浅谈医院对外合同管理

汪远征 华北煤炭医学院附属开滦医院

随着市场经济的发展和医疗卫生体制改革的深入，医院日常经济活动与市场的关系日趋密切，医院对外签订的合同也越来越多，为保证签订的合同既能维护医院合法权益，又能规避合同风险，医院就必须加强对外合同的管理。下面谈几点体会。

做好合同前期调研工作

科室在提出需求时，要与相关职能部门进行沟通，做好前期调研工作。内容包括：项目可行性论证、项目单位主体资格、市场信誉、资质、实地考察项目情况，直接听取用户反映，不同厂家性价比，大的项目还要做好成本效益分析。调研要充分、客观，避免盲目性，要克服先入为主的思想。

合同谈判及签订过程中各部门职责要明确[1]

由于医院合同种类包括设备及货物采购、建设工程承包、零散维修工程合同、计算机软件承包合同、借款合同、保洁合同、广告宣传合同、经营承包合同、房屋租赁合同、表格印刷合同、洗衣合同等，涉及部门多，技术要求高。因此，要求参与部门必须明确各自责任，做到分工明确，不留死角。使用部门要结合主管职能部门对合同技术参数，性能，能否满足科室需求进行把关；合同管理部门对合同合法性进行审查，内容包括：主体资格、市场信誉、营业执照、资质等级证书、合法性等；纪监部门对合同必要性、真实性、合法性、有效性、可行性进行把关，要全程参与；财务部门对付款方式、付款进度、价格、违约赔付、质保金等经济条款进行把关，对于工程合同工程科对技术要求进行逐项审核把关；安全办对涉及安全的条款进行把关。上述部门还得对合同标的约定是否具体、合同价款和支付约定是否严谨明晰、违约责任和解决方式约定是否充分，合同条款、内容是否完整，意思表达是否清晰准确把关。

加强合同履行过程的监管

对于设备合同在安装调试并运转一段时间后要严格对照技术参数进行验收，要听取使用科室的反映，把好验收关。对于工程合同，大的工程应委托开滦监理公司进行现场监督，工程科人员也必须深入现场，掌握工程进度和质量情况，协调有关工作。合同履行中，对方有预期违约或已经违约的，合同承办部门要及时保存证据，依法追究其违约责任。

合同及时归档[2]

合同签订的整个过程，往往不同性质和类别的合同由不同的职能部门拟定和承办，而且从订立到履行终结期限长短不一，给合同归档工作带来很大困难。为了防止合同中途流失，给医院带来损失，我们紧紧抓住合同章这一关键环节[3]，由合同章管理部门负责合同档案的收集工作。具体工作包括：

建立合同台账 对于每份合同都应建立合同台账，内容包括：合同编号、档案编号、合同项目名称、标的额、对方单位名称、主要内容、合同履行地、合同承办部门、委托人、审批领导、盖章人等。台账用EXCEL建立，便于信息查询。

明确归档范围，积极收集整理 合同签订前后均会产生文字资料，而且合同执行过程中可能会出现修改、补充或更改情况，有时会产生纠纷，加上合同期限长短不一，给归档工作带来困难。因此，档案管理人员应和有关部门相互配合，明确合同归档内容和范围，积极收集整理相关资料，从而保证合同及时完整归档。同时应根据合同性质不同，进行分类立卷，以体现不同合同的特点，方便管理。建议分为两类：一类是工程合同，另一类是设备采购合同。

统一管理，规范使用 为规范合同管理，医院出台了《医疗集团对外合同管理暂行办法》，设立了专人管理合同专用章，并负责归档工作，借阅合同必须履行借阅手续，归还时履行接收手续。

总之，在合同管理过程中，院长要充分重视合同管理工作，总负责，严把关。各职能部门分工要明确，各负其责。通过不断完善合同管理制度，逐步运用科学管理手段，实现合同签订前、订立时、执行中、终结后全过程跟踪监督管理，有效提高合同管理水平，促进医院经济活动健康有序发展。

1 陈凌.探析医院经济合同管理[J].江苏卫生事业管理，2010,1(21)：62-63

2 陈丽，任广伟.浅谈医院合同档案的规范 化 管 理[J].吉 林 医 学，2008,11(29)：1974-1975

3 宋静萍.浅谈医院合同档案的管理[J].中国现代医药杂志，2009,5(11)：140