充分利用信息系统，加强医院物资管理

毕春梅，张秀伟

（中日友好医院 规划财务处，北京 100029）

物资管理是指医院在运营过程中，对所需物资的采购、验收、领用、出库、盘点、财务核算等一系列行为进行计划、组织和控制等管理工作的总称[1]。通过应用一体化物资管理信息系统，实现企业物资信息的高度集成，使物流、资金流、信息流有机结合，实现物资系统的动态管理，确保企业生产物资供应的准时、高效，为规范内部管理流程、减少流动资金占用、促进企业长效发展奠定坚实基础[2]。2012年7月5日，我院成立“物流管理信息化建设工作小组”，由财务部门牵头做好物资信息化建设管理工作。

1 物资信息化管理的目标

（1）通过对物资进行有效管理，保证物资及时到位，确保运营需要；（2）降低医院成本，加速资金周转，堵塞漏洞，保证物资真正用到患者身上；（3）充分利用信息系统，实现财务部门对物资管理全过程动态监管。

2 实施步骤

制定《中日友好医院招标采购管理办法（试行）》及《中日友好医院物流管理信息系统建设实施方案》，明确各部门职责及招标采购流程。由财务部门牵头，会同相关部门，按照医院制度要求及财务管理需要，规范物资管理流程。

2.1 执行《中日友好医院招标采购管理办法（试行）》，严把物资及供应商准入关

物资及供应商准入是物资管理的基础和起点，执行医院相关招标管理办法选择供应商及产品，及时将相关信息维护进物资管理信息系统。合理利用信息系统，对供应商的营业执照、医疗器械经营许可证、产品注册证、总代理授权书等资质档案进行管理。相关证件临近到期时间，系统自动提醒，既可方便提前做好相应工作安排，又可切实保护医院及患者的合法利益。

2.2 合理利用信息化系统，实现物资管理全过程监管

利用物资管理信息系统，可以实现物资管理从采购计划、采购订单、物资入库、移库、出库、盘点、财务核算等全过程信息化管理，可以实现对物资全生命周期的管理和监管。在物资管理信息系统中，科室提出采购申请，科主任审核后上报采购部门；采购部门汇总整理采购申请，编制采购计划，根据医院制定的办法及流程进行采购；采购送货后，由物资管理人员验收，办理入库手续；科室物资管理员到库房领用耗材，由库房做移库处理，即库房做出库，同时科室库做入库处理；耗材使用人员到本科室库房领用耗材，办理相关手续，由科室物资管理员扫取耗材条码，同时将HIS收费系统与物资管理系统关联，耗材在HIS系统确认收费后方可作为物资消耗，做出库处理；月底科室物资管理人员、库房相关人员及财务人员共同对科室库进行盘点，汇总结果并及时处理；科室根据需要，查询本科室物资耗材入库、出库、结存等明细数据。

物资管理信息系统流程清晰、责任明确，各部门工作更加规范化，物资从最初的科室申请到最后实际使用到患者身上或医院实际消耗的全过程可以追溯查询。

3 效果

利用物资管理信息系统，医院财务、审计、纪检监察等部门可实时对物资管理全过程进行监督管理，有利于及时、有效地监督、控制；同时这些管理部门还可以对从信息系统获取的数据进行分析，满足管理需要。

3.1 实现物流与资金流的统一

实现物资管理信息系统与医院HIS系统联网，可收费物资在HIS系统确认收费后方可作为物资消耗，做出库处理，杜绝“以领代用”，真正做到实耗实销，符合新《医院财务制度》、《医院会计制度》要求；同时收费记录作为支付可收费物资采购款的依据，实现物流与资金流的统一。

3.2 提高工作效率，堵塞漏洞，节约成本

利用物资管理信息系统，可以把经办人员从大量的重复劳动中解放出来，大大提高了工作效率，实现部分办公“无纸化”，节约人力成本及其他成本。利用物资管理信息系统，规范的流程控制可有效堵塞漏洞，避免物资人为流失、浪费等现象，节约物资采购及库存成本。

3.3 实现信息资源实时共享

利用物资管理信息系统，科室及各相关部门可以实时查询相关数据，获取各自所需信息，以便及时采取相应策略，减少工作过程的不确定性，提高工作的时效性。物资管理信息系统可方便地进行数据查询、导出，相关部门和人员可以对所需数据进行分析，为医院进行科室成本核算和管理决策提供基础数据。

综上所述，充分利用信息化手段加强物资管理，能进一步规范物资管理，降低医院运营成本，实现资源共享，提高工作效率，有效堵塞流通环节漏洞，确保物资管理真实准确，提高医院财务管理水平，树立医院良好的形象[3]。

[1]苗庆峰.物资管理信息化探讨[J].经营管理者，2011，17：157.

[2]杨真名.企业物资管理信息系统浅析[J].学术纵横，2011，11：111.

[3]李宁卫.浅谈医院后勤物资管理的信息化建设[J].中国健康月刊，2011，10：281.