高校研究生档案管理工作探究

满保华，张秀婷

(太原理工大学 研究生院，山西 太原 030024)

研究生档案是指研究生在校就读期间形成的，记载其学习、政治思想品德、科研能力、奖惩情况的具有重要保存价值的文字材料，是相关部门全面考察、了解和选拔人才的重要依据。高校对研究生档案的管理水平直接反映了高校学生管理工作的能力，直接影响着毕业研究生的顺利就业[1]。提高研究生档案管理水平，有利于完整、准确地为社会提供人才信息、对于促进研究生培养和就业都有十分重要的意义。

一、研究生档案管理工作存在的问题

研究生的档案管理工作存在很多问题，一是未能引起档案管理人员的重视；二是管理效率和现代化技术应用水平不高；三是内容单一，未能充分体现学生的综合素质和能力。

(一)档案管理重视不够

档案管理人员重视档案管理的意识淡薄，认为档案管理就是“放在柜子里别弄丢了”的思想普遍存在，他们认为档案管理就是简单的资料收集和存档，学生入学时把其档案收好，毕业时把档案发放出去就行了。档案管理人员在谈及研究生档案时认为其十分重要，但是在具体工作时却没有能够引起他们的重视。

(二)档案管理工作相对滞后

随着研究生的招生类别和招生数量的不断增加，档案管理工作也迎来前所未有的挑战。笔者认为，目前高校研究生档案的管理工作相对滞后，主要表现在以下两个方面。一方面，档案管理模式基本没有变化。现在高校中沿用的档案管理模式有两种，集中管理模式和分散管理模式，前者是指档案由人事部门或学生工作部门统一管理；后者是指档案由学生所在院、系的专门科室进行管理。不管是哪一种模式，都是在研究生入学时收集材料，在学生离校时才会进行材料整理，然而毕业生的就业活动在离校前的一个学期就开始了。这种旧的管理模式，不能充分发挥档案的参考、依据作用，降低了档案的利用率。另一方面，档案管理现代化水平落后。随着科学技术的发展，档案管理正处于从传统的纸质文件为主体的管理模式向纸质文件与电子文件并存的管理模式过渡的阶段[2]。许多高校本科生的档案已经实现网络化管理。但是，研究生档案还是以手工操作为主来完成材料的收集、整理、统计、检索等工作，这使得档案的查阅、调阅与应用受到影响，不能充分发挥档案的服务作用。再者这种方式不便于档案信息资源的共享，不利于用人单位对学生档案的检索，导致档案利用率普遍偏低。

(三)档案内容单一

首先，各高校档案的归档范围基本没有变化。多数高校研究生档案的规定内容有高校招生录取材料、入学登记表、学籍成绩总表、奖惩文件、入党入团材料、报到证存根、体检表、答辩材料等。这些信息多为研究生入学前的基本资料，档案中反映研究生在读阶段的信息几乎没有。其次，研究生档案表现为集体化，没有体现个体差异。与本科生的培养相比较，研究生的培养涉及的范围广泛、内容多样、环节复杂，更加注重对个体的培养。据此，档案中的内容应该是因人而异的，应反映每个个体在校期间的表现。然而我们发现，毕业生档案中的内容除了关于个人基本信息不同外，其余材料往往千篇一律，不足以反映个人的个性特征[1]。尤其是档案中对学生的评价内容，多为空话套话，表现为公式化的评语，内容单一，不能全面地反映该生的综合素质和能力。

二、提高研究生档案管理水平的对策

(一)坚持以人为本的管理理念

以人为本是我们实现科学发展观的核心内容，是进行社会主义现代化建设要坚持的原则。高校是孕育人才、培养人才的摇篮，是向社会不断输送人才的地方，因此注重以人为本是高校管理的重要理念。近年来教学改革不断深入，高校根据自己的办学理念和对人才的定位，不断调整教学计划，形成独具特色的教学模式[3]。档案管理是高校管理的重要组成部分，高校的学生档案应该是丰富多彩和独具特色的。研究生档案则是体现高校教育的重要信息资源，高校必须要坚持“以人为本”做好档案管理工作，增加档案透明度，让研究生本人清楚自己的档案内容，变被动管理为主动服务，体现研究生档案管理“以人为本”的管理理念。

(二)不断拓展归档资源

在高校档案管理中，研究生档案管理和本科生档案管理是有区别的。就服务对象来说，研究生档案管理所针对的是素质较高的研究生及其导师；就服务内容来讲，包含研究生及其导师的科研和其他工作[4]。可以看出，研究生档案管理具有极强的科技性和知识性。因此，笔者建议，在研究生档案管理中，归档资料除了规定的资料外，应再增加一些其他资料。例如：研究生在读期间发表的论文(出版刊物的封面、目录、正文复印件)、各种基金的申请表和专家评审意见、专利申请情况、参加导师科研项目的情况等。在研究生档案中加入这方面的材料，一是有利于高校统计研究生的科研情况，有针对性地鼓励研究生科技创新；二是方便用人单位更全面的了解学生情况，使学生顺利完成就业、择业选择。

研究生学习不同于本科生，其在读期间自主学习的时间更多。因此研究生档案的归档内容除增加上述资料收集外，还应加强对个人能力方面资料的收集工作。如国家职业技能资质证书、英语计算机等级证书和各种专项成绩证书、各种技能竞赛证书、驾驶执照、参加社会实践活动材料、特长展示资料等等。这样有利于学生毕业时用人单位对其进行全面了解，从而增加学生就业机会。

(三)提高档案信息化水平

档案管理的现代化和信息化是未来档案管理发展的必然趋势。现阶段随着研究生招生人数和专业种类的不断增加，必然导致研究生档案的种类和数量急剧增多，同时对档案的查阅次数也会随之增加，这对档案的查阅速度和工作效率的要求也越来越高[5]。档案管理以传统的人工操作为主的工作方式已经不能适应研究生教育的发展，也不能很好的发挥档案的服务功能。因此，必须改进落后的管理模式，在纸质档案基础上，完善和加强现代化的管理手段，建立一个现代化的信息平台，实现研究生档案的现代化管理。一方面，建立电子档案收集平台，应用网络技术，让学生自己拥有账户，通过登录系统完善部分档案信息，这样有利于学校及时了解学生发展状况，进一步完善培养方案；另一方面，利用校园网络平台，将毕业生档案信息向社会开放，因为档案本身就是一种信息资源，档案的开放会更有利于高校之间人才的交流。此外，还能及时、准确地为用人单位提供毕业生信息，为研究生就业助一臂之力，提高其档案资源的利用率。

(四)提高档案管理人员综合素质

档案管理工作人员作为档案管理的关键要素，要不断地提高自身素质，适应新形势下档案管理工作的新要求。首先，在思想上引起重视，改变旧的管理理念，要认识到档案管理的好坏直接反映高校管理水平的高低；要意识到档案是对学生个体的全面反映，是学生成长的重要记载。其次，由于档案管理工作具有较强的专业性，要加强专业管理人才的培养，开展各种培训活动，例如职业技能指导、岗前培训等。高校档案管理人才既要懂档案管理业务知识，又要懂现代技术知识，能将现代技术应用到档案管理工作中，实现档案管理的信息化。再者，提高服务意识。研究生档案管理工作其主要目的是便于人们的查阅和调阅，建立方便、快捷的查询系统是研究生档案管理工作努力的方向[6]，如果做不到这一点，再完整的档案保存也没有实际意义，不能体现档案管理工作的价值。

总之，研究生档案管理是高校档案工作的重要组成部分，也是高校人才培养工程的基础性管理工作。我们应当重视研究生的档案管理工作，提高档案管理工作水平，使研究生档案的内容更加丰富，能发挥其应有的价值。

参考文献：

[1] 张家英.大学生档案[J].档案时空，2005(8)：36-37.

[2] 金 鑫.档案管理在大学生就业中存在的问题及对策[J].前沿，2004(5)：100-101.

[3] 潘 虹，陈 龙，高玉琴.研究生档案管理工作的思考[J].兰台世界，2006(21)：16-17.

[4] 戚 艳.信息时代档案管理现代化刍议[J].镇江高专学报，2006，19(1)：115-116.

[5] 周小朋.浅谈新增硕士学位授权单位的研究生档案管理[J].科教文汇，2009(10)：237-239.

[6] 陶业涛.提高认识努力做好研究生档案管理工作[J].兰台内外，2010(3)：37.