知识管理引入中医药科技查新机构的必要性

杨坤杰，李凤玲，亢 力

(中国中医科学院中医药信息研究所，北京 100700)

本文就知识管理引入中医药科技查新机构的必要性，探讨如下。

1 知识管理的内涵

1986年，美国管理咨询专家卡尔·威格在瑞士召开的联合国劳工组织会议上，首先提出了知识管理(knowledge management)的概念，即知识管理是系统、明确、有意识地构建、更新、应用知识，实现企业的知识相关效能最大化[1]。从知识管理所研究的对象和范畴来看，有狭义和广义两种理解。狭义的“知识管理”主要是对知识本身的管理，包括对知识的创造、获取、加工、存储、传播和应用的管理。广义的“知识管理”不仅包括对知识进行管理，还包括对与知识有关的各种资源和无形智力资产的管理，涉及知识组织、知识设施、知识资产、知识活动、知识人员的全方位和全过程的管理[2]。

知识管理的形成和发展以信息管理为基础，但是信息管理和知识管理却存在本质上的差别[3-4]。

从目标和功能上看，信息管理的基本目标是用一定的技术手段客观记录与描述人们对客观世界的认识，实现信息的合理配置，没有明确的服务方向性和外在目标性；而知识管理的最终目标是知识的运用，具有较强的方向性和目标性。从内涵范围上看，信息管理主要是一种构建信息资源库的过程；而知识管理是一种激励知识创新并实现价值思想，通过发挥集体智慧与知识共享来提高竞争力的过程。知识管理的最终目标是实现知识共享和知识创新，运用集体智慧提升竞争能力。从信息管理到知识管理的转化，是管理理论与实践中“以人为本”的管理思想的进一步体现[5]。

国内外很多学者对知识管理的概念作了进一步描述，虽观点不尽相同，但都确认界定思考知识管理最好在宽泛的背景下进行。

如果从企业的角度出发，知识管理是对企业中所有的信息资源进行收集、组织、分析、共享等，从而谋求更大应用目标的综合研究学科，包括对企业内部的知识资源进行明晰化、系统化的管理，以及组织、传递、利用和开发这些知识的过程[6]。

从信息管理的领域来说，知识管理是以知识作为管理对象，对知识的生成创新、识别获取、分类整理、记录储存、传播交流、开发利用等有关方面进行管理，将捕获的知识与技能传播给需要的组织或个人，以便他们能够做出最好的决策[7]。

总之，知识管理是从对知识内涵的准确表述和解释中发展起来的，是一组以信息技术为基础、以观念更新为前提、以理论创新为核心、以开发、传播、使用知识并最终实现知识共享为目标的综合性活动，其目的在于提高组织的应变能力和创新能力。通俗地理解知识管理是指对于广泛、大量的无序信息进行整理加工、统计分析后形成有针对性的知识的过程，使知识的需求者或需求方更方便快捷地得到、应用，并使这个过程可重复。知识管理的实践手段包括对知识的识别、获取、开发、分解、使用、存储，并具有积累、共享和交流的共性。从而可知，知识管理的过程是将工作中大量无序的知识进行有序化的过程，这种活动是以提高工作效率为最终目的的，所以使之与医学情报研究和服务相结合是一种创新、有益的尝试[8]。

2 中医药科技查新实施知识管理的必要性

2.1 目前中医药查新工作存在的问题 1992年，国家中医药管理局中国中医药文献检索中心(简称检索中心)成立以来,先后3批在全国范围内审批了20个分中心。在国家中医药管理局和中国中医科学院的直接领导和支持下，在全国20个分中心的齐心努力下，取得了良好的成绩，积累了丰富的经验，但随着生物医学的发展及其他学科在医学领域的渗透，中医药学与其他学科的交叉点也越来越多，从数据资源的丰富、数据量的增长变化速度，科技查新人员的结构、层次，查新内容的多层次和更深、更难、多样性，都给查新工作提出了新的要求和挑战[9]。

2.1.1 行政管理方面 检索中心缺乏行之有效的规章制度和对各分中心的管理、奖惩、监督措施，对各分中心的人员情况、设备配置、数据资源、存在问题等不够清楚；缺乏对执行《中医药科技查新规范》(简称《规范》)的监管。

2.1.2 业务方面 1)查新报告格式不统一:就查新报告的格式而言，虽《规范》中已经明确了统一格式，但在实践中仍未统一，各中心采用的查新格式各不相同，有采用科技部格式的，有采用教育部格式的，也有自已设计的格式。再具体到查新委托、查新项目的技术路线、查新点、数据资源、检索策略、结论等各部分的要求及表述都不统一，由此造成查新报告质量也参差不齐，尤其在查新高峰期间，由于工作量超大更容易忽视查新报告的质量要求[10]。2)查新流程中存在的问题和薄弱环节：①查新申请环节繁琐。查新工作人员与用户缺乏高效的沟通，尤其是课题申报时间相对集中的时期，沟通效率显得尤为重要，不论是现场咨询还是电话咨询，双方沟通耗时过长，浪费了很多不必要的时间;既使是通过E-mail发送过来的查新申请也需要电话确认，以上情况严重影响查新员的工作，降低工作效率，同时申请程序显得繁琐而不便捷。②查新员的重复工作。查新员在书写查新报告时还要将查新申请单上的内容复制黏贴到查新报告中，无形中增加了很多重复劳动，而且查找、统计起来也很麻烦。③数据管理混乱。目前查新员完成的查新报告都归到文件夹，查新报告所处的状态(已审核、未审核、用户有无确认、有无取件等)无法明确的看出，报告的归档容易出错。④数据检索困难。由于查新报告都以WORD形式存在于文件夹中，所以查找查新报告的相关信息很困难。⑤缺乏数据统计功能。由于查新报告形式的局限，对于查新报告中的信息很难统计，查新报告作为有价值的知识资源，其学术价值和战略意义无法实现；并且对于工作人员的工作量情况也无法一目了然。3)知识服务方面：自从1992年国家中医药管理局中国中医药文献检索中心(简称检索中心)成立以来的近20年里，在全国20个分中心的共同努力下，中医药科技查新报告积累了2万余项,这些查新报告可以说见证了20年来中医药科研发展的历程，能够为未来中医药发展方向的确定起到重要的借鉴作用。然而随着查新报告数量越来越多，查新项目的类别越来越繁杂，没有经过整理的查新报告就像一盘散沙堆放在档案库中，成为无序的知识，无法为项目管理部门提供知识服务。

2.2 查新报告是重要的知识资产 查新报告作为知识资产，蕴含着两方面重要的隐形知识：首先它蕴含着长期从事查新工作的人员的经验、工作体会、独特的工作方法等等，年轻的查新员在汲取老查新员经验的基础上，能够更好的获取、筛选信息，提高工作效率和工作质量。

再有它更是一种重要的战略资源，其项目中所表达出来的知识，可以说是中医药科研人员集体智慧的结晶，能够为中医药科研管理部门的决策者们提供信息保障和决策支持，让国家有限的经费投入到有价值的研究中去。当今社会，经济、技术飞速发展，各种机构与组织在战略决策上越来越面临重大而复杂的选择。以中医药科技管理为例，在中医药科技发展战略、科技工作重点领域、推动技术跨越发展等重大决策中，怎样能够快速、准确判断并科学决策，使国家的投入发挥最大效益，是政府科技管理部门经常面对的重大课题。

现代政府科技决策的水平，直接关系到国家或地区的科技工作的效率和科技投入的成效，最终影响地区科技创新的成败。但政府部门或组织机构毕竟人力、精力有限，许多方面的决策仅靠自身力量难以胜任，特别是在当前这种“信息爆炸”与“知识匮乏”并存的形势下，有必要借助具有专业技术水平的咨询机构和人员获得有效的决策信息支持，通过各种思想库为其提供备选的战略选择预案。在图书情报领域开展知识服务的方式主要包括专业化的参考咨询服务、文献的深层次加工、课题跟踪与定题服务、知识管理服务以及专业特色知识管理系统的建立等，其中建立特色的、专业的知识管理系统是实现知识服务的重要而直接的方式之一。

基于以上中医药查新中存在的问题、不足之处以及查新报告的重要性，在中医药查新工作中开展知识管理，是保障查新质量、提高查新效率的重要手段，也是提升中医药项目及中医药整个领域竞争能力和创新能力的一种有效手段。将查新工作纳入到知识管理中，就是要让作为知识资产的查新报告在一定范围内共享，包括在本中心共享、在分中心共享，在上级项目管理单位共享，用聚集起来的集体的智慧提高整个中医药行业的应变能力、科研能力和创新能力。

[1]曹德骏,张宁俊.论知识管理[J].重庆大学学报(社会科学版),2000(4):44-46.

[2]储节旺,周绍森,谢阳群,等.知识管理概论[M].北京:清华大学出版社,2006:30-31,36,76-78,112-113,106,210-211,169-174.

[3]何绍华,王培林.知识管理环境下的信息管理创新[J].情报理论与实践,2007,30(3):292-294.

[4]邱均平,马海群.再论知识管理与信息管理[J].图书情报工作,2000(10):5-8.

[5]阳沛湘.医学科研项目的知识管理研究[J].中国人民解放军军事医学科学院,2010(1):38.

[6]苏春萍.石建.对知识管理及其技术应用系统的解析[J].情报杂志,2005(9):35-37.

[7]梁秋春.知识管理在信息分析中的应用探讨[J].现代情报,2010,30(1):23-25,29.

[8]刘素刚,魏津平,朱芳华,等.基于知识管理理论的医学情报服务体系建设[J].医学信息学杂志,2009(4):32-35.

[9]李凤玲,杨坤杰.知识管理在中医药科技查新中的应用探索[J].国际中医中药杂志,2011,33(10):913-915.

[10]李凤玲,杨坤杰,徐俊.中医药科技查新中存在的问题和建议[J].国际中医中药杂志,2009,31(4):362-363.