节约型图书馆建设中精细化管理认知——以湖南工业大学图书馆为例<br/>

节约型图书馆建设中精细化管理认知——以湖南工业大学图书馆为例

2012-04-12湖南工业大学图书馆湖南省株洲市412007郭学军

河北科技图苑 2012年6期

湖南工业大学图书馆〔湖南省株洲市 412007〕郭学军

高校图书馆管理是一个系统工程，需要在管理理念、管理流程、管理方法等各个方面进行创新，从大处着眼，小处入手，将精细化思想落实到各个环节。

一、精细化管理的内涵与特征

（一）精细化管理的内涵

精细化管理是源于发达国家的一种管理理念，它建立在常规管理的基础上，是一种将常规管理引向深入并全面提高管理效益和水平的管理模式，它是岗位分工精细化、服务质量优质化对管理工作的必然要求，是一种最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本的管理方式。

精细化管理不同于常规管理，根本区别在于：（1）组织观念上，精细化管理认为工作质量没有最好只有更好，形成一种以文化为特征的理念；（2）精细化管理重点疏理管理流程，进行协调管理；（3）常规管理中倾向于定量管理，而精细化管理相对于常规管理来说，更加突出目标管理和定性管理。有令则行，有禁必止，围绕以人为本的管理思想，落实细节管理，实现最优绩效管理。

（二）精细化管理的特征

1.精思考，讲求管理理念的精细化。尽管目前高校图书馆规模有所扩大，但其整体水平发展滞后，与高等教育的发展水平不协调，不能发挥其在高等教育中的应有作用。另一方面，盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自封闭，凡此种种，势必造成文献资源的巨大浪费。鉴于此，图书馆需要有效运用、创造和输出全球范围内的文化精华（含图书馆精神）、技术精华、智慧精华等来指导和促进图书馆的发展。

2.精管理，讲求分工协作、密切配合。精管理的目的在于促进图书馆内部搞好分工协作、密切配合。图书馆内部凡有分工协作和前后工序关系的部门与环节，其配合与协作需要精密；图书馆生存、发展的环境适宜性需要精密；图书馆与其相关联的机构之间、图书馆与读者之间的关系需要精密。

3.细化任务，以精细化管理促发展。根据图书馆精细化工程总体方案和实施细则，各部门要做好规章制度、岗位职责、工作流程、工作规程等的修订和完善工作，统计好相关人、财、物等基础数据，更好地体现“管理出质量，质量出效益”。

二、实施精细化管理的实践

图书馆作为一个公益性、服务性的社会文化机构，代表一种维护公共利益、公共秩序的制度，它为读者免费、公平地获取知识与信息提供了平等的机会，也为读者参与和分享知识、社会劳动成果，提高自身能力和水平提供了最好的公共平台[1]。以湖南工业大学图书馆实施精细化管理为例，图书馆以学校精细化管理工程建设为契机，进一步完善了各项规章制度。根据学校精细化办公室的统一安排，图书馆修订了《湖南工业大学图书工作管理办法》，进一步明确了岗位职责，制定了图书工作流程，规范了图书管理工作。湖南工业大学图书馆精细化管理具体落实在以下几个方面：

（一）做好前期准备工作，将分工协作、密切配合落到实处

在图书馆实施精细化管理制订工作方案及前期准备阶段，图书馆的领导与部门负责人首先在思想上高度重视，结合单位及各部门实际，成立实施精细化管理工程领导小组。主要领导担任组长负总责，亲自抓；制订具体实施方案，明确工作内容、责任人和完成时限等；加强与各部门的沟通协调，提供各项具体任务的指导；对各部门上交的材料进行严格把关，抓好落实。

（二）严格考勤制度，改善服务态度，保持良好的工作秩序

图书馆的书库、阅览室保证准时、正常开放并认真接待读者，做好中、晚班交接工作；保持良好的工作秩序，馆员工作期间不浏览与工作无关的网站；严格库室管理，馆员要严格履行工作职责，具备高度责任心，认真仔细办好读者借还手续，如发现借还差错，造成不良影响，则视为工作事故；始终保持架位整齐，对归还或加工好的新书要及时按分类号排架，不得有乱架、堆积现象；工作人员应使用文明用语，耐心解答读者的提问，虚心接受读者的意见和建议，和读者发生纠纷应尽量保持克制，必要时交由上级部门和领导处理；保持图书馆良好的卫生环境，提醒并规范读者的不良行为。

（三）加大监管力度，明确提出具体任务的指导

图书馆坚持从实际出发，坚持“有所为，有所不为”的原则，按 “从无到有，以先为‘适而精’，再到‘大而全’”的发展思路进行图书馆建设。湖南工业大学图书馆在文献资源建设方面积极参加政府采购。为了加强节约型图书馆采购管理建设，加大了监管力度，明确提供具体任务的指导，根据湖南省政府出台的采购、订购商品管理办法以及《湖南工业大学图书招标管理实施细则》，结合湖南工业大学图书馆实际，制定了《图书馆物质设备采购的若干规定》并贯彻实施，加大了图书馆采购监管力度。具体举措有：组织专门班子进行资格培训，严格编制预算、计划申报、标书制作、开标等程序，认真组织开标，针对图书采购实行招标制，期刊实行竞价采购，数字资源实行谈判、议标采购，为学校节约了大量的资金，促进了资金的有效运用；实行财务公开、民主理财、二人签字、一人审批的制度；严格执行国家关于事业单位“收支两条线”的规定。

湖南工业大学图书馆实施精细化管理已达两年。虽然目前还处于初级试行阶段，但就整体成效来看，图书馆事业要取得更大的发展，实现图书馆的大变革，需要做出各种努力和探索，在观念意识、组织制度、人力资源诸多方面进行深入彻底的转变。

三、实施精细化管理应采取的策略

（一）管理细节化，细节人性化

图书馆工作中的每一个细节都直接影响着读者的情绪及其对图书馆的整体评价，因此，高校图书馆在管理中应把工作重点放在细节管理上。我们强调的是管理要细节化，细节要人性化。这也就是说开展图书馆工作要注重细节，将小事做细，在细节中寻找到机会，才能增强图书馆的整体竞争力。精细化管理的实质是人的管理，以细心的态度、细致的服务努力打造服务细节，使精细化管理落到实处。

首先，是理念先行，责任心的树立要具体化、明确化，催化强大的精神力量。精细化管理是一种理念，也是一种精神，正因为如此，必须明确谁分管谁负责，权力人人有，责任人人担。其次，管理细节化的首要任务是人力资源管理的细化，应加大对图书馆复合型人才的培养力度，创新人才的培养体系，为此需要研究适于精细化管理的人力资源管理发展模式，研究无形资产的管理（如数字资源）、考核制度与办法、人员编制等的细化管理；在图书馆“物”的精细化管理中要注意度和细节，比如图书的招投标中的竞价采购管理，要在经费一定的情况下，以最低的价格买到高质量的图书；架位的管理；固定资产的管理等等。在图书馆人力资源管理层次上，要从管理人员的学历层次、学科背景和管理经验等方面充分考察。人员引进后，更要注重对人才的培养和使用，定期为他们创造继续教育和交流的机会，不断更新管理理论，提高管理水平。第三，是建立科学有效的考核和激励机制。要充分调动科研和管理人员的工作热情，让他们创造出更大的价值。

（二）以精细化管理促进科研实力的提升，实现目标管理

图书馆科研工作流程细化包括：横向细化、纵向细化和衔接细化[2]。也就是说应从组织整体、时间控制以及各个部门、各个工作环节之间的衔接来加强图书馆科研工作的全面精细化管理。

1.培养浓厚的图书馆科研氛围和文化精神。以精细化管理促进图书馆文化建设和科学研究水平的提高，培养浓厚的图书馆科研氛围和特有的文化精神。为此，必须做好图书馆管理人员的宣传培训工作，加强知识产权保护意识。

2.在科研管理和技术创新中要有目标。杜绝低水平重复研究；创新科技成果转化模式，建立科学的管理机制鼓励馆员开展创新性研究，要把技术创新和计算机知识、图书馆专业知识有机结合起来。

3.建立高素质科研管理队伍。建立一支熟悉科研规律、技术发展、精通知识产权法规、擅长科研管理的高素质科研管理队伍，努力提高图书馆科研管理和服务水平。

（三）根据不同需求和选择标准，进行服务市场细化

在认真考虑图书馆的整体战略目标后，借助市场细分理论可将细化管理方法落实到实处，提高图书馆服务管理能力，避免资源的浪费。所谓市场细分，是指通过市场调研，依据一定的标准，把某一产品的市场整体划分为若干个消费群的市场分类过程[3]。图书馆的读者群及潜在的读者群实际上就是一个特殊的“市场”，我们必须而且完全可以按照不同的标准，将其划分成不同的读者子市场，并对其需求情况进行深入了解。我们可以建立市场识别的选择标准：（1）根据读者特征细化读者性别、年龄、职业、受教育程度等，确立图书馆公众服务需求模式。（2）读者利用方式细化管理，它主要包括：服务内容和服务方式多样化、多元化；完全的个性化信息服务；提供集“藏、阅、查、咨、借”于一体的“一站式”服务[4]。（3）藏书质量是衡量图书馆读者服务质量的重要标准。图书馆由于其收藏文献的连续性和时效性，很多书刊和资料都能及时反映学科最新动态，使读者能从这些文献中了解这个学科发展的最新动态，去吸收最先进的相关知识。因此，馆藏书刊质量的高低直接影响并决定着图书馆为读者服务的质量。

建立市场识别选择标准，进行服务市场细化，好处有三：一是利于图书馆有针对性地改善自身服务；二是有利于开发新的服务方式和服务内容；三是便于图书馆制定自身发展策略。

（四）法制管理促进精细化

牢筑图书馆财务管理、数字资源管理、读者服务管理科学化、精细化的法制基础。在财务管理方面，可借鉴现代企业内部控制理论和方法构建的财务内部控制规范化体系，杜绝违法实施具体行政行为的情况发生。在数字资源建设方面，针对数字资源基础设施建设（它主要包括：数字图书馆服务与运行的网络化管理、网络信息安全、域名管理等）和信息资源核心内容建设，细化指标，分析现有相关法规对网络信息资源建设的适用性[5]，为使用者、资源和权利人架起顺畅便利的桥梁。在读者服务管理方面，针对图书馆原有读者规则存在的法制意识不强、重管理轻服务等问题和内容滞后、过时等缺陷，提出制定符合国家法律和时代要求的创新型图书馆读者规则应以“服务主导”为方向，以合法性、可行性、统一性和人性化为原则，重点提出了增强读者的权利和义务、改变严厉生硬的措词、强调违章处理中的教育责任及根据图书馆事业的发展及时增删相应规则等修改方案[6]。