论商务礼仪在商务谈判中的合理使用

2012-04-02黄娟

当代教育理论与实践 2012年7期

关键词：商务礼仪商务谈判商务

黄娟

(湖南民族职业学院外语系，湖南岳阳 414000)

论商务礼仪在商务谈判中的合理使用

黄娟

(湖南民族职业学院外语系，湖南岳阳 414000)

随着中国经济的迅速发展，商务谈判活动也日益增多。在商务英语谈判中，商务礼仪有着非常重要的作用。合理地使用商务礼仪可以帮助谈判的顺利进行。但由于中西方文化存在差异，从而影响商务谈判的进行，所以商务谈判者在谈判过程中应该注意商务礼仪的正确使用。

商务礼仪;商务谈判;文化差异

一商务礼仪的含义

商务礼仪，就是指商务人员在进行商务活动中需要遵守的一种行为规范。商务礼仪可以约束商务活动中的各种行为，主要是为了体现人与人之间的互相尊重。它主要包括商贸活动中如何热忱地接待客户、如何融洽地进行商务谈判、如何成功地宣传自己的商品、如何隆重地举行各种商务仪式、如何妥善地解决商务纠纷，等等。

二商务礼仪的重要性

(一)商务礼仪是企业进行商务谈判的需要

商务谈判人员一定要意识到商务礼仪的重要性。要成为一名合格的商务谈判人员，首先要提高自身的素质修养，要有思想，有知识，还要懂礼节。其次，商务谈判人员既然作为企业的形象代表，一定要注意自己的言行举止，随时随地以规范的礼仪要求来约束自己的行为。特别是在国际商务谈判中，会接触到世界各地各行各业的人员。因此，我们的商务谈判人员应该熟悉和了解不同国家的风俗人情，这样才能有助于在谈判过程中把握谈判对象的心理活动，分析对方言语背后的深刻含义。由此可见，商务礼仪在商务谈判中能够体现谈判双方的互相尊重。

(二)商务礼仪有助于塑造良好的社会形象

人们都知道，在人际交往中，要给交往对象留下深刻的印象，个人形象非常重要。那么，作为一个企业工作人员，更应是如此。企业工作人员在商务活动中，代表的是企业形象，如果能讲究商务礼仪，就能帮助自己的企业在社会上树立良好的企业形象，从而得到公众的肯定与赞扬，很容易获得社会各方面的信任和支持，创下良好的信誉度，有助于在激烈的竞争中具有坚实的市场竞争力。由此可见，企业谈判人员时刻注意礼仪，既是个人素质的体现，也是树立企业良好形象的需要。在商务谈判过程中，其仪容仪表、言谈举止、礼貌礼节等礼仪都是决定着塑造企业形象的关键。

(三)商务礼仪是妥善处理好各方面关系的需要

在商务谈判中，处理好与竞争对手、合作伙伴以及客户之间的关系是不可忽视的。谈判人员在谈判过程中的综合表现直接影响着人际关系的建立。谈判人员的行为方式的好与坏决定了商务人际关系的深入程度。因此，有着良好礼仪规范的商务行为有助于加快谈判双方商务关系的建立;良好的商务关系又有助于商务谈判的顺利进行。

三商务英语谈判前的礼仪

第一，合理选择商务谈判时间。商务谈判时间不能由谈判一方单独做决定，需要双方商议决定，否则视为失礼。要选择对对方最有利的时间进行谈判，避免双方在连续工作之后身心状态处于低潮的情况下进行谈判。

第二，合理选择谈判地点。谈判地点最好选择在自己熟悉的地点，因为，自己熟悉的环境有助于争取谈判的主动权。倘若不能争取到，也可以选择谈判双方都熟悉的场所。如果谈判次数较多，可以考虑变换谈判场所，以便缓解紧张的谈判气氛，达到最佳谈判效果。

第三，合理选择谈判人员。商务谈判队伍一般来说由主谈判人、谈判助理、谈判专家和其他谈判人员组成。谈判人员的素质修养与仪表形象始终可以传达一种信息，这种信息与谈判的实质内容一起传递给谈判对象，相互影响与感染。

第四，合理收集谈判资料信息。谈判人员要关注与谈判相关的任何情况，并提前进行调查研究，收集大量的资料信息。准备谈判资料信息，主要是为了根据主题行情，评估对方的实力;调查和掌握对方的文化背景和社会风俗，了解多方的法律制度，以便在谈判中掌握主动权。

四商务英语谈判中的礼仪

第一，商务谈判中的座次礼仪。商务谈判时，按照参加谈判的团体个数可分为双边谈判和多边谈判。双边谈判一般采用长方形的桌子进行谈判。通常宾主各占一边，面对面相对而坐。长方形谈判桌一般横向对着门口，宾客对门而坐，东道主背门而坐。中间坐双方负责人，其余人员按照职务高低依次分坐左右，原则上是以右为尊;多边淡判多采用主席台，即在谈判室里面向正门设置一个主席台，其他各方人士则一律背对正门，面对主席台分别就座。各方代表上台轮流发言。此外，待座位安排好后，最好给座位摆放座牌和安排礼仪小姐进行座位引导，避免坐错位置。

第二，商务谈判中的见面礼仪。首先，要注意的是见面之初的介绍。较正式的谈判场合，介绍的先后顺序是，按照地位高低，逐个介绍;若地位平等，则应先介绍年长的。被介绍到的人应起立并微笑示意，注意使用礼貌用语。若备有名片，可适时递上。再则，见面时还应注意姿态的礼仪。如谈判时要注视对方，使对方感到你的态度认真诚恳，被你关注。同时手势应自然，切忌双臂交叉在胸前，以免给人以轻浮傲慢的感觉。

第三，商务谈判中的语言礼仪。首先，谈判者要善于表达。谈判人员要常用一些委婉的言词，紧密围绕谈判主题进行谈判。谈判中遇到阻碍时，要能够灵活采取各种适当的应急手段，摆脱困境。如果谈判对象针对某个问题要求立即做出答复时，你可以先看看时间，说:“不好意思，这个时间点我需要回个重要的电话，请您稍等一会儿。”如果这样的话，你就可以争取到1～3分钟的考虑时间。其次，适当地使用肢体语言。如果赞同对方的提议，可以微笑着点点头;如果没有一次性弄明白对方的意思，可以做出迷惑的表情。最后，要把握多听少说原则。善于倾听是人际交往的法宝。倾听可以表示对对方的尊重，还能因此获得对方大量的宝贵信息，争取时间了解对方的意图，最终找到解决办法。

第四，商务谈判中的场下礼仪。商务谈判不只局限在圆桌会议，越是有难度的谈判，越需要重视私下里的交流，这不但可以弥补会议桌上的不足，甚至可以对谈判的成败产生影响。如当谈判很艰难的时候，按照相应的礼仪规范，安排一些娱乐活动，如酒会、舞会和拜会等，而这些接触正是你充分展示公司形象的机会。如果能赢得对方好感，有助于谈判的成功。

五商务英语谈判后的礼仪

首先是商务谈判中的签字仪式。在签字仪式前，签约双方应共同做好各种文本的准备工作，包括定稿、翻译、校对、装订等工作，并商定洽谈仪式程序和其他有关细节。按规定参加谈判的全体工作人员都应该出席授签仪式，签约双方的谈判人员应该一起入场，相互握手并入座。在助签人员的协助下，签字完毕后，双方代表应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。签字完成，双方人员一般会在交换文本之后当场饮上一杯香槟酒，并与其他方面的人士一一干杯，这是国际上所通行的庆祝签字仪式完成的常规性做法。最后，还要在签约厅合影留念。合影结束后，应让双方最高领导及宾客先退场。

其次是商务谈判最后的赠送礼物的礼仪。馈赠礼仪是商务谈判宴请前最后一项礼仪。这项礼仪相当重要且讲究。赠送礼物的主要目的除了对本次谈判顺利结束表示祝贺以外，也为了表达友好关系，达成进一步交往的愿望。之所以称其讲究，是因为只有合乎礼仪的赠送行为才能达到上述的目的。比如在国际商务交往中，外国人在赠送礼物方面注重的不是礼物是否贵重，而是送礼之人是否用心挑选。因此给国际友人赠送礼物时，应避免赠送昂贵的物品，不妨挑选具有我国民族特色，而且符合对方国家吉祥意义的礼品。类似于中国人不愿意收到“钟”这样的礼物一样，国外也有很多礼品忌讳。比如:由于欧洲人对数字“13”的忌讳，不要赠送与数字13有关的礼物;日本人忌讳数字“9”，并且反感有“狐獾”图案的礼物。总之，商务人员一定要提前了解谈判对象国家的风俗民情，避免造成不必要的误会。