可持续发展背景下档案编研现代化的思考

李 良

（河南省水利科学研究院，河南 郑州 450003）

随着我国经济改革的不断深化和管理体制与国际社会的接轨，档案管理只有通过档案编研以自身的现代化去服务现代化社会，着眼市场走出一条可持续发展的路子来，才能摆脱被边缘化的尴尬，除此之外别无他途。因此，档案编研成为档案管理是否实现现代化的试金石和标志，也成为档案管理在市场条件下实现成功突围的有效途径。

一、档案管理现代化认识上的几个误区

档案管理现代化主要包括管理理念和技术设备两大部分，即通常所讲的软件和硬件。其技术特征包括馆藏资源数字化、存储海量化、传递网络化、存储空间虚拟化、信息资源共享化等。其管理理念是在服务对象及需求日益扩大化的新形势下，提升管理人员素质，提供对路的服务，让档案管理产生更大的社会效益和经济效益，进而实现可持续发展[1]。

（一）把实现硬件的现代化当成目的

极左时代终结以后，人们在解除对档案的畏惧之心的同时，也把档案管理给边缘化了。很长一段时间以来，档案馆（室）成为被人们遗忘的角落。档案管理现代化的要求自上而下提出后，档案管理人员的热情和呼声一下瞄准到硬件的现代化上，这是情理之中的事，也是可以理解的事。同时，这也是各级领导认为可以立竿见影出成绩的事，但这部分相对“容易”的工作做完松口气后，人们发现，档案管理现代化像校园光鲜缺少名教授的高校一样，还只是徒有其表。

（二）把管理人员的高学历当成追逐的标杆

在设施更新完成后，人们的认识又更进了一层：现代化设备需要有高素质的专业人才才能得到有效运用，现代档案管理面对新技术必须有相应的高技术人才才能支撑起来。于是，所有的关注聚焦到高学历人才引进和现有人员素质的提升上。人才引进只要有编制，提供待遇，栽好梧桐树，不愁凤凰不来。在职人员素质提升虽然缓慢一些，但通过专门培训、鼓励自学、送出深造、扩大交流以及走出去请进来开阔视野等手段综合运用，也不难办到。但跨上这一层后，还是未能带来档案事业期望中的质的突破。

（三）把管理手段的更新当成目标

网络媒介和其他新技术的广泛应用，在提高管理效率和管理质量的同时，也对传统的业务处理习惯提出了挑战，要求工作方法和新的系统相适应。更重要的是，要使档案信息资源社会化和共享，原有计划经济体制形成的制度及标准的壁垒，就必须拆除。管理手段的更新成为必须迈过的又一道坎。档案管理手段的更新包含三个方面的内容：一是在硬件的管理上，数据化形式的档案和传统纸质化的档案，在管理上有着截然的不同，动态、易控、可变、保密等，都需要考虑。二是在管理标准的统一上，档案管理现代化是建立在以计算机存贮（CHU）、网络传输等高科技支撑下的严密分工和广泛协作基础之上的，这较以往更依赖于统一的标准和规范。三是服务手段的更新。新技术的日渐成熟和广泛运用，使服务手段的现代化如上门服务、预约服务、档案馆（室）之间资源共享的延伸成为可能。而坐等上门、被动提供利用服务等传统管理模式因无法与社会接轨而遭摒弃。但跃升到这一层后，人们虽然看到了全新的风景，但仍明显地感到来自内部因自我造血功能不足带来的发展无法持续和社会因需要无法满足而抱怨的双重压力。

二、档案编研现代化需要破解的几个难题

（一）重塑公众对档案编研的信任

信任是连接档案编研工作者和服务对象之间的纽带和桥梁。造成公众对档案编研成果不信任的原因有很多，但概括起来，可以划分为两大类。一类是档案编研自身的原因，一类是社会原因。自古以来，从朝廷到普通百姓，人人都对档案资料的原始性和客观性抱有敬畏之心。历代无论朝廷还是地方，参加修史的人在德字上大都是无可挑剔的，他们下笔之时，都有一种油然而生的崇高感和神圣感。良好的职业操守，赢得了人们的信任。到了“文化大革命”时期，在一切都要服从政治斗争需要的口号下，档案资料的提供也只能让怎么编就怎么编。社会信任属于文化的范畴，而文化的显著特征是它的连续性，文化一旦断裂要重新恢复，绝不是一朝一夕的事。档案编研人员只能靠良好的职业操守，比以往任何时候更严格地要求自己，去一点一点地积累和扳回公众的信任。

（二）缺少能产生广泛社会影响的成果

研究领域是靠成果说话的。一个学科领域如果没有重大成果，便很难引起领导重视和社会关注。改革开放后，因为没权没钱，档案管理边缘化已是不争的事实，而相应的是人才的流失和断代。资金投入不够，缺失专门人才，再加上部分人员急功近利的浮躁心理，近年，档案领域“编”的东西多，“研”的东西少，有些干脆是东拼西凑，甚至是相互抄袭。有些编研者为了市场而媚俗，把一些未经考证的野史也硬拉进来，这最终伤害了档案编研工作本身。集中力量出重大成果，既是国家文化战略的需要，也是公众对档案编研工作者的期待，还是档案管理依靠自身创造经济价值的现实需要。

（三）档案编研理论研究亟待加强

理论是实践的先导。没有理论的指导，档案编研很难走远，更谈不上系统化和规范化。档案编研有其自身的规律，整个系统应包含五个方面的要素，即档案资源、申请立项、编研过程、编研成果、成果开发[2]。这里面要遵循的规律有资源对应规律、社会需求导向规律和价值增值规律等。而检验档案编研工作按规律办事的标准，是社会和市场。编研成果和企业产品一样，企业生产的产品实现了交换，才是商品，才有价值。编研成果也只有被社会利用了，才有价值，否则，至多算是馆藏里又添了一份资料。同时，怎样向社会提供才更有利于保护编研人员的知识产权和档案馆（室）的权益等，这些都是需要尽快深入探讨的。只有明确门槛的高度和具体流程，才能促使社会人才在测算成本后安心进入，并以此弥补专业人才的不足。同时，应在吸纳传统文献编纂精华的基础上，融合网络传媒等现代科技的运用及西方研究成果，创建与国情相适应的档案编研学，指导档案编研沿着正确轨道前行。

三、实现档案编研现代化，多出成果、出重大成果的关键环节

（一）有效提升档案编研专业人员的素质

社会人才的进入不能代替编研专业人员主力军的作用。档案管理人员要对资料进行编研，首先要求他们是精通档案专业的行家里手。科学技术的发展也带来档案形式和管理模式的深刻变革，过去的人、纸对话，变成了人、机界面，缩微型、机读型、视听型档案大量涌现，网络传输的兴起使传统手工分类、归档变成了机上的数据处理，相应开发的软件系统也需熟练运用。这些一般档案管理人员需要掌握的技术，编研者都要掌握。档案工作的综合性专业性很强，不仅涉及历史、文献、文字、管理、法律、政治、经济等社会科学，还涉及生物、物理、化学、数学、计算机等自然科学，还要随着这些学科的发展不断完成自己的知识更新。工欲善其事，必先利其器。档案编研人员怎样进行内功的自我修炼？一是要在熟悉档案资料上下工夫。要做好档案编研工作，要耐住寂寞、埋头苦干，扑下身子，把档案内容理清，把存放地点搞准，真真正正做到心里有数。熟悉档案资料最好的方法是亲自动手编目，它能使人既熟悉了内容，也固定了整理成果，又对档案信息进行了梳理、记忆，是事半功倍、一石二鸟的行之有效的好办法。二是多参加不同专业门类档案资料的收集。不同专业的档案，各有其特点，多参加一些专业门类档案资料的收集，就会多了解一些档案资料的内容。三是到一线跟实践经验丰富的老同志一起参加对档案的立卷归档业务的验收。全流程参加一次，比听上十遍流程介绍都记忆深刻。四是在档案保管过程中熟悉。档案在保管过程中要定期进行检查，在检查时，要做有心人，既了解库房的保管状况，又熟悉内容。在提升队伍素质上，还要重视引进专门人才，特别是要引进一些高、尖、精，能够成为档案编研学术带头人的人才。

（二）在培育创新理念上下工夫

我们身处改革的年代且改革日益深化，在社会体制变革的同时，作为强盛中华民族之必需，国家也在大力倡导科技和企业品牌的自主创新。在这个大的环境中，档案人员只有培育创新理念，才能在创新编研方法的同时，用创新的目光去看课题中的事物，并将创新理念自觉地运用到实际工作之中。“我们最大的敌人，常常是我们自己”。档案编研要实现可持续发展，每个编研人员都应对此有清醒的认识。

（三）正确确立档案编研工作的发展方向

一是档案编研要逐步由单一化走向社会化。社会化是指参与编研的人员和编研成果服务利用社会化。社会化既是社会发展的现实需要和公共知情权的要求，也是由档案资源的社会属性决定的[3]。档案资源搜集整理的目的在于用，如果不用，也就失去了搜集整理的意义。编研的目的是最大限度地满足社会对档案的利用需求，具有的也是社会属性。档案资源的社会性和编研成果的社会性，注定了档案编研工作只能走社会化的发展路子。二是增强档案编研工作具体组织形式的灵活性。服务是以能否便捷、有效地满足利用者的需要为出发点的，所有的形式，都必须从属于内容。譬如，面对一个档案馆的资源、人才无法承担的大课题，可以多馆合作，成果、利益共享。本馆人力不足，可以采取外聘包干的形式。受财力局限，可以和出版传媒系统甚至企业进行合作，对方出钱，成果优先使用或受益分成等。在具体实践中，要敢于借鉴西方的成功经验，大胆进行尝试。三是档案编研课题在立项时就要有市场定位。特别是对一些自主编研的课题，在考虑社会效益的同时，也要把市场元素通盘考虑进去。在文字叙述上讲究优美、生动，避免枯燥、晦涩；在内容上既要有文字、图表，也要适当多配一些插图和照片。总之，在不降低学术品位的同时，多一些时尚文化的气息。四是广泛采用新技术。科学技术是第一生产力，在科研上就是助推器。就档案编研本身而言，计算机的运用和互联网的出现，对编研工作者是一次大解放，对编研的效率也是一次大提升。档案编研要想多出成果，快出成果，新的科技手段运用是必不可少的。

（四）加快档案编研成果评估体系建设

“所谓档案编研成果评估，就是对档案编研过程和成果质量进行估量，向社会做出检验认证，向组织单位进行反馈并以此作为兑现合同规定的依据。”[4]档案评估可以倒转来帮助组织者进行质量的反向控制，和组织者的正向控制相结合，使得整个工作流程控制更加严密。评估体系建立应遵循如下原则：一是要客观。失去客观性，也就等于失去了组织者、编研者和社会三方的信任。二是要全程介入。档案编研需投入非常大的资金、时间和精力，事后评估容易造成极大的资源浪费。所以，档案评估应当在选题申报时就介入，对该选题进行是否有价值的估算，使组织者和申报者对必要性有个考量。选题立项后，要对编研材料质量进行评估，以保证编研成果的可靠性和完整性。接下来，是对每个大的课题的大的阶段进行评估，这样，便于组织者流程控制，也便于编研者对问题的查找，最终确保一个优秀编研成果的产生。三是要实用。对档案编研成果的评估不像对物化的产品认证，物化的产品可以有死的指标，而档案评估“文无第一”的特质使得几乎每一项成果都有鲜明的个性特征。因此，其评价体系既要能够真实地反馈出相应信息，又要能够进行实际操作。

综之，档案编研是档案管理的最高层次，也是市场条件下成果深度开发和实现档案资源增值，进而实现档案管理可持续发展的必然选择，市场条件下的档案管理现代化，只有靠档案编研现代化来实现，档案编研肩负着档案事业发展的未来，任重而道远。

[1]刘思华.可持续经济精粹文集[M].北京：中国财政经济出版社出版，2007.

[2]邓绍兴，陈智.档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1997.

[3]樊如霞.档案编研社会化论[M].长春：吉林人民出版社，2005.

[4]杜晓宇.当代档案编研评估体系研究[J].档案管理，2007，（1）：37—41.