ERP管理软件在会计工作中存在的问题与对策

陈莉萍

一、ERP管理软件功能

1.ERP管理软件基本功能

企业资源计划（EnterpriseResource Planning，简称ERP）系统是一种主要面向制造行业进行物质资源、资金资源和信息资源集成一体化管理的企业信息管理系统。通过运用ERP，企业能够利用计算机对企业的资金、货物、人员和信息等资源进行自动化管理，具有制造，办公操作，供应链管理，人力资源管理，项目管理，财务与管理，客户服务，销售与市场营销等商业功能。

2.ERP管理软件会计处理与传统会计处理的差别

（1）会计凭证产生的部门不同

ERP系统下部分会计凭证由业务部门产生，并不是所有的会计凭证均由会计人员填制。ERP系统通过设置，业务部门在完成如物资采购入库、产品销售出库、生产完工确认等业务的同时，ERP系统会完成相应的账务处理。这一阶段的部分会计凭证由非会计人员完成，可保证财务处理的及时性和会计数据的一致性。会计人员仅对这部分非会计人员完成的会计凭证进行审核，但审核是在系统外完成的。一旦发现会计处理有误时，会计人员不能修改相应的会计凭证，它必须通知业务部门对上述业务进行重做，因为各业务部门的用户名和密码都是分开的，各自管理自己的账号。

（2）成本核算方法不同

ERP系统采用标准成本核算体系与企业日常采用的实际成本核算体系不同。

在ERP系统下，首先必须制定物料消耗的构成件、定额及定额费用，并由系统评估出各种物料的标准价格。其次确认员工每天对每种产品所消耗物料后形成的半成品成本，并按照标准成本系统产生半成品库存成本，同时通过产品成本收集器归集各种原料、辅料的实际消耗和完工产品应承担的定额制造费用，月末财务人员将定额费用调整为实际费用，结算出产品的实际成本。第三，对日常销售出库的产品，系统自动产生结转销售收入的会计凭证，同时按标准成本结转销货成本；月末财务人员再将标准成本与实际成本的差异在存货与销货之间进行分配。

二、企业在ERP管理软件应用中存在的问题

1.货物收发与财务滞后

在日常会计业务处理中，货物收发和财务滞后的问题时常会出现，小部分原因是部门工作流程不够紧接，比如销售要求物流发货，物流发出去了但是财务实际上并没有收到货物发出的信息，这样，财务确认收入或做出库就会滞后。对收货，采购部收到从海关清关后运来的货物，入库了但是财务同样没有获得信息的话就不能及时做到岸成本，也会间接影响到给客户发货。财务部是整个公司系统的管理部分，要对公司每一步进行把关，财务部的工作滞后会严重影响各部门的工作效率。

2.会计数据的真实性、完整性还未达到预期的效果

依照ERP的设计思想，会计业务采取集成处理，信息集成通过数据共享来实现物流、信息流与资金流的统一，在这种状况下，会计基础数据应该具有即时性和准确性，但是由于会计数据多样性、客户需求个性化等因素的存在造成了会计数据失效、失真。

3.员工缺乏培训，对ERP系统管理软件一知半解

ERP是借用一种新的管理模式来改造企业旧的管理模式，是先进的、行之有效的管理思想和方法。实施ERP并不仅仅是使用了系统而是意味着管理理念的改变，如果不进行人员培训，公司员工对如何应用ERP系统来解决企业实际问题缺乏全面的认识和了解，缺乏一种主人翁的精神和感情，新员工只能从同事那里请教得来些许认识，这必然会影响ERP的实施效果。从而导致一般只是计算机技术人员在做这项工作，其他职能部门的人员未介入或以向计算机技术人员提供帮助的姿态参与部分工作。不了解如何维护系统，也不了解系统的具体运行情况，导致无从下手，无法有效的实施ERP。公司的员工有的甚至不愿意放弃自己习惯的工作方式去使用ERP系统，它们经常希望修改ERP系统来适应他们原有的工作方式。这些都是忽略员工培训所导致的后果。

4.ERP技术的运用给会计档案管理带来一定影响

虽然我国商品化财务软件功能已经比较完善，但由于各企业在信息化方面的差异，一般企业财务软件的应用实际上也仅限于模拟手工会计上的业务处理，尤其在会计档案管理上，仍然采用传统的管理模式。由财务部门统一管理，在ERP系统下会计档案管理模式已成为必须解决的问题。由于ERP系统下存储在计算机中的会计电子数据与各业务子系统存在密切关系，在财务部门打印的会计凭证和会计账簿已无法反映会计核算的全貌，更无法实现对一些重要会计信息的搜索和查阅，传统的以纸张作为媒介、由财务部门统一保管会计档案的模式，实际上已经不适应ERP环境下的会计档案管理要求。因此，企业内部亟需建立一套适应ERP系统的会计档案管理模式。

三、解决ERP管理软件应用中存在问题的基本方法

1.建立“提示”机制

对货物收发和财务滞后这个问题，最容易直观的解决方法就是联系ERP维护商建立“提示”机制，如果采购部在收到货物入库把物料清单输入ERP后，会自动跳出一条“提示”，这条“提示”只有使用manager用户名进入ERP的员工才能看到，一般，只有财务部的管理者才能使用manager用户名登陆ERP，也不会影响其他用户名登陆的工作人员工作。同理适用于销售部的发货，销售部发货后，物流负责ERP的出库流程操作，然后会有“提示”，这里的“提示”也可以是“批准”，在财务部受到自动提示批准发货后，物流部门才可以联系运输公司。这样一来，不管是采购还是发货销售，财务部可以及时得到信息进行管理。

2.建立输入数据的确认与再确认制度

ERP系统中会计数据的多样性势必会造成数据的失真，毕竟输入ERP数据的不是同一个人，而是各个部门的工作人员，如采购人员、物流人员等。在这种情况下，要找出完全解决数据输入错误的方法是没有的，只能利用人工方法来尽量减少数据出错的机会，在员工培训时，督促员工在ERP输入时用确认再确认的原则，不可盲目提交数据，可以为此建立奖惩机制以促进工作。

3.加强员工培训，提高员工对ERP系统的认可度

信息化进程的加快，使ERP技术在企业的应用成为必然。这样，应用人员对ERP技术本身的理解，就显得至关重要了。企业相关人员对于ERP的应用进行排斥，势必造成ERP技术在企业应用的失败。为了更好地发挥ERP的效用，要求企业相关人员对此要有科学的认识，加强培训是理解认识ERP的唯一途径，能让他们尽快适应角色的转变。因此，培训应注重两个方面：一是通过ERP相关知识的教育，使其提升知识结构，让财务人员主动地接受新观念、新方法；二是通过加强培训，改善其有关操作技能，提高会计人员学习的主动性。只有企业与ERP供应商相互配合，做好全员培训，才能实现财务人员素质的提高，使ERP更好地为企业财务管理服务。