论高校院系办公室人员的时间管理

高树花

（南京森林警察学院，南京 210023）

论高校院系办公室人员的时间管理

高树花

（南京森林警察学院，南京 210023）

高校院系办公室人员的日常工作具有繁杂性、规律性、突发性等特点，这些特点造成了时间使用混乱、不合理，从而降低了工作时间的使用效率。因此，高校院系办公室人员必须努力做好时间管理，掌握时间管理的措施和方法，才能迅速提高工作效率，增加时间使用价值，获得更高的工作满意度。基于此，结合实际探讨工作中时间管理的重要性，并提出时间管理的几点建议，以期对高校院系办公室人员在时间管理上有所借鉴。

高校院系;办公室人员;时间管理;建议

一、办公室时间管理的含义

所谓时间管理，就是办公室工作人员为提高时间的利用率和有效率，运用科学的方法和技巧，对时间的浪费通过计划、组织、实施、检查、评价等程序而进行的一系列控制协调的过程［1］。高校院系办公室作为行政管理部门之一，其工作具有很强的繁杂性、突发性等特点，不仅工作内容涉及方方面面，而且很多时候还会受到临时性工作的干扰，这使得办公室工作人员的时间安排呈现出很大的随机性，毫无计划可言。同时，我们在日常工作中也常常会发现，相同时间内每个人的劳动产出有着很大的差别。有的人看似很悠闲，但该做的事情从未耽误，而有些人忙碌辛苦，工作成效却不大。在人人平等的时间面前，为什么会出现这种情况呢?这其中除了个人能力素质的差别以外，还有一个很重要的原因，就是前者能够合理地筹划运用时间，而后者在时间的利用上存在管理不当的现象。因此，高校院系办公室人员如何合理安排时间，由忙乱而致有序、由被动而转主动，从而提高工作效率，在尽可能少的时间内创造更大的价值，获得工作满足感、成就感，是高校院系办公室人员不可忽视的重要管理内容。对此，笔者根据自己多年从事办公室工作的实践经验，进行初步的探讨。

二、时间浪费的主要原因

时间管理就是掌握时间节约规律的要求，要想有效地利用时间，就必须要找到或排除自己时间浪费的原因。在高校院系办公室工作中，很多因素都可以导致时间的浪费，但是归纳分析，主要来自以下几个方面:

（一）工作缺乏计划性

许多高校院系办公室工作人员的工作计划性不强，或者说没有计划，没有目标，不分轻重缓急，遇到什么做什么，整天忙于应付，导致该做的没有做，在不该做的工作上却花费了很多时间［1］。

（二）意外干扰

意料之外的干扰是完成工作最大的阻碍因素。对高校院系办公室来说，意外干扰是不可避免的:（1）外来人员打扰。高校院系办公室是一个人流进出比较频繁的部门，每天接待和回应他们要耗费许多时间。（2）电话干扰。每个办公室人员每天都要接到十几个甚至数十个电话，而他们打出去的电话数也不下这个数目，因为很难预料这些电话会在什么时间打过来，所以不能像其他工作那样，能够集中处理，许多工作常会因接听电话而打断。据研究发现，当我们集中精力做一件事的时候，最好能一气呵成，不要中途被打断，否则要经过相当长一段时间才能使精神或思绪重新集中。有统计显示，办公室一般每8分钟就会受到1次打扰，其中大约50%～80%的打扰是没有意义或者是极少有价值的。而办公室工作受打扰的频率是很高的，电话干扰已成为破坏思考和集中精神最主要的原因［2］。另外，还有领导临时分配任务导致工作计划变更及其他部门的突发协作任务的意外干扰等等。

（三）事必躬亲

事必躬亲就是指不管什么事都亲自去做，这是办公室管理人员经常陷入的一个时间陷阱。有些办公室工作人员对工作非常“负责”，办什么事，只有自己干才放心，对于已经交代给别人的事，总是自己过问之后才让别人去做。例如:要召开会议，已经让办公室其他人打电话进行了通知，自己却还要重新把电话拨一遍;要下发一份文件，已经布置其他人进行校对，自己却还要拿过来重新校对一番。结果，不仅打消了别人的积极性，也消耗了自己的精力，无形中浪费了自己的时间，严重影响了工作的效率。

（四）领导交代事情不清

在日常工作中，某些领导在给下属分配任务时，没有将自己的意图表达清楚，而下属人员又缺乏与领导沟通的技巧，怕领导嫌麻烦、责备，没有及时问明领导意图，结果工作做错了，时间也浪费了。

（五）办事追求完美

有些人对自己的工作要求完美，还有的甚至把这种追求变成了苛求，他们不允许工作中出现哪怕是一些微不足道的小错误。比如:写报告时多次打草稿，对已完成的工作或已授权的工作，进行不必要的检查等等［3］。从以上几个方面我们可以看出，管理时间的真正意义是要克服种种干扰，避免时间浪费，想要达到这个目的，就必须要掌握时间运用的方法。作为一个管理者，如何更好地进行时间管理呢?笔者结合自身的工作实践，总结了几点技巧，仅供借鉴。

三、高校院系办公室人员时间管理的技巧

（一）目标—计划管理法

制订完善的合理的工作计划。所谓制订计划，就是制定自己的工作时间表，明确工作目标及时间分配，这是办公室人员时间运用的基础。事先做好周密的工作计划，有助于提高把握目标的能力，是节省时间最好的办法。要制订出完善合理的工作计划，要注重培养以下几方面的能力:（1）学会列清单，将待办事项记录在待办事情清单或时间记录本上，并标注当天或预定工作计划，这样不仅能够明确自己的各项工作任务，同时还能够增强时间紧迫感。（2）学会记日志。你花了多少时间在哪些事情上，把它详细地记录下来，就会发现浪费了哪些时间，当你找到浪费时间的根源，你才会有办法改变，也可予以反思、分析，便于今后做出新的合理的时间安排计划。（3）对于不同的事情分配不同的时间去做，为每件事预先设定完成期限，并迫使自己在规定的时间内完成工作，防止人为拖拉。（4）树立轻重缓急、优先顺序的观念。对所做的事情进行筛选，把有限的时间集中到处理最重要的事情上，不要一味地追求面面俱到，这样既不会再为繁忙的工作所累，也不会因为花费了大量的时间做无意义的事情而懊悔。

（二）建立并保持良好的办公秩序

秩序是一种美，而简洁和条理是办公室工作的美学。简洁就是速度，条理就是效率，我们应当养成良好的习惯，维护良好的办公环境，建立并保持良好的办公秩序。

（三）要做好合理授权与沟通

一般来说，授权是“将特定的工作任务和职责由一个人转交给另一个人”。授权是时间管理的有效途径之一，是一个节省时间，提高工作效率的好办法。办公室工作人员是基层的管理人员，往往是“有责无权”，只是“做事”，不是“管理”，这会使办公室人员不能很好使用“授权”。针对这一较为尴尬的局面，可考虑采用“分派工作”的方法［4］。首先，列出你工作中所有觉得可以授权的事情，与领导进行沟通，取得领导的支持;其次，选择最胜任此项工作的人员来授权，提出要求和希望，指导和商讨如何做好工作。第三，争取获得被授权人的理解和支持。这样既体现了你对别人的信任，同时也节省了自己的时间，从而能全力以赴地完成更为重要的、紧迫的工作。

（四）克服拖拉的习惯

克服拖拉的习惯是消除时间浪费的重要内容，而要做到这一点，必须要注意以下几个方面:（1）当机立断。当接到任务要及时处理完毕，克服人的惰性，减少拖拉，防止未完成工作的逐渐堆积。（2）不要躲避最困难的问题，把它放在工作效率最高的时候去做，同时要善于化大为小，对艰巨的任务，逐项分解，逐一完成，不要找借口延迟工作进度，这是克服拖拉心态最好的办法。（3）严格规定完成期限。明确各个时段的工作任务，一旦开始，不要停止，集中力量一次解决一个问题，就意味着节约大量的时间，减少重新捡起失掉的线索的时间，也会使自己产生有益的焦急感和时间紧迫感，从而有效地克服拖拉的习惯。（4）要有很强的超前意识，最好每天早上问自己:我最需解决的问题是什么?打算解决到什么程度?该做哪些事情?另外，如果信息不够全面，条件不够成熟时，推迟决策或行动也是明智的，但决不能总是把希望寄托到明天，因为明天还有明天的事要做。

（五）充分利用零散时间

零散时间是指那些等待的时间、衔接的时间等等。无论怎样严密的计划与管理都会存在着很多的零散时间，这些零散时间累加起来为数不少，不容忽视。所以，工作中要善于利用这些“寸金”的零散时间来处理一些不紧急、不重要的事情，如:等候开会的时间里可以收发邮件、查看资料等等，这样就可以在有限的时间内完成更多的工作任务，提高工作效率。

总之，高校院系办公室的工作琐碎、繁杂、涉及面广，因此，善于发掘时间资源，科学地管理时间，合理有效地利用时间，是我们每一个管理者不可忽视的重要内容。“时不我待”，我们必须发挥主观能动性，主宰自己可控的时间，讲究艺术和工作方法，在有限的时间里做更多的事情，不断提高办公室的工作效率，更加充分地发挥出高校院系办公室的职能作用。

:

［1］曲乃强.浅谈高校院系办公室时间管理［J］.经济管理论坛，2005，（14）.

［2］陈琦敏.论高校院系办公室主任的时间管理［J］.绥化学院学报，2010，（12）.

［3］麦迪.办公室好习惯［M］.北京:企业管理出版社，2003.

［4］严浩宇.高校教学秘书如何管理好自己的时间［J］.今日南国，2008，（11）.

G647

A

1001－7836（2012）12－0060－02

10.3969/j.issn.1001－7836.2012.12.025

2012－11－14

高树花（1964－），女，江苏淮安人，助理研究员，从事教育管理研究。