渔业科技入户工程档案管理浅探

常 常（句容市水产技术指导站，江苏句容，212400）

句容市水产技术指导站（以下简称水产站）按照江苏省海洋与渔业局对渔业科技入户工作的部署，从2008年开始在句容市全面实施渔业科技入户工程。实施过程中形成了自成一体、较为丰富和完整的渔业科技入户工程档案，并对其及时进行了常态化、规范化、制度化管理。从管理的实践和效果看，这些档案不仅对渔业科学养殖提供有益帮助，助推了“兴渔富民”目标的实现，也为渔业安全质量构筑了牢固的防护线。加强渔业科技入户工程档案的科学管理意义重大。

一、渔业科技入户工程档案建档对象

渔业科技入户档案是指各级渔业管理部门和渔业生产经营单位在渔业科技指导入户工作中形成的有价值的各种形式的历史记录。其建档的对象具体有：各级技术指导单位，如各级水产技术指导站、乡镇农业服务中心等；各级水产品质量安全监管、检测部门；各类渔业养殖企业、单位，各类渔业养殖户，包括示范户、核心户和辐射户；各类渔业养殖经济合作组织（渔业协会、渔业专业合作社）；各类水产品批发市场，包括超市、销售户等。

二、渔业科技入户工程档案的特点与作用

1.互动性。渔业科技入户工作是一个渔业技术管理指导部门、科技入户专家组成员、科技入户指导员和渔业养殖示范户、核心户、辐射户紧密互动的过程，每一次互动都能产生互为一体、相互对应、关联密切的文件材料，如渔业示范户命名文件材料与《科技入户工程渔业示范户登记表》，技术服务合同与现场技术指导检查记录，水产品委托检验单与检测分析报告等。无论归档还是整理，都应保持互动过程形成文件材料的有机联系。

2.成套性。渔业科技入户工作一般经历组织建设→技术指导→养殖管理→安全检测→经营销售→品牌创建→总结表彰七个阶段，每个阶段产生的文件材料自然地成套，完整地再现了阶段活动的发生、经过、结果、效果及影响，如主推养殖品种材料→技术培训讲义材料→养殖塘口记录材料→病害防治材料→产值统计汇总材料→经营销售材料→鱼品创优材料→养殖品种推广材料等。管理实践时，应根据每个阶段产生文件材料成套性的规律，在全面基础上有重点地对成套的文件材料收集整理，做到事前事中事后文件材料的衔接呼应。

3.资源性。渔业科技入户工程档案全面记载了实施方案、技术指导方法、主推养殖品种及技术管理经验、质量安全监督、品牌创建、经营销售等内容，蕴含了丰富的多重知识结构，具有明显的资源属性，是重要的知识资源和信息资源，更是不可多得的软性资源和无形资源，把握、调动、转化、利用好这些资源，充分发挥资源要素的参考指导作用，可以优化渔业结构调整，培植养殖领军企业、扩大渔业规模，提高渔业产值，提升水产品品质，将为养殖企业、养殖农户、销售经营户带来可观的经济效益，也为继续深化和整体推进渔业科技入户工作提供有益借鉴。

4.追溯性。水产品质量安全事关人民身体健康，事关社会和谐稳定和政府形象，基于这种情况，渔业科技入户工作可以说是一项民生工程。渔业科技入户工程档案，原始记录了水产品的生产管理、病害防治、无公害检测、守法经营等情况，是一个真实、动态的记录过程，利用记录情况可以实施渔业管理的全过程监控，哪一个环节出现了问题和症结，都能在档案的原始记录中追溯到，确保每个环节有据可查，充分体现出档案的原始凭证作用，有利于有关部门建立良性的水产品安全事故追溯机制，分清各级技术指导部门和各类养殖、检测、销售主体责任，有利于从源头、节点抓好水产品质量安全工作，促进水产品领域诚信度、社会责任感的培育提高。

三、渔业科技入户工程档案的收集与归档

由于渔业科技入户工程启动时间短，上级渔业主管部门还未制定有关的渔业科技入户工程档案业务管理规范性文件，加之建档对象档案意识有个逐渐培养的过程，如不及时收集建档，面临着散失、无档可用的局面，会对渔业科技入户工程的整体推进和后续工作带来不利影响。唯有及早以强化收集归档工作为抓手，才是快速推进渔业科技入户工程档案科学管理、规避渔业管理风险的有效途径。

（一）建立归档工作制度是前提。渔业科技入户工程一启动，水产站就制定科学合理的归档工作“三纳入”“四同时”制度，将建档工作纳入科技入户年度工作计划，纳入科技入户管理规章制度，纳入领导、专家、技术指导员等相关人员岗位职责；下达科技入户计划任务的同时提出收集归档要求，检查科技入户计划进度的同时检查文件材料形成情况，在对相关人员年度考核兑现的同时要求档案室出具文件材料归档情况证明材料，否则不予发放入户工作补助，很好运用了经济杠杆的调节作用。有了好的制度，既不流于形式，又敢于动真碰硬，收集归档工作才能顺利开展。

（二）编制归档范围和期限表是根本。把握这四年来渔业科技入户工作文件材料形成的特点和规律，结合各类建档对象的职能和任务，根据国家档案局8 号令和其他档案管理办法的有关规定，本着“全面反映、条目规范、期限合理”的原则，精心编制《句容市渔业科技入户工作文件材料归档范围和保管期限表》，将渔业科技入户工作文件材料分为五类进行收集归档，即综合管理类、技术指导类、安全监管类、设施设备类、电子声像类，详细罗列了各种应归档文件材料的内容和保管期限，使之真正成为经得起时间和实践检验的收集归档工作指南，为各类建档对象明确归档内容提供了参考。

（三）明确收集归档重点内容是关键。由于各类建档对象的职能和任务不同，产生的文件材料的作用、数量、形式不等，应明确各自的重点归档内容，才能发挥档案的最大效用。水产站是渔业科技入户工作文件材料的建档主体，按“全面收集，宁多勿漏”的原则开展收集归档工作。而其他建档对象应按“照顾重点、特色鲜明”的原则有针对性开展收集归档工作，如养殖企业、养殖农户应重点收集养殖技术培训、技术推广应用、养殖质量控制、病害诊断防治、商标注册、承包经营销售、塘口记录等方面的文件材料；水产品安全检测部门应重点收集无公害水产品认定、产品检验检测、产地环境质量调查评价等方面的文件材料。

（四）分类指导建档对象收集归档是基础。发挥水产站规范建档引领示范作用，借助当地档案行政管理部门的优势，支持档案室参与科技入户活动全过程，通过上门宣传、发建议函、电话邮件咨询、包户指导等方式加大服务其他建档对象的归档工作力度，分析不同类型建档对象的收集重点，帮助制定符合其实际、简便易行的《文件材料归档范围和保管期限表》，为其做好收集归档工作提供依据。通过分类指导，420 家养殖规模企业和示范户有近200 家规范建档，建档率近50℅，成效明显。

渔业科技入户文件材料按年度顺序排列归档或某一项活动结束（验收）后实时归档，电子文件归档范围参照纸质文件材料归档的规定执行，定期向本单位档案部门移交保存，养殖农户应有专人保管，确保渔业科技入户工程各门类、载体档案的齐全完整。

四、渔业科技入户档案的整理与信息化建设

综合管理类、技术指导类、安全监管类文件材料整理标准执行《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）,以“件”为单位整理装盒，加盖归档章,填写类别、年度、期限、件号等相关项目，编制归档文件目录，按期限-年度-问题排列盒序。设施设备类整理标准执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000），以“卷”为单位按项目或使用性质组卷排序，编制案卷目录和卷内文件目录。照片档案整理标准执行《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002），以“卷”为单位按问题-年度或年度-问题组卷，装入照片档案册排序，编制案卷目录和卷内文件目录。归档电子文件整理标准执行《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），以“件”为单位整理，形成电子目录，必要时脱机保存在DVD-R 光盘上，并在光盘和包装盒上注明档号等内容，贴上标签。

从档案管理发展的趋势和利用便捷的需要出发，结合各建档主体的技术条件和实际需求，有选择地逐渐加强档案信息化建设力度，借助档案管理软件，对相关的渔业科技入户工程档案实行纸质、电子双套归档，建立电子目录数据库，方便检索查询。渔业技术指导部门更应积极探索建立渔业科技入户工程档案信息管理平台，与农产品安全质量管理系统相对接，对渔业科技入户工程档案信息实行动态化管理，建立重要档案全文数据库，实现各类建档主体对渔业科技入户工程档案信息资源的共享，为渔业科学化、集约化、生态化养殖，为农产品安全质量体系建设提供有效服务和技术支撑。