转账业务会耗费大量的时间，会计人员的工作效率不能得到提高。

自动转账凭证必须先定义，后使用。其过程是先登记一个转账凭证模板，然后对转账凭证模板进行定义。登记转账凭证模板包括设置转账序号、输入转账摘要、选择凭证类型等；转账凭证模板的定义包括设置科目编码、方向及金额的取数公式等。凭证模板的初始设置需要投入一定的时间和精力，在此，自动转账的意义在于多次重复应用，只有对于不同会计期间须重复多次处理的业务，才能在反复应用中体现出简便、快捷的优势，才能体现软件自动处理的优势。

2.2 期末转账业务的会计分录事先确定

期末转账业务的会计分录往往事先是确定的，比如计提所得税时，借：所得税费用，贷：应交税费——应交所得税；摊销无形资产时，借：管理费用等，贷：累计摊销；结转制造费用时，借：生产成本，贷：制造费用。自动转账本身是智能的，但这种智能体现在用户的应用过程中，自动凭证一旦被设定．就只能按照事先的定义来生成实际业务的记账凭证。凡不能确定最终会计科目的业务，是无法以自动转账的方式来处理的。

2.3 期末转账业务的金额具有一定的规律性

期末转账业务的金额通常具有一定的规律性，可以事先预知或可以被描述。如折旧额可按折旧公式计算，无形资产可按某一确定的数额或比例摊销，而费用或成本则可按各该科目的当前余额结转。只有确定的金额来源，或者体现着某种规律性的金额取得渠道，才能事先以某种规范的方式将其描述和表达出来。反之，发生金额不能被事先预知，或不能被准确描述的经济业务，都无法交由系统进行自动处理。

正是由于期末转账业务有上述特点，会计人员应当灵活使用自动转账功能提高工作效率。

3 自動转账的含义

自动转账是指会计信息化系统中，通过对记账凭证生成要素的设置，由系统自动生成指定业务的规范化记账凭证的一种操作功能。为在适当时刻生成记账凭证而将某一转账业务所涉及的摘要、借贷方科目、金额计算方法等要素预先予以设定，即建立一项业务的转账模型的过程，称为自动转账凭证的设置（或称为定义）。依据自动转账凭证模型来生成特定业务的记账凭证的过程称为自动转账。由自动转账产生的凭证通常称为机制记账凭证，有时简称为机制凭证。

4 自动转账的种类

在会计信息化实现过程中，自动转账分为内部转账与外部转账两种。内部转账是指在总账系统内部将某个或某几个会计科目中的余额或发生额结转到一个或多个科目中，主要包括自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转和期间损益结转等；外部转账是指将其他业务子系统生成的凭证转入总账系统中。下面以用友ERP－U8财务软件为例对自动转账的应用进行介绍。

4.1 内部转账

4.1.1 自定义转账

在会计信息化方式下，为满足各类企业的需要，用户可以自行定义自动转账凭证。自定义转账就是在转账设置时完全由用户自己设计一个凭证模板，包括凭证的摘要、借贷方科目、方向以及金额计算公式等。其中金额公式可以输入一个常数，也可以手工或利用向导方式输入软件提供的取数公式。

例：期末将“制造费用”科目的发生额按工人工时比例进行分摊：制造费用（5101）按2：3的比例分摊到生产成本——A产品（500101）、生产成本——B产品（500102）。

（1）自定义转账设置。在总账系统中，选择“期末→转账定义→自定义转账”命令，进入“自定义转账设置”窗口，在此设置“结转制造费用”的转账凭证项目（见表1）。

（2）自定义转账生成。在总账系统中，选择“期末→转账生成”命令，选择“自定义转账”选项和要结转的自动转账分录，单击“确定”按钮，系统自动生成转账凭证，保存后凭证上显示“已生成”字样，这是自动转账凭证的标志。

4.1.2 对应结转

对应结转又称平行结转，不仅可以进行两个科目一对一的结转，还可以进行科目的一对多（一个转出科目、多个转入科目）的结转，一定要注意对应关系，特别是将多个科目的数据转出时，有几个转出科目，就必须设置几张转账凭证；而将某一科目的数据转入到多个科目时，只需设置一张转账凭证，此时要注意相应的结转系数。对应结转的科目可以是上级科目，但其下级科目的结构必须一致（即明细科目相同），如有辅助核算，则两个科目的辅助账也必须一一对应。

沿用上例：期末将“制造费用”科目的发生额按工人工时比例进行分摊：制造费用（5101）按2∶3的比例分摊到生产成本——A产品（500101）、生产成本——B产品（500102）。

（1）对应结转设置。在总账系统中，选择“期末→转账定义→对应结转”命令，进入“对应结转设置”窗口，在此设置“结转制造费用”的转账凭证项目（见表2）。

（2）对应结转转账生成。操作方法与自定义转账生成基本相同，只是转账类型由“自定义转账”改为“对应结转”，在此不再详述。

4.1.3 销售成本结转

销售成本结转是指月末根据商品销售数量和商品的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转。在实际工作中，有些企业商品销售成本的计算比较复杂，特别是企业销售多种商品，又必须分别计算各种商品的销售成本时，若采用销售成本结转功能模块，可以准确、快速地实现销售成本的自动转账。

（1）销售成本结转设置。在总账系统中，选择“期转账定义→销售成本结转”命令，进入“销售成本结转设置”窗口，只要选择库存商品、主营业务收入和主营业务成本三个科目对应的科目编码并单击“确定”按钮即可完成设置。但是，在定义销售成本结转之前，应首先保证上述三个科目的下级科目结构相同，必须带有数量辅助核算，但又不能带往来辅助核算。

（2）销售成本转账生成。操作方法与自定义转账生成基本相同，只是转账类型应选择“销售成本结转”，在此不再详述。

4.1.4 汇兑损益结转

汇兑损益结转用于期末自动计算包括外币存款、外币现金、外币结算的各项债权债务账户的汇兑损益，并在转账生成中自动生成汇兑损益转账凭证。

以用友软件为例，月终结转汇兑损益（财务费用——汇兑损益660304）。

（1）汇兑损益结转设置。在总账系统中，选择“期末→转账定义→汇兑损益”命令，进入“汇兑损益结转设置”窗口，系统已列出所有具有外币核算的会计科目。输入“汇兑损益入账科目”，并对需要计算汇兑损益的科目进行选择，单击确定按钮即可（见表3）。

（2）汇兑损益转账生成。操作方法与自定义转账生成基本相同，选择转账类型“汇兑损益结转”和外币币种，在此不再详述。

4.1.5 期间损益结转

期间损益结转用于期末将主营业务收入、主营业务成本、管理费用、销售费用、财务费用等损益类科目的余额结转到本年利润科目，以反映企业当期的损益。

（1）期间损益结转设置，在总账系统中，选择“期末→转账定义→期间损益”命令，进入“期间损益结转设置”窗口。在凭证类别栏选择“转账凭证”，在本年利润科目栏输入代码“3131”，系统自动列出所有的损益类科目，系统默认将所有的损益科目的期末余额转到本年利润科目中去。设置完毕后，单击确定按钮即可。

（2）期间损益转账生成。操作方法与自定义转账生成基本相同，只是转账类型应选择“期间损益结转”，在此不再详述。

4.2 外部转账

在企业信息化过程中，总账系统是整个会计信息系统的核心，它与工资、固定资产、采购与应付、销售与应收、库存、存货等子系统都保持着密切的联系。企业各业务环节的物流产生的信息都将实时传递到财务部门，并通过自动转账模块生成会计信息流传递至总账系统。这种从总账系统以外的其他子系统中获取数据，实现子系统之间的自动转账，就是外部转账。外部转账方式生成的自动转账凭证常被称为外部凭证。外部转账也是财务业务一体化处理的数据桥梁。常见的外部转账有以下几类：

（1）工资费用分摊结转。工资薪酬管理系统可以根据工资汇总表自动生成有关分配工资费用、计提福利费、计提工会经费、计提职工教育经费等业务的记账凭证。

（2）固定资产折旧计提。固定资產管理系统可以根据有关周定资产增减变动资料生成周定资产增减的记账凭证，根据设置的折旧方法及计提周期自动生成计提固定资产折旧的记账凭证。

（3）往来业务及坏账准备计提。应收应付款管理系统可以生成有关应收账款、应付账款的发生及偿还等业务的记账凭证。并能根据应收账款余额自动计提坏账准备，生成计提坏账准备的记账凭证。

（4）差异结转与成本结转。在财务业务一体化应用中，存货管理系统可以根据材料如入库记录，生成有关存货出入库业务的记账凭证．并能自动生成材料成本差异结转凭证。

5 自动转账的优势

财务软件提供的自动转账功能可以实现“一次性定义，多次反复应用”，起到一劳永逸的作用。凭证模板定义之后，以后各会计期间，相关参数可不再调整，或只在业务变化以及会计核算方法变更时作少量修改即可。如果会计人员能巧用自动转账功能，烦琐的凭证输入环节的瓶颈现象将大大缓解。在期末业务处理中，通过自动转账生成机制记账凭证具有明显的优势。

5.1 自动转账可以快捷的处理期末转账业务

自动转账凭证由系统自动生成，省去了处理过程中逐项输入凭证要素内容的程序，大大提高了生成凭证的速度，使期末转账与结账有机会在业务结束的当时快速完成。虽然少数凭证在生成过程中需要用户的干预，如输入期末汇率、分配结转比率等，但这些参数一般由软件即时提示，其录入方式也比较单一，通常不影响期末转账业务的处理速度。

5.2 自动转账可以保障记账凭证的正确性

在会计电算化系统中，由手工录入的凭证，可能因为工作疏漏、疲劳、判断失误等原因而出错。而由系统根据事先定义的自动转账模板所生成的凭证，其中多数要素内容已事先确定而不再有出错机会，唯一可能出错的是根据用户描述临时生成的凭证金额。由于金额来源于软件系统内部的数据库，软件本身是不会出错的。只要定义的凭证模板中的参数是正确的，则所生成的记账凭证就必定正确。所以，自动转账凭证具有较高的正确性保障。

5.3 自动转账保障会计业务的完整性

需要在期末进行处理的业务比较多，而且比较杂，若用户对企业业务整体不熟悉，则很容易出现遗漏、错转等情况，其中任意一笔业务的疏漏都将影响最终业务核算的准确性。而自动转账功能的应用，将业务交由系统内部程序来控制，期末业务处理可以严格按顺序逐笔进行。不再存在因操作疏忽而遗漏业务处理项目的可能性。

6 应用自动转账功能应注意的问题

（1）选用最佳转账类型。自动转账的类型很多，有的转账业务适用于多种转账类型，如制造费用的结转，既可以选择“自定义结转”，也可考虑“对应结转”。比较二者，对应结转初始设置时更简单一些，因为对应结转的转出科目只能是一个，但随着明细科目或产品种类的增加，设置的转账凭证数量将按梯级递增；而自定义结转尽管在初始设置时比对应结转稍烦琐些，但它将业务归集在一张凭证中进行处理，这比分散处理更规范，更便于查询和分析信息。

（2）“转账生成”后的凭证是未记账凭证，对它们仍需进行审核、记账操作，否则账务处理系统无法结账。对这些凭证的审核主要是审核结转是否正确。对于错误的凭证，系统一般不提供修改功能，只能通过修改设置后重新生成。

（3）多数转账凭证生成前先要将相关经济业务的会计凭证登记入账。除了在“转账定义”时金额是由用户自己赋值的情况以外，转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的。因此，为了保证所取数据的完整、正确，在调用转账凭证模板生成转账凭证前，必须将本月发生的相关业务登记入账。

（4）“转账生成”业务要遵循一定的处理顺序。上面提到大多凭证生成时是去相关账簿取数的，对于所取数值毫无关联的转账业务可以不分先后地执行“转账生成”，例如固定资产计提折旧与无形资产的摊销业务。但有些期末转账业务必须依据另一些期末转账业务产生的数据，例如汇兑损益结转产生的财务费用会影响往本年利润结转的费用数额，那么就要先结转汇兑损益并将该凭证记账后再结转本年利润。因此，期末转账需要根据业务的特点分批按步骤来进行处理。用户可以利用软件提供的“转账序号”按业务正确的结转顺序进行“转账定义”。一般期末转账的处理顺序如下：工资、折旧等费用的计提→辅助生产成本结转→制造费用结转→生产成本结转→产成品结转→销售成本、费用、收入结转。结转顺序一旦发生错误，即使凭证模板设置正确，转账凭证中的数据也有可能错误。

（5）期末结转工作是一项比较复杂而重要的工作，应由指定的专人进行。自动转账的运用可以极大地提高账务系统的使用效率，但是由于其规则复杂，函数多样，不便于理解和操作，因此应由指定的专人进行。

综上所述，自动转账凭证的设置大多是一次性的工作。凭证设置好以后，将来公式中的相关参数可不再调整或作少数修改，直接生成凭证即可，比填制一些日常业务的记账凭证还要简单。如果会计人员能巧用自动转账功能，烦琐的凭证输入环节的瓶颈现象将大大缓解，会计的职能将显著改善，企业信息化的程度将会进一步提高。

参考文献

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