浅谈秘书人员应具备的能力结构

李明

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

浅谈秘书人员应具备的能力结构

李明

(黑龙江省教育学院，哈尔滨150080)

秘书人员在行政管理系统中处于承上启下的位置，起着不可替代的作用。结合现代社会对秘书人员的要求，综合分析秘书人员应具有的能力结构，有助于秘书人员不断完善能力结构，加速自我成长的步伐。

能力;能力结构;秘书;秘书工作

一、引言

《韦氏秘书手册》指出:秘书是连接决策者和执行者的关键环节。秘书工作在行政管理系统中处于承上启下、沟通左右、联系内外的枢纽部位，处于政治前沿和指挥中心，具有辅助性、中介性、直接性、全面性、服务性、被动性和机密性等工作特征。传统的秘书工作是以处理书面信息为主要工作内容，以书面操作为主要工作方式。随着现代经济和科学技术的迅猛发展，以“数字化”、“网络化”、“信息化”为主要特征的知识经济时代的兴起，犹如一场无声的革命，对现有的工作方式、生活方式、思维方式和管理方式等都产生了重大影响，社会也迫切要求领导者科学决策、科学管理，进而对秘书人员所具备的能力提出了更高的要求。

能力是直接影响活动效率，使活动得以顺利完成的心理特征。所谓的秘书人员的能力结构，就是秘书人员从事秘书活动的各种实际本领的有机结合，它是一个非常复杂的系统。秘书人员的能力结构是秘书顺利发挥职能作用，实现个人价值和社会价值的最基本条件。自人类社会有了公共事务的管理与社会组织分工，出现了领导人与领导集团，也就有了秘书工作。由此，秘书的能力结构也随着时代的变迁而变化。

秘书人员的能力结构由基础能力和专业能力构成。两者构成能力系统的立体结构，反映出现代秘书人员大致合理的能力结构。

二、基础能力结构

基本能力是从事秘书工作所应具有的根本能力，是从事秘书工作的基本条件。它比较侧重于一个人的智力能力方面，包括观察力、注意力、记忆力、想象力、思维力等。这些能力是综合的认识的心理特征，在人的智慧活动中发挥着各自独特的功能。根据秘书人员的工作性质和特点，基础能力中的观察力、思维力、记忆力是最重要的。

1.观察力是摄取知识的窗口。人类大脑获得信息的80%～90%是通过视觉摄取的，可见，观察能力对于一个人获取信息是如此的重要。秘书的观察能力是一种全面、深入地观察领导和社会环境的能力。秘书位置处于各类信息的交汇点上，处在联系上下纵横的枢纽地位，担负着收集和反馈信息的重大责任，这就要求秘书人员心明眼亮，环顾八方，善于发现和捕捉一切有价值的信息。现代社会现象纷繁冗杂，社会变革的步伐越来越快，而视野不开阔、目光如豆的人不能胜任秘书工作。现在的领导一般都具有较高的知识结构，他们的想法和行动都可能在瞬间发生变化。作为秘书，就要在工作中与领导保持同步，了解领导在想些什么和生活习惯是什么，发挥秘书的主动性，当好先行军，办好领导交办的事情，这就需要秘书具有敏锐的观察力。因此，具备敏锐的观察能力对秘书辅助决策、参与管理至关重要。

2.记忆力是经验的存储。它能够识记、保持、再认识和重现客观事物所反映的内容和经验。秘书的记忆能力及秘书的大脑储存过去经验和知识的能力，是秘书输入、处理、储存、提取信息的能力。较强的记忆力是秘书人员必备的基本功。秘书人员必须善于认人、记人、记事，强记博取，应对自如。秘书的工作千头万绪，既要管理事务，又要参与政务，既有综合性又有业务性，需要记忆的东西很多，因此，具有良好的记忆力是秘书顺利开展工作和提高工作效率的必要前提。

3.思维力是智慧的核心。它是人脑对客观事物间接的、概括的反映能力。秘书的思维能力是秘书在感性认识的基础上，通过大脑对辅助对象、工作环境、工作目标的间接概括的反映，以及运用所学知识进行推理和解决工作实际问题的能力。思维能力在秘书的基础能力结构中占有非常重要的地位，不会思维的秘书，不能透过现象抓住事物本质，无法正确地认识和判断事物，不能做出理性的分析和思考，也就不能提出切实可行的建设性意见和建议。只有具有较强的思维能力，才会在工作中进行分析综合、抽象概括和判断预测，才会更好地发挥秘书的参谋助手的作用。

三、专业能力结构

专业能力是秘书从事秘书工作所应具备的职业能力，是秘书能力结构中的核心部分，也是完成秘书工作的重要条件和保证，更是秘书区别于其他职业人员的重要方面，它包括文字表达能力、沟通协调能力、创造开拓能力、调查研究能力、办公自动化能力、自我成长能力等诸多能力。

1.文字表达能力

文字表达能力是人们运用语言文字的形式沟通信息、相互交往、表现客观事物和事理的能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作，向上请示报告工作，向下传达领导要求，对内沟通协调，对外搜集信息，都需要“写”来完成。面对各种公文写作、事务文书写作等应用文写作，秘书人员必须掌握一定的写作规律，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平，培养精练的文字表达能力。

2.沟通协调能力

秘书人员的沟通协调能力是秘书在职权范围内运用协调原理和沟通方法使组织系统的各个方面保持秩序化和科学化的能力。秘书人员在沟通协调关系中，必须很快理解领导意图，用正确思维方式和有效解决方案为领导出谋划策，并能简练、精确、顺畅地传递相关信息，发挥好承上启下的桥梁作用，协助领导有效推进工作。这要求秘书具有一定的亲和力，以积极的心态沟通，不断换位思考，及时反馈各方意见，有意识地在组织中搭建沟通平台，以达到调动各方面的工作积极性的目的。在沟通协调关系的过程中，秘书人员还要遵循政策指导、客观公正、平等协商、注重整体、灵活适度等原则。

3.开拓创新能力

秘书人员的开拓创新能力是秘书根据确定的目标与需要灵活地、创造性地运用已知的知识与信息产生出具有独到见解的、新颖的、具有开拓性地解决或完成组织及领导交办的工作的综合能力。作为置身于组织管理系统的秘书人员，其工作千头万绪，如果单凭一股工作热情或旧有经验，已经不能适应新世纪秘书工作的要求。要坚持从实际出发，从本单位自身的特点和领导工作的需求出发，有针对性地完成组织和领导交办的任务。秘书人员要在工作学习中善于积累知识，增长才干，培养自身的想象力和发散性思维能力，从而提升开拓创新能力。

4.调查研究能力

调查研究能力是运用各种方法客观真实反映实际情况并加以分析综合的能力。调查研究是人们认识世界的基本方法，也是秘书部门的重要业务和经常性工作。为了发挥好领导的参谋助手作用，为领导机构做出正确决策、制定政策提供依据以及起草报告、处理公文、处理来信来访等都必须做好调查研究工作。秘书人员要制定详尽的调研计划，运用多种调查研究手段，最大限度地捕捉多方信息，积极进行恰当的沟通，确保反映真实的客观事实。因此，秘书人员必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。

5.办公自动化能力

秘书人员的办公自动化能力是秘书将现代化办公设备、互联网络技术、通信技术和计算机软件运用在秘书工作中的能力。秘书人员不仅要熟练掌握计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机、数码摄像机、录音笔等现代化办公设备，还要掌握office办公软件、图像处理、音频播放、即时通讯、电子邮箱等常用计算机软件的使用。特别是办公自动化协同软件的出现，它集数据处理、文字处理、办公事务处理、管理信息系统、决策支持系统和网络信息系统于一体，使秘书工作实现现代化、科学化、自动化、信息化，进而最大限度地提高工作效率，将办公和管理提高到一个崭新的水平。

6.自我成长能力

自我成长与优质服务是一个互动的整体，良好的自我成长能力有利于推进优质服务，优质服务也有利于促进文秘人员成长。文秘人员在领导身边工作，与领导相处的机会和时间较多，有着得天独厚的优势，理应成长更快。因此，要见贤思齐，虚心向领导学习，学习领导处理问题的方式方法;要求真务实，努力向实践学习，不断反思工作，汲取经验教训。具有良好的进取心和事业心，才能始终保持蓬勃向上的工作热情，沉下心去钻业务工作。缺乏进取心，工作就会缺乏热情和动力，自我成长就无从谈起。要注重回顾总结，在总结中提升发现问题、分析问题、解决问题的能力，提升逻辑思维能力和理性思维能力。很多实践证明，在文秘工作岗位能够取得突破的人，不论今后从事何种工作，都是一种难得的能力储备。

事物固有的结构影响着这一事物功能的性质和程度，限制着它作用的发挥，也就是说有什么样的结构就有什么样的功能。文秘人员应该不断地通过学习来建构合理的能力结构，使自身适应社会发展的需要，发挥秘书的职能，更好地实现人生价值和社会价值，为社会的发展贡献出一份力量。

［1］张惠群，彭道海.浅谈办公室文秘人员的能力结构［J］.湖北体育科技，1991，(4):6－10.

［2］李丽虹.浅谈高校系级教学秘书的能力结构［J］.青海师范大学学报(哲学社会科学版)，2002，(2):100－102.

G913.4

A

1001－7836(2012)08－0201－02

10.3969/j.issn.1001－7836.2012.08.078

2012－06－13

李明(1981－)，男，黑龙江哈尔滨人，助理研究员，从事行政秘书工作研究。