建筑设计单位档案管理信息化建设研究

谭晓霞

（广西建筑科学研究设计院，广西 南宁 530000）

建筑设计单位档案管理信息化建设研究

谭晓霞

（广西建筑科学研究设计院，广西 南宁 530000）

建筑设计行业的档案总类繁多，档案总量巨大，档案管理归根结底是信息资源的管理。文章分析了在信息化条件下，档案管理的信息化建设问题。

档案管理；信息化；网络

档案管理信息化是在市场经济的条件下，对管理更加专业化和职业化要求的产物，信息技术给我院特别是综合管理科室的档案管理工作带来了挑战和机遇，信息化建设的重要意义及其可能带来的巨大影响已受到充分重视。 广西建筑科学研究设计院成立于1958年，是我国成立较早的省级建筑科学研究设计单位，业务范围包括建筑工程设计、建筑工程监理、建筑智能化系统工程设计、建筑信息检索咨询等，致力于向社会提供高品质的设计服务，在行业中享有极高声誉，综合管理科承担着我院各类业务档案管理的重要责任，但随着档案种类、档案数量、档案归档及检索时效性等要求不断提高，我院档案管理工作逐渐不太适应档案现代化管理发展的需要，信息技术的广泛应用和加快推进，使档案基础业务建设的重心向档案管理信息化建设转移。然而，在档案信息化建设进程中仍存在着不少无序现象，严重影响着信息化建设的快速健康发展。因此，针对信息化建设的必备要素进行最优化、最有效的组织管理，乃是成功的关键。

1 档案信息化建设的意义

1.1 对于管理人员的意义

（1）档案管理不再费时费力

1）档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。

2）数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

3）各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。

4）自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

（2）检索查询更为方便

1）传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

2）提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

3）提供网上查询手段：单位内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

（3）档案的查借阅工作更加可控。

传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现信自化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

1.2 对于职能部门的意义

（1）提高整个部门的工作效率

实施档案管理的信息化后，部门管理员工可以从繁重的手工劳动中解脱出来，不再是目录的打字员和档案的保管员，可以更好的从事档案的收集工作和档案的编研工作，极大提高职能部门的工作效率。

（2）提高整个部门的技术水平

企业的信息化、数字化、网络化是发展的大方向，每个部门都这方面投入很多的精力。只有实现档案工作的信息化，才能和矿业单位的发展相协调，适应不断变化的外部环境。

（3）有效的进行档案的收集工作

档案的收集需要管理人员付出辛苦的劳动；档案的分类、整编同样需要付出辛苦的劳动，如果没有一个好的管理平台（管理工具），档案的收集和整编只能是零星的和不完整的。

（4）有效的为科研服务

档案管理的信息化，将档案在网络上共享，科技人员可以在自己的计算机上查阅档案资料,提高了工作效率；同时档案资料的电子化更便于科技人员的二次利用和开发，提高了研究院整体的工作效率和竞争力。

（5）有效的为决策服务

科技档案是研究院最宝贵的无形资产，是研究院投入大量资金、经过科技人员辛勤劳动，由档案管理人员分类、编目，最终成为研究院的核心竞争力是研究院领导决策的依据。而文书档案通常是由院领导亲自起草，亲自下发的,是领导决策的具体体现。所以档案的信息可以更好的对档案进行利用，为决策提供依据。

（6）部门职能变保管为服务

档案管理信息化以后，单位的无形资产（企业档案，包括文书档案、科技档案等）可以在网络上方便浏览（有相关的权限控制），为单位领导和设计部门提供优质服务，这样档案管理的职能不再是档案的保管部门，而是单位内部信息的信息中心。

2 结合工作实践，提高自身档案管理信息化的想法

以我院为例，档案信息来源主要以纸质为主，档案包括文献、合同、报告、资质资料、科技项目成果等种类较多也较杂，人工传递核对资料是否齐全，再手工录入系统，仅做编制序号存档用，不做信息资料查询和利用。因此我觉得这样的档案管理模式只是简单收集、简单装订整理、简单保管的简单模式，缺少档案信息化（电子化）管理的内涵。在我的理解中，传递收集资料电子信息，可以和纸质办理审批等环节一起传递。纸质流转完毕归档，电子信息统一归档，工作人员在归档环节只要对纸质和电子信息目录做简单核对就可归档，电子信息也要作为资料归档。

整理环节要以计算机信息网络为依托，以档案电子信息为标签，表明柜号、编号、序列号等信息，建立数据库信息系统。通过管理软件，可以图形化管理。例如，查找整理档案时可以关键词搜索引擎，系统图形化提示在那个位置，提供工作者查询、整理。方便快捷，管理一目了然。保管环节沿用常规保存，如碰到搬运，移送资料等情况，电子信息要登记，做好备注，同时变动信息可以作为日后跟踪查询。

目前一般的档案管理模式基本缺少开发和利用的内容。以我的理解，开发和利用本应该属于同一环节，根据应用内容而开发。这里不是单纯的说是管理系统的开发，而是档案资料能够向谁提供什么内容，为哪些用户提供查询，查询等级如何等勾稽关系的协调，可以通过信息管理系统搭建交互关系。

3 档案电子化管理模式和系统应具有的功能

根据多年的档案管理经验，结合个人的心得和对档案管理电子信息化的要求，对档案信息化管理的目标和功能进行了总结，在经费允许的前提下也可以构建或者开发适合我院特点的信息系统，现对档案管理信息化工作改进建议和归纳如下：

3.1 电子档案信息的采集

档案信息资源的来源主要有三种：传统档案的电子化、从业务系统直接接收的电子文件以及网络上具有档案价值的信息资源等。信息数据构成形式包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其他文件如命令文件，亦称计算机程序等。对我院档案进行电子化的时候，要根据电子化的不同原因（利用、复制或保存等）选择不同的技术要求。至于电子文件，电子档案要和信息形成者之间签订协议，对移交信息的格式、范围等做出规定。

3.2 电子档案信息的处理

电子档案管理必须面对大量的、多样的、异构的甚至是复合的文件，对这些信息进行鉴定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真实性、完整性，还要对信息进行长期的保存，保证信息可访问、可理解。

3.3 电子档案信息的查询

电子档案具有多种查询途径、强大的检索能力、友好的用户界面以及完善的借阅管理和调用控制功能。能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索；能对查询结果进行显示、排序、转存、打印输出等技术处理。

3.4 电子档案信息的发布与传递

电子档案信息的发布是基于面向对象机制的。电子档案可以选择多种方式进行信息发布。具体包括：对各立档单位提供文件在线的检索和利用等；对其它用户提供网络传输等等。

3.5 电子档案信息的安全和权限管理

在网络上存取和访问电子化档案，必须在有效的权限管理下进行，并以适当的技术保护档案资源不被滥用。电子档案的信息安全和权益管理，能够做到既能保护系统的安全，又能使系统有最大的使用率，具体包括硬、软件系统的安全，网络安全，电子化档案信息安全和用户利用的安全等。

3.6 电子档案的长久保存

传统档案的基本功能是负责接收具有长久保存价值的档案，存储并提供利用。传统环境下，纸质档案保存上百年并不是非常困难的事情，因此档案的长久保存并不是传统档案管理面临的最突出的问题。而电子环境下，电子信息对于软硬件具有极大的依赖性，但是软硬件更新换代的速度又非常地快，常常是当前的软硬件已经无法重现几年前的电子信息；另外，软硬件之间又存在着一定程度上的不兼容问题，一个系统产生的电子信息却无法在别的系统中显示。因此，电子档案信息的长久保存成了电子档案面临的一个突出而重大的问题，也成了电子档案的一个重要功能。

4 推进我院档案管理信息化建设的举措

档案管理现代化、信息化，其核心是管理手段的现代化和保护技术的现代化，管理手段的现代化和保护技术的现代化主要是采用计算机及其配套设备，缩微机及其相关设备，保护技术的现代化，主要是档案存储、环境控制、档案存储载体更新改造的科学化。我认为加快档案管理现代化、信息化的建设，院级层面主要应做好几方面的工作。

4.1 加强领导、提高认识

加快档案信息化的建设，要更新各级档案人员的知识结构。档案事业改革创新，关键在于管档案的人，使档案信息化有一个明确的引路人。要提高领导的现代化管理水平和业务工作水平，以适应现代化管理的需要。努力把档案信息化建设作为政务建设的一个重要内容，逐步构建起各地档案信息平台，提高工作水平和工作效率、提高服务质量。

4.2 加大投入、增配软、硬件设施

要加快档案信息化的建设。首先，要舍得投入财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力主要来源于各级政府，这就需要做大量的工作，引进资金加快更新改造的步伐。同时，作为上级档案主管部门，也可以与相关部门沟通协商、共同提出解决问题的办法在政策上给下级部门创造条件，使档案信息化建设加快发展。

4.3 引进和培养现代化管理人才

提高人员素质，培养管理人才。积极更新、改善设备和管理手段是实现档案管理现代化的先决条件，但现代化设备要求管理人员必须有现代化素质。为此，一要努力培养网络服务需要的系统分析和设计人才、数据分析与开发人才、网络设计与管理人才。二要积极让档案管理人员参加档案专业现代化培训和业务培训。三要抓好档案专业人员的在职培训、进修，提高档案管理人员的知识结构和整体水平。四要加强理论研讨，增进学术交流，提高编研水平。

4.4 提高档案信息的获取能力

长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取我院的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

4.5 提高档案信息的鉴定、评估能力

把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。

总之，档案工作的信息化建设应在档案信息资源的有序整理的基础之上加快档案信息网络的建设、加强档案信息资源的开发利用、做好档案信息化人才队伍的建设、促进档案信息资源开发利用的政策法规及标准的制定，同时对欠发达地区，要正确处理经济瓶颈对档案信息化建设的制约，从而使得信息化建设成为一个系统网络。在以知识和信息为主要特征的知识经济时代，档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行，我们必须重视和加强档案的现代化管理进程，不断加快行业档案的信息化建设。

[1] 高燕春.央企档案管理信息化新探——以神华集团为例[J].中国档案,2009,(3).

[2] 范志伟.浅谈档案信息化管理过程中的安全保护问题[J].职业技术,2009,(7).

[3] 农克平,施向东.浅谈人事档案信息化管理[J].医学动物防制,2009,(8).

Research of document management informatization construction on architecture design unit

The files of the architectural design industry have many categories, and archives amount is huge,Files managements is information resources management in the final analysis. Under the information conditions, the archives management information construction was analyzed.

File management; Information; network

G271

A

1008-1151(2012)06-0282-03

2012-04-23

谭晓霞，女，广西建筑科学研究设计院助理工程师。