高校人事档案信息化建设探析

刘冬梅

（湖南工业大学 档案馆，湖南 株洲 410008）

高校人事档案信息化建设探析

刘冬梅

（湖南工业大学 档案馆，湖南 株洲 410008）

教育强国战略的实施，信息时代的要求，决定了高校人事档案管理工作必须走信息化建设的道路。高校人事档案管理工作应转变思想观念，提高信息化建设的意识，积极培养复合型人才，努力推进人事档案的数据库建设，真正实现人事档案的信息发布、传递、加工、存储和利用的一体化和档案信息资源的共享、共用。

高校人事档案；信息化建设；人事档案数据库；信息资源共享

高校人事档案是高校教职员工工作、学习和生活情况的原始记载，真实客观反映了思想面貌、工作业绩、个人经历以及所受奖惩等多方面的情况。[1]高校人事档案作为高校衡 量员工教学科研水平、进行职称评定及干部选拔培养、考核任用的基本依据，为学校的发展提供了最基本的信息资源库，作用不容忽视。

网络信息时代，教育竞争成为国家竞争的核心内容，我国政府适时提出了教育强国战略方针，高校人事档案管理中旧的模式和方法，已难以适应新形势下的高校人才管理的要求。以信息化建设为契机，创新管理模式，全面提升人事档案的管理水平，更好地为学校发展和人事工作改革服务，显得尤为迫切和必要。

一 高校人事档案信息化建设现状

所谓档案信息化，“就是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务”[2]。具体来说，就是把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统；把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库；通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析和加工。档案信息化建设后，档案利用就更为便利化、快捷化和效益化了。[3]但不可否认的是，受发展水平和思想认识的影响，高校人事档案信息化建设的现状不容乐观，与信息化建设的要求还有相当的距离，这主要表现在如下方面：一是很多高校人事档案缺乏一个系统、完整的业务指导规范体系，人事档案内容残缺，管理多头，没有构建一个协调一致的管理体制；二是部分高校人事档案管理手段落后，效率不高。人事档案管理系统还不规范，数据库建设的任务还任重道远；三是高校人事档案信息化建设要求的复合型人才还很奇缺，学历普遍偏低，专业化知识的掌握还有待加强；四是档案管理信息系统的内容还有待健全，纸质档案简单再现的状况有待改善，所有这些，严重影响了档案利用的查全率、查准率。

上述情况存在，满足不了人事档案为高校发展服务的需要，不利于高校人事分配制度的改革，也严重制约着高校教师教学科研积极性的发挥。这势必要求高校人事档案管理的转移工作重心，由过去的强调实体管理，转移到实体管理与网络信息化管理并重的轨道上来，惟其如此，才能更好地发挥人事档案信息在高校改革和发展的功能和作用。

二 高校人事档案信息化建设途径

高校人事档案管理工作要适应高校改革和发展的要求，做到主动、积极地服务于高校的发展战略，就要大胆改革，锐意进取，加快人事档案的信息化建设的步伐。

（一）转变观念，提高人事档案管理的信息化建设的意识

教育强国战略的实施，对高校发展提出了越来越高的要求。人事档案传统的手工保管的管理模式，已经难以满足高校改革和发展的要求了。为此，就要从“重管理、轻利用”的传统模式中解脱出来，变“封闭式”管理为“开放式”管理。[4]要紧跟形势发展的变化，积极采用现代化的手段开展档案服务工作，全面掌握现代化设备的实践技术。学校领导要从战略的高度，来看待人事档案的信息化建设，加大资金投入，为人事档案信息化建设提供政策支持和资金保障。以此相应，高校档案管理人员要提高信息化建设的意识，积极、主动地将人事档案信息进行电子化、数字化处理，并通过专用网络来管理人事档案信息，为学校的相关工作提供便捷、优质的信息服务。

（二）推进人事档案的数据库建设，奠定人事档案的基础性作用

高校不断发展壮大的现实和人事变动较大的特点，致使高校现存纸质档案的材料越来越多、占用空间越来越大，管理和使用起来极不方便。因此，要加快信息化建设，就要建立起较完备的人事档案信息库。只有这样，才能保证信息数据的真实可靠，奠定人事档案管理的基础性工作。人事档案记录的原始性特性，能从根本上确保其凭证性作用。要保证人事档案信息的真实可靠，就要把人事档案的信息化建设作为核心问题。只有建立在扎实基础工作之上的人事信息管理系统，才能为学校相关部门提供全面、真实的人员信息数据。[5]在高校事业飞速发展的形势下，人事档案管理人员务必须认真细致地做好人事档案的甄别、整合、归类工作，力争人事档案与高校事业的同步发展。

（三）实现高校人事档案的信息发布、传递、加工、存储和利用的一体化

高校人事档案管理工作中，经常会面临很多的内外联系和沟通。人事档案本身属性也决定了它具有时效性强、传达范围广的特点。信息时代的来临，人事档案的电子化管理，又使得电子文件档案的存量会越来越多、规模会越来越大。因此，只有依靠现代科学技术，实行人事档案的信息化管理，才能改变人事档案管理工作中的繁复、低度现象，做到一次录入、多次使用、信息共享、保密安全。

（四）构建快捷、方便的数字化信息平台

在新形势下，高校人事档案管理部门要根据学校的工作需要，构建快捷方便的人事档案信息库和管理系统，要积极开发利用人事档案信息资源的储存和调用功能，为各种不同的服务对象提供快捷高效的信息服务，扩展人事档案的服务范围，逐步提高人事档案的利用率。

要达到上述目标，就要做好三个方面的工作。一是要建立全校教职工的人事信息资源库，把他们教学科研、职务变动、奖惩考核、工作经历等相关信息，全面存入信息管理库，做到随用随调，保证人事信息快捷高效的流转和处理。二是学校各职能部门也要充分利用人事档案数据库的功能，来查询获取所属部门人员的人事信息资料，实现人才资源的合理使用。三是学校人事管理部门也要充分利用人事档案信息数据库，全面掌握学校发展所需的人员数据统计、教师队伍结构、科研团队组成、人才培养和专业技术人员分布等情况，综合处理各类统计报表，提高工作效率。

（五）培养适应高校人事档案信息化管理的复合型人才

高校人事档案管理人员，是从事高校人事档案管理工作的主体和根本。只有提高他们的综合素质，才能真正促进高校人事档案管理工作上水平、上层次。高校人事档案管理信息化建设要求，需要大量的既掌握现代信息技术，又熟悉档案管理业务的复合型人才。因此，高校必须加快培养复合型的高端人事档案管理人才。应针对目前高校复合型的高端人事档案管理人才不足的现状，要加强在职人员的继续教育和培训，更新他们的知识结构，使其能尽快掌握相关的信息处理和信息管理技术。同时，高校还可以根据自身的实际，有计划、有目的地选调、引进一批计算机专业人才，同时，有针对性地对他们进行人事档案的专业知识培训，把他们培养成复合型的高端人事档案管理人才，加快高校人事档案管理信息化建设的步伐。

三 高校人事档案信息化建设意义

高校实行人事档案信息化建设后，有利于发挥人事档案的多元化作用，有利于提高人事档案管理的效率，也有利于高校的全面、可持续发展。

（一）能发挥人事档案多元化的立体作用

高校师资队伍的建设和发展，干部的选拔和使用，人才资源的开发和利用，人才的引进和流动，都通过人事档案材料来进行决策。当今社会，人事档案的社会服务功能在不断增加，服务利用的范围已不再限于单位的人事组织部门，与人事档案的主体同样有着非常密切的关系，比如个人贷款购房、身份证明各种公证以及出国旅行、留学等等，都需要使用人事档案提供的相关信息。人事档案的信息化建设后，能快捷有效地满足当代社会对人事信息的多元化的需求，凸显人事档案的立体作用。

（二）能提高人事档案管理的工作效率和档案利用率

人事档案不能一成不变，需要根据人事变革适时予以补充、更新和完善。就现有状况看，高校教职员工专业技术职务的晋升、学历学位的提高、各种奖励的荣获、政治面貌的变化、工资的不断变动、年度和聘期的考核等，都处于一个不断变化的过程之中。高校人员的不断增减、流动的加快，都使得档案管理有一个经常需要进出、转递、变动的过程。要更好地利用人事档案，不断提高学校管理工作的效率，建立高效便捷的人事档案信息化的管理系统是必然选择。通过计算机网络检索和数据处理，学校能真正实现对人事档案接收传递、存储分布、进出变化的动态化的管理，进而全面提高管理的工作效率和档案利用率。

（三）有利于学校可持续发展

人事档案信息化建设，能够给学校组织人事部门的人才选拔和人才管理工作带来极大的便利，学校领导和组织部门可以通过信息化的人事档案系统快捷获取准确、直观、全面的人才信息，更加科学地选拔人才，使用人才。同时，“通过查阅各种人事信息数据，便于学校领导对学科专业、人才队伍建设等状况作深层次分析，为学校政策法规的制定、发展方向的预测提供依据”[6]。

[1]许志娟.高校人事档案管理信息化建设初探[J].湖北成人教育学院学报,2009,(6).

[2]吴白莉.试论高校人事档案信息化[J].档案与建设,2009,(9).

[3]刘冬梅.高校人事档案管理工作:意义、研究现状与创新[J].吉首大学学报,2011,(3).

[4]杨琛.高校人事档案管理信息化初探[J].科技信息,2009,(10).

[5]刘冬梅.试论高校教师业务档案管理的改革[J].湖南工业大学学报(社会科学版),2011,(4).

[6]薛晓峰.浅析新时期高校档案管理的现状与对策[J].吕梁教育学院学报,2009,(3).

G271

A

1673-2219（2012）06-0170-02

2012－03－08

湖南省社科基金资助项目“高校人事档案管理工作创新研究”（项目编号2010YBB105）。

刘冬梅（1971－），女，湖南攸县人，湖南工业大学档案馆馆员，研究方向为档案管理。

（责任编校：周欣）