医院档案管理网络化的思考

康昆展

随着网络技术的飞速发展，信息资源化在社会生活的多方面不断渗透，医院档案管理向网络化管理方向发展也将成为必然趋势。笔者从事档案管理工作多年，对发展医院档案管理网络化深入思考，提出发展医院档案管理网络化的意义、管理内容及建议，以适应当前医院档案管理的发展需求。

1 网络化介绍

网络化是指利用通信技术和计算机技术，把分布在不同地点的计算机及各类电子终端设备互联起来，按照一定的网络协议相互通信，以达到所有用户都可以共享软件、硬件和数据资源的目的。医院档案网络化就是：通过运用这些先进的信息手段，建立统一的检索和搜索引擎平台，把图书、档案、病案等各种物质载体形式转化加工成数字化的信息，并进行整合管理加工，使医护人员能够在自己办公室，通过医院计算机局域网、Internet Explorer网络、随时获得信息资源[1]。

2 医院建设档案网络化的意义

随着网络技术的发展，医院档案管理向网络化管理方向发展也成为必然趋势。医院档案信息资料作为医院信息载体，是医院管理的重要组成部分，不仅医院需要，社会也将需要。医院档案信息资料已成为社会信息的一部分，只有开发医院档案信息资料，体现医院信息资料应有价值，发挥其作为资源的优势，扩大服务对象及范围，开拓医学信息服务领域，才能产生广泛的社会和经济效益。医院档案实现网络化后，一是管理人员省时，工作效率提高，检索查询方便，可以实现即时查询。管理人员根据软件中智能查询、综合查询等方式，方便快捷在档案库中检索出所需要的档案信息。二是医学档案资源实现网络共享，扩大了资源利用范围，增进医疗技术人员科研学术相互交流，增强医疗信息开发能力，提高医疗技术水平，更好地为患者服务。因此，医院档案信息资源网络化管理意义重大，理应加快发展。

3 医院档案网络化管理内容

3.1 传统档案 由于医院档案资料收藏资料多，数据量大，短时间内不可能完全实现数字化扫描，所以，就以查阅方便使用为原则，档案信息按级别分类，可分年分批进行，利用率高，价值高的档案可优先扫描，对一些机密文件不扫描。程序为：确定清单→提卷→核对→拆订→扫描→图像处理→质检→保存→提交数据库→移交回档案室。

3.2 文书处理 使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文，许多日常工作可以直接在电脑和网络上完成。使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，文件和文字信息得到充分交流与共享，无论是文件起草还是发文办理传递，都变得简单易行。

3.3 病案管理 病案电子病历按照卫生部2010年12月30日，下发的《电子病历系统功能规范（试行）》的规范执行，将传统的纸质病案完全电子化，记录患者全部医疗过程，提供电子贮存、查询、统计、数据交换。各临床科室根据各专科疾病的特点建立规范化的“病种模板”[2]。通过使用规范的术语、专业名词，规范病案书写格式，在一定程度上防止缺陷病案，提高整体医疗质量。医务科、质控科等管理部门在院内网上对病案随时调阅与检查并及时发出整改意见，对病案书写时限，内容完整性等多个方面实现了实时跟踪，保证了病案书写质量。

3.4 人事档案 人事档案网络化管理可以全方位向有关部门提供人事信息，快速准确了解员工的自然状况、工作简历、技术职称等信息，改变过去翻查档案的传统方式。档案信息资源可得以共享，使人事档案的管理工作更加安全、方便，迅速，档案资料的查找、储存、利用，提高了工作效率和工作质量。

4 建设医院档案网络化的建议

4.1 领导对建设档案网络化重视 档案管理是医院管理的重要组成部分，领导重视是做好档案管理的前提，要把档案管理纳入重要议事日程，提高对档案工作的思想认识，充分认识到档案信息管理在领导科学决策中的重要性。只要领导重视和支持档案工作，作为医院发展的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展，通过档案管理人员的学习和努力，医院档案管理网络化完全可以实现。

4.2 档案网络化平台建设 在档案的网络化建设之中，应该把档案的管理系统构建一个一体系统，把本医院各个科室或部门的信息统筹都考虑进去，实现资源共享。无论是统一开发的系统，还是购置的软件，都应该按照国家档案局结合档案部门编制的《计算机档案管理软件测评标准》进行测评，重点检测功能度、兼容性、速度、易用性、容错性、安全可靠性、数据结构合理性，技术资料等八个方面的内容[3]。档案信息管理系统要拥有升级能力和后续开发能力，软件适应网络管理要求，具有强大的检索功能，能够充分发挥计算机网络优势。

4.3 数字化文件格式的选择 纸质档案数字化的分辨率选择，依据国家档案局颁布的《纸质档案数字化技术规范》规定要求，存储格式可采用包括TIFF、JPEG、PDF等。可根据情况的不同进行选择存储，采用TIFF格式存储，此图像格式复杂，优点是图像质量较高，扫描效果好，但缺点是占用存储空间大，相应存储成本也较高，其大小是相应的JPEG图像的10倍。JPEG 是以24位颜色存储单个光栅图像，支持最高级别的压缩，不过，这种压缩是有损耗的，工程蓝图纸常用此种模式，察看时图纸较清晰；PDF 格式是以Post Script语言图像模型为基础，无论在哪种打印机上都可保证精确的颜色和准确的打印效果，即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜色以及图像，可实现多页或双层格式显示。如一些价值高、利用率高的档案，可以采用PDF格式。

4.4 提高档案技术人员素质 实现档案网络化，首先需要有现代化管理人员，要有较高的知识层次和先进技术水平，不仅局限于满足于一般的计算机操作水平。做好档案网络化，要培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，提高专、兼职档案管理人员的业务水平和待遇，加强档案人员外语、电脑、网络化学习，培养“创造型、复合型、协作型”多素质人才，为档案工作现代化科学化管理打下基础。

5 医院档案网络化认识及思考

近几年，随着信息技术和国际互联网络在世界范围的迅速发展，引发了以互联网络作为载体的全球性信息革命。医院档案资料作为医院信息载体，作为医院最为宝贵的一大资源，能否适应新时期的发展步伐，将直接影响到医院的生存与发展。所以，要在这样的新形势下寻求发展，必须适应形势，发挥优势，突破瓶颈，走网络化发展的道路。依据实用性、开放性、安全性和先进性为原则，通过现代信息技术的应用和管理，构建互联互通的公共档案信息服务平台，满足档案信息化各项管理需要和服务需求，从而实现档案的科学管理和共享利用。

[1]张月琳.试析医院档案网络化管理[J].民营科技，2011，17（3）:108.

[2]徐小佳.电子病案优势及发展瓶颈[D].中国医院协会病案管理专业委员会第十八届学术会议论文集，2009:315-317.

[3]谢建波，李建立.关于我省档案信息化建设的几点认识与实践[J].档案管理，2011，6（193）:38-42.