浅谈环境保护档案的管理与利用

张怡芳（南京市环境保护科学研究院，南京，210013）

多年来，我国积极实施可持续发展战略，将环境保护放在重要的战略位置，并取得了明显成效。但由于产业结构和布局仍不尽合理，环境监管制度尚不完善等原因，环境保护形势依然十分严峻，环境问题也成为舆论关注的焦点。环境保护档案是环境保护工作的真实记录，加强环境保护档案的管理与利用，对于推进环境保护科技发展，具有十分重要的意义。

一、环境保护档案的主要内容及管理要求

1.人员技术档案

决定环境保护工作质量的因素很多，包括人员、设施和环境条件、设备等，其中人员是最重要的因素。应确保各岗位人员具有相应的资格和能力，专业人员必须持证上岗。建立人员技术档案，保留所有技术人员（包括签约人员）的相关授权、能力、教育和专业资格、培训、技能和经验证明的记录，以及授权或能力确认的日期。档案管理员应及时、准确地做好人员技术档案的整理、分类、登记、归档工作，并实行动态管理。人员技术档案中应包括职工的学历、经历、资格、授权、技能培训、科研论著、表彰获奖等方面的资料。

2.环境保护专用仪器设备档案

实验室配备的检测所需的仪器设备，其使用情况将直接影响检测结果的准确性。因此，仪器设备从购买、使用到报废都要有详细的记录，即应建立仪器设备档案，保存每台设备及其软件的记录，包括标识、型号、制造商名称、说明书、合格证、所有校准报告和证书（含日期）、保养维修记录等。质量管理部门负责制定仪器设备检定周期表和仪器设备一览表，建立仪器设备档案。仪器设备管理员应对每台仪器设备建立档案，内容包括名称、型号、出厂编号、生产厂家、自编号、购置合同、使用说明书及外制软件、论证意见或报告、调试验收报告、检定证书或自校报告、使用记录、维护保养记录、校准记录、修理和报废记录、停用申请、报废处理等，并负责仪器设备档案的管理。

仪器设备到货后，由设备采购员组织使用部门和厂方安装人员共同开箱，按定货合同或协议、装箱单（含附件或配件明细表）、产品说明书、合格证、保修卡等，逐一核对、验收。大型仪器开箱时，档案管理员应到场拍摄现场照片并验收有关资料。仪器使用人员应按归档要求，在仪器设备验收后一个月内，将随机资料、厂方调试报告交仪器设备管理员，并在日常工作中仔细填写仪器的使用和维护保养记录，每年底交仪器设备管理员系统整理，次年3月底前交档案室存档。仪器随机资料由仪器设备管理员存档，使用人员保存使用说明书复印件、设备安装程序和各种检查程序。

采购部门应保存供应商背景资料、调查和评价记录，以及合格的供应商名单，建立仪器设备供应商档案，包括仪器设备名称、联系人、联系方法和交易时间、供应商资质、服务和产品质量评价。

3.环境影响科研报告档案

环境影响科研报告档案的收集内容包括环境影响评价项目的委托书、合同书、环评项目审查表（包括科室主任审查意见、科研管理中心审查意见、分管所长审查意见）、项目送审稿、报批稿（最终稿）、报告书技术评审会会议纪要、专家签到表、报告书修改目录、报告书批复、监测数据、现状数据质保单、报告书附件（立项批复、环评公告、协议书、排污备案登记表、规划设计要点、营业执照复印件等），按照这些顺序整理（尽量使用原件，剔除重复文件），并按自然顺序在每一页印上流水号。

环评档案的归档整理：利用档案管理系统软件对环境影响评价档案进行归档，包括案卷号，一般按照年度流水号来划分（如09/001）；根据环评档案的性质选择一个分类号（有仪器、环境标准、自然生态、基础研究、环境科学、环境保护管理、环境管理、环境工程等）；根据环境影响评价报告的种类选择合适的保管期限（环境影响评价报告书一般永久保存、环境影响评价表短期保存、清洁生产方案长期保存）；载体类别（纸质、胶片、光盘等）；密级（保密和平件）；年度；起始时间；终止时间；案卷题名；主题词；责任者等。立卷归档完成后，可在档案管理系统科技档案科目中快速搜寻到借阅人所需要的环境影响评价档案。

4.环境影响专业电子档案

分类体系的建立：环保电子档案按内容、保管期限、密级等因素分类。根据《中国档案分类法环境保护档案分类表》 在原有纸质档案分类体系的基础上，标注文件类别代码为：图形文件G，图像文件I，数据文件D，文本文件T，计算机程序P，无纸电子文件N，声音文件A，多媒体文件M，原稿性电子文件R（一般由OA 系统生成）。按《档案著录规则》著录，并制成机读目录。保存与纸质内容相同的电子文件时，应在两者之间建立准确、可靠的标识关系。

鉴定与检测：电子文件的鉴定指在归档时鉴定电子文件内容或信息的完整性、准确性和系统性，根据其保存价值确定保管期限，进行技术分析即技术鉴定，主要包括可读性鉴定、病毒鉴定、载体状况鉴定等。归档前文件形成部门应审核电子文件的有效性和完整性，由负责人签署意见。

计算机检索体系的建立：按照项目名称、文件类别代码等要素，建立电子档案数据库，进行案卷级和文件级目录查询与全文检索。逻辑归档可根据系统设置的档案管理著录格式，使办理完毕的文件自动进入查询系统，形成目录和全文检索数据库；物理归档可按照档案室提供的归档清单和说明进行，必要时可将内容复制或扫描后加入全文检索库。

二、环境保护档案利用中的存在问题及解决办法

在日常管理中，有两方面存在的问题大大影响了环保档案的利用率：一个是人的问题，一个是技术设备上的问题。

人为因素影响电子档案利用的问题比较复杂。（1）认识不到位。人们由于对档案工作不是十分了解，认为档案馆（室）只是保管和存放各类档案的地方，只要保管安全就万事大吉了。殊不知档案的真正价值体现在它最终的利用上，尤其是环评档案，在大大地提高利用率后，所间接产生的社会效益和经济效益是非常可观的。（2）受狭隘利益观念限制。在传统心态的影响下，一些资源拥有者不太愿意开放资源的使用权，影响一部分环保电子档案的收集，造成科技电子档案的使用质量不高。（3）管理质量不高。由于一些历史原因和其它因素，一些档案工作者不能适应新形式下的档案工作要求。电子文件的特殊性质决定了电子文件和纸质文件有着本质区别的管理流程，对档案管理工作者提出了更高更明确的要求，如电子文件的整理保管中要对接收的电子文件添加归档号、归档时间、说明、电子水印等，并在系统中进行分类登记、定位保存等，这些都需要档案工作人员熟练地掌握及运用。（4）档案管理的设备等投入不够。由于电子文件与传统纸质文件的载体有着本质的区别，所以保存方法和利用手段等都发生了根本的改变，需要一些技术设备及平台的支持。有些科研单位的计算机设备过于老化、落后，存贮空间小，不能满足大信息量电子文件的管理要求，数据不能及时地备份，甚至一些档案室没有一些专用的基本电子设备，所以相当一部分科技档案的电子化管理还没有落实在行动上，没有形成真正意义上的电子档案，其利用工作也就无从谈起。另外很多科研单位和服务对象签有保密协议，电子文件的开放性有限，只能供内部使用，因此在保证安全性的前提下，找寻一个平台提供科技电子档案的利用，就成为一个不容忽视的问题。

解决环境保护专业技术档案利用中存在问题的方法和途径：首先要提高认识，加大宣传力度。要改变人们对档案室的一些传统看法，重视档案管理工作，加大对档案室人、财、物的投入，从而使档案管理工作上一个台阶，进一步提高档案的利用率。

其次要提高档案管理效能。做好动员工作，增强档案资源共享和互惠互利的意识，将高质量的科技电子档案及时、完整地归档。作为档案管理工作者自身要重视提升业务水平和职业道德修养，要不断地学习和接受业务培训，及时掌握先进的管理知识和方法，以满足新形势下的档案工作要求。同时还要做好档案利用的宣传工作，变“等上门”为“走出去”，由“管档案”向“用档案”转变，以方便、快捷、准确的服务来赢得更多的利用对象。

第三，要提高档案管理现代化水平。要保证仪器设备的质量和安全，定期检查电子文件是否能读能用、信息载体是否安全可靠等，确保电子文件的保管以及检索利用正常运行。要充分利用环保科研单位局域网这一环保电子档案利用平台，更好地发挥环保科技档案的价值作用。