基于ERP环境的预算管理系统构建及应用（上）——以A集团公司为例

金蝶软件（中国）有限公司 龙明香 中山大学管理学院 刘运国

基于ERP环境的预算管理系统构建及应用（上）
——以A集团公司为例

金蝶软件（中国）有限公司 龙明香 中山大学管理学院 刘运国

预算管理从20世纪20年代开始发展至今，已成为企业提高核心竞争力的主要管理工具之一。我国很多企业管理者也认识到了预算管理工具的有效性，开始在企业中推行预算管理，但效果不尽人意。因此如何提高企业预算管理应用效果是值得研究的课题。笔者从委托代理理论的角度，对预算管理过程进行分析，发现客观存在的预算松弛问题是影响预算管理效果发挥的主要内在原因。因此，要提高企业预算管理应用效果，就需研究如何降低预算松弛的发生率。本文采用理论与案例分析相结合的方法，从预算松弛产生的客观原因入手，通过预算管理系统与ERP的集成应用，构建基于ERP环境下的预算管理体系，可有效降低预算管理过程中的信息不对称与激励不相容的程度，从而有效降低预算松弛的发生率，达到充分发挥预算管理应用效果的目的。

一、相关文献回顾与理论分析

（一）相关文献回顾 20世纪80年代，预算管理理论受到代理理论的影响有了重大的转变。由于委托代理关系中的信息不对称和道德风险等问题导致预算松弛，预算成为复杂的博弈过程，不但打击员工的积极性，还造成同事间不信任甚至互相对抗。建立在预算松弛基础上的部门之间的沟通协调使组织的运行处于无效率的状态，危害了公司的发展。Horn gren（1982）认为，预算松弛是预算控制中尚未解决的一个主要问题。

近年来，越来越多的学者围绕着预算松弛问题进行了研究，研究如何建立有效的预算模型来防止预算松弛。如H·O·Roc kness（1977）检验了强加式预算的刚性和奖金频度交互影响业绩和满意度的机制。Wei tzman（1976）提出了一种在不确定条件下，基于预算的报酬计算模型，该模型能够引导下级选择真实的预期标准作为预算。学者把这种模型称为真实导向型激励计划。

在我国，随着预算管理的发展，预算松弛问题越来越受到理论和实务界的关注。于增彪（2001）对预算松弛给出了定义，认为预算松弛就是预算管理中的逆向选择，发生在预算编制过程，但也影响到预算的执行，其具体含义是指下级极力将预算确定在实际可以达到的水平之下，使得下级的潜力不能充分发挥。郑石桥、王建军（2008）通过实验方法研究表明信息不对称和激励不相容都会导致并加剧预算松弛。高严、彭韶兵（2009）分析出预算松弛的出现和存在会进一步加剧预算管理过程中的信息不对称程度，正是由于这种互相影响的效应，使得预算松弛成为预算管理中的功能异化和一项扭曲的管理行为，从而最终导致逆向选择和败德行为的出现和恶化。

（二）委托代理理论下的预算管理及预算松弛的产生 林峰国（2004）认为，从信息经济学理论的角度来看，预算管理实质就是一种上司与下属的基于委托代理关系的系列交易行为。预算管理过程中的上司与下属，就是这种交易的双方，预算本身是他们之间经过讨价还价后签订的交易契约，预算所载明的业务内容就是交易物，预算执行的最终结果是交易完成数量和质量。下属完成预算目标的情况是其交易的义务或者劳务，而要求上司据此支付的报酬是其权利。在预算制定与执行过程中，委托人与代理人自身利益会影响预算的具体制定与执行。因此，预算管理是一种企业内部的契约机制，预算的制定与执行实际上是委托人与代理人之间的博弈。

由于代理人与委托人的目标函数不一致，委托人与代理人之间的信息是不对称的，委托人不能直接观察到代理人的行动，只能观察到其行动的结果，代理人在自身利益驱使下可能发生“道德风险”或“逆向选择”。因此，基于委托代理关系的预算管理，如果存在信息不对称或激励不相容，则代理人可能会出现“逆向选择”与“道德风险”类的预算松弛。

“逆向选择”类的预算松弛是在预算编制阶段发生的预算松弛问题，下属作为代理人上报预算指标时，可能会利用自己的信息优势，与作为委代人的上司进行讨价还价的行为。具体表现为下级高报成本费用类支出预算，低估经营业绩类收入预算，以便占用更多的企业资源而轻松完成预算指标。“道德风险”类的预算松弛即为在预算执行阶段发生的预算松弛问题，上司与下属之间的信息不对称，特别是在激励不相容的情况下，很容易出现败德行为。具体表现为下级可能少报完成的经营业绩，多报消耗的成本费用，以便在下一预算年度争取到更多的企业资源或是少承担经营指标。

由此可见，由于预算管理基于的上下级之间的委托代理关系是客观存在的，因而预算松弛问题也是客观存在的，是无法完全改变的。产生预算松弛的客观原因是委托人与代理人之间的信息不对称与激励不相容，因此解决预算松弛问题的根本在于如何降低委托人与代理人之间的信息不对称、激励不相容的程度。

二、基于ERP环境的预算管理体系构建

（一）ERP与预算管理集成优势 肖泽忠等（2009）通过提取219家中国上市公司的数据验证了信息与通讯技术（包括ERP和Internet）及管理会计和控制（预算也是管理会计的范畴）对企业经营业绩的影响具有互补性，表示利用两者之间的协同效应有利于提高信息通讯技术水平与管理会计的控制效果。因而，通过ER P与预算管理集成，发挥两者之间的协同效应，有利于提高ERP本身及预算管理的应用效果。ERP与预算管理集成优势可归纳如下：（1）ERP与预算管理的核心理念都是合理配置企业资源，使企业在激烈的市场竞争中全方位地发挥能力，从而取得最佳经济效益。这是ERP与预算管理系统可集成应用的根源。（2）ERP与预算管理集成后，在同一网络环境下，企业内部组织（包括各部门、总部与分支机构等）及企业外部组织如客户、供应商等都被纳入同一信息系统中。这样，企业的物流、资金流、信息流三流合一，实现企业内外信息资源共享。（3）基于集成的信息共享平台，通过不断反复层层上报和向下分配，实现预算编制过程中各部门的及时沟通和协调。（4）将ERP与预算管理集成后，可避免人为因素干扰，按规程管理。这样在流程上有效防止预算松弛的发生。（5）ERP与预算管理的整合、集成将相得益彰。企业的经营目标通过预算被分解成各级预算单位的具体目标。有了预算的计划控制，ERP“事先计划”的功能就能得到有效实现。预算进入实施阶段，管理工作的重心转入控制，ERP能事中实时监控整个过程。通过E R P与预算管理的整合集成可实现预算执行情况实时、动态的结果分析，不仅能够迅速、及时地进行信息反馈，以满足事中动态分析对信息及时性的要求，而且还能准确、便捷地进行事后分析控制，为企业分析人员与管理人员节省了大量的时间和工作量，也可以作为绩效考核的依据，从而调动员工积极性与主动性，提高企业经营效率和效益。

由此可见，构建基于ERP环境下的预算管理体系，实现ERP与预算管理的集成应用，可降低委托人与代理人之间的信息不对称与激励不相容的程度，从而降低预算松弛对预算管理应用效果的影响程度，达到提高预算管理应用效果的目的。

（二）预算管理系统总体功能设计 X软件公司的预算管理系统，以下简称X预算管理系统，是面向大中型企业集团的全面预算管理系统，其基于多维系统构建，将集团企业的战略目标同实际运营相结合，融合集团多行业应用场景于一体，覆盖企业经营价值链的全过程；其关注企业主要的经营管理业务，包括预算规划、编制、审核、调整、控制、分析等预算全流程管理。通过该系统可实现企业预算编制全过程管理，也可实时监控、跟踪关键业务，为集团企业提供全面的分析决策支持。

X预算管理系统提供从预算申报、预算编制审批、预算分解下达、预算执行控制到预算执行结果汇总分析的预算解决方案。X预算管理系统提供了高度集成的预算及控制体系，为集团企业预算的事前编制、事中控制和事后分析提供了平台，为集团企业提供预算的编制、预算的控制和预算的执行分析功能，支持集团企业预算指标的下发、预算数据的上报审批、以及预算执行数据的上报汇总，其整体结构如图1所示。

图1 X预算管理系统总体结构图

X预算管理系统主要应用特点如下：（1）支持财务管控、战略管控、运营管控三种集团管控模式下的预算管理应用；（2）满足集团公司和下属分子公司一体化的预算管理应用需求；（3）满足不同生命周期阶段企业的预算控制诉求，支持以资本支出为核心、以销售为核心、以成本为核心、以现金为核心、以利润为核心等多种预算控制要求；（4）满足生产、销售、采购、人力资源、成本、费用、资金等各领域的预算管理要求；（5）支持从战略规划、预算编制、预算审批、预算调整、执行控制、预算分析全过程的预算管理；（6）支持集团预算合并抵销，提高预算管理的准确性；（7）与ERP无缝集成，可与采购、资金、制造、财务、销售、人力资源、协同办公、成本等业务系统实现信息集成与共享。

X预算管理系统具体功能如下：

（1）预算设置，包括基础资料、预算模板和预算方案的定义；其中基础资料包括业务期间、预算项目、预算要素、预算项目批量修改组织及勾稽关系的定义。业务期间是进行预算管理的具体期间。在使用预算系统前，首先要维护一套预算的业务期间。支持年、季、月、日等期间长度，灵活实现期间细化。预算项目是预算系统的数据基础，是预算系统最基本的元素，预算项目依据预算管理与分析的需要而设置，可以按照科目编制，也可以按照具体的项目编制。还可以通过设置项目分组的方式来实现多维预算管理的需要。预算模板用于预算表的格式的制定，预算编制时通过引用预算方案中预算模板创建生成预算表。预算方案是统一集团预算政策、规范预算编制内容的主要工具，预算方案可以分配给下级责任中心，以贯彻集团的预算政策。上级责任中心可将预算方案分配给下级责任中心，预算方案可以逐级分配，也可以跨级分配。预算要素用于区分预算数据的数据类型，如金额、数量、比率、文本等，也可以自定义其他类型的预算要素。勾稽关系是用于定义的表内、间的勾稽关系、平衡检查关系的一个辅助工具，用于检查报表数据的准确性与合理性。

（2）预算处理，包括预算编制、预算分解、预算审批、预算调整、预算汇编、预算调整单等功能。预算编制：以预算模板为基础编制各种预算内容的预算数据形成预算表。数据生成提供三种途径：公式自动取数、从E X C E L导入预算数据和手工录入预算数。支持滚动预算、弹性预算、增量预算、零基预算等编制方法。预算分解：预算分解是指编制预算时由上至下的编制过程，上级组织可以将其预算逐级往下分解，以此支持预算编制由上至下、由下至上（通过组织汇总进行）以及上下同时进行的这种讨价还价的流程。预算审批：对预算编制出的预算表（数据）进行审批的提交流程。预算调整：提供预算表调整和预算调整单两种方式。预算汇编：预算汇编实际上是组织联调功能，即批量调整预算表。

（3）预算控制，通过设置预算项目的控制策略实现。

（4）预算分析，包括预算表查询、预算差异报告、预算项目查询、执行跟踪、预算表列分析、预算数据分析。可通过报表查询对数据进行穿透分析，对汇总数据进行层层追溯到各明细数据，直到得到原始数据。可自定义预算报表格式，进行个性预算报表分析。

（5）运行模式，根据预算管理在企业集团中的应用要求，一方面，预算管理要持续地进行预算编制，实现预算的动态控制，另一方面，又需要实现多用户、不同区域间的实时合作，因此X预算管理系统采用基于We b的浏览器/服务器模式，用户可以随时随地通过网络登录到预算管理系统中，通过严格的范围授权编制自己的预算计划，了解本部门预算执行信息，及时在线监控，不断更新预算数据。

（6）权限控制，功能权限和数据权限控制很灵活，可以控制不同人具有不同组织范围、不同数据的操作、修改、查看等权限，从而保证系统和数据的安全性。

（三）X预算管理系统与ERP各子系统的关联集成 X预算管理系统与E R P各子系统实现了无缝集成连接，集成主要表现在三大方面，第一，将预算考核数据传到人力资源系统的绩效管理系统；第二，从ERP的各子系统提取实际业务发生数据作为预算编制依据及预算与实际数据的对比分析；第三，通过与ERP各子系统的集成进行预算控制，如图2所示：

图2 集成应用实现预算控制示例图

该集成系统实现预算控制的原理如下：（1）与资金计划系统的集成，如在预算系统实现资金计划的编制与执行跟踪，与资金管理系统中的资金计划功能信息共享；（2）与财务核算系统的集成，如与总账的凭证集成，实现预算控制；（3）与资金结算系统的集成，如与资金结算中的收付款申请单进行集成，实现预算控制；（4）与采购管理系统的集成，如与采购申请单集成，实现预算控制；（5）与合并报表系统的集成，如借助合并报表系统实际预算数的抵销、合并，从合并报表系统提取实际数。

由此可见，通过X预算管理系统与ERP子系统（如财务、采购、人力资源等）无缝集成，实现信息共享，实现预算考核与奖惩挂钩，可有效降低预算编制与执行过程中的信息不对称程度，降低预算的激励不相容程度，有效防止预算松弛的发生，达到提高预算管理应用效果的目标。

三、案例分析

（一）案例企业相关背景介绍 A集团公司是一家跨地域直营餐饮连锁集团公司，是国内以鲜酿啤酒为核心、南美烤肉和中西合璧自助餐为辅的连锁餐饮领导品牌，其以融合世界啤酒文化的纯欧式环境、丰富的产品、现场乐队演奏和高品质的服务，缔造了自助餐式休闲餐饮文化。自2004年以来，A集团公司以平均每月新开一家餐厅的速度在全国拓展，营业总面积超过50000平方米，员工超过6000人。“统一采购、统一配送、统一价格、统一管理、统一形象、统一服务”的管理方式是连锁经营与其他经营模式的显著区别。A集团公司设有进行统一采购的“采购中心”、进行统一配送的“物流中心”、进行统一加工的“中央工厂”，其总体组织架构图如图3所示。

随着A集团公司连锁规模的逐步扩大，A集团公司对采购中心、物流配送中心、加工中心以及连锁门店的集团管控需求日益迫切。预算作为现代企业的主要管理工具之一，受到A集团公司的青睐。A集团公司虽然一直都编制相应的预算，但预算很难得到有效执行。预算的编制与执行基本是脱节的，是“两张皮”。花费了很多时间与精力才编制好的预算，形同虚设，不能成为A集团公司的“硬约束”，预算松弛问题严重，预算失去其应有的权威性和严肃性。具体表现出以下问题：

（1）缺乏数据共享，组织部门之间的协作困难。集团与各下属机构、各部门之间、上级与下级员工之间的信息沟通不畅，“讨价还价”现象普遍。一般情况下，从上一年的10月份开始编制预算，到第2年的2月份预算指标才能正式下达。预算编制周期长、工作量大、效率低、预算指标松弛度高。

图3 A集团公司总体组织架构图

（2）各预算项目间没有形成严格的对应关系，未形成完整的预算体系。如出现一些门店面积大但客流量小的成本费用预算额度大，而另外一些门店面积小但因地处旺地而客流量大的成本费用预算额经常超支。

（3）预算编制方法不够完善、随意性大，数据准确性不高，如将新开门店的各项预算照搬临近门店，最终因新开店的客流远远不及临近的老店，使预算数据偏差大，造成资源的浪费。

（4）预算编制完后，预算调整很难实现，基本是一年保持不变，不会跟着市场环境的变化而进行调整，给生产经营决策带来了许多不便。

（5）预算没有与实际业务进行关联，预算执行与控制能力差。无法按预算指标数据进行实时控制与执行，预算跟踪与分析难以进行，缺乏有效手段进行预算事前、事中控制，导致预算与实际执行“两张皮”，道德风险类预算松弛很容易发生，预算形同虚设。A集团公司的日常业务基本不受预算的控制，都是期末或是年末才能将预算数据与业务实际运行数据进行事后对比分析，导致经常出现费用超标现象。

（6）预算考核欠周全、公平、公正，没有与人力资源的薪酬绩效直接挂钩，而是事后统计后再关联，预算的权威性不高，影响了员工对预算执行的主动性、积极性，因而道德风险类的预算松弛现象时有发生。如A集团公司的翻台率（每个用餐时间段餐桌的平均使用次数）是各连锁门店的重要考核指标，但有一些连锁门店却常常虚报翻台率（通常采用的手法是将客人量多的用餐团进行事后分割，如五人客人团，由于餐桌的最大座位量是4人，因此事后人为地在点餐系统中分成二、三人的两个餐台，而实际是客户自行加座解决的）。

（二）基于ERP的预算管理系统实现——X预算管理系统在A集团公司的应用 A集团公司完成了E R P（包括供应链管理系统与财务核算系统）的实施工作，开始进入到系统运行使用的稳定阶段。这为A集团公司构建基于E R P的预算管理系统创造了良好的网络、硬件与软件环境。

至此，A集团公司利用X预算管理系统与E R P各子系统的集成，实现预算的编制与审批、预算执行与控制、预算调整与追加、预算分析与预算考核，降低预算松弛，提高预算管理应用效果。

（1）建立完整的预算编制系统，快速、准确完成全集团的预算编制。借助X预算管理系统，A集团公司按照“上下结合、分级编制、逐级汇总、归口审核和综合平衡”的流程编制年度预算，总体流程如图4所示。

图4 A集团公司预算编制流程图

A集团公司的预算管理委员会办公室根据预算大纲在X预算管理系统中统一制定预算项目、预算模板、勾稽关系及预算方案后，下发给各连锁门店。各连锁门店协调各预算责任部门，结合实际经营情况，以收到的预算模板为基础编制预算表，如存在预算模板中未包括但又是本单位所需的预算项目，可以进行增加，从而达到上下结合的预算编制模式的要求。再由各连锁门店的财务部进行归口审核形成分预算草案并上报。预算管理委员会办公室通过X预算管理系统的“组织汇总”和“预算汇编与分解”功能先进行加总再综合平衡分配。最终编制出集团总预算草案，报预算管理委员会讨论修改、确定，由总经理提交董事会。经批准的年度预算方案下发给各连锁门店。最终实现了“从下至上、再由上至下”上下结合的讨价还价预算编制过程。

通过X预算管理系统进行预算编制时，可以采用手工录入，或按照数据格式要求通过EXCEL导入，还可以通过基于集成应用的“公式取数”功能复制ERP中的某个会计年度的实际业务数据，并通过设定系数，自动计算出相应增长预算值。因此，通过预算系统与E R P集成应用不但可以从ERP中调出各连锁门店的往年实际业务数据，为各连锁门店的预算编制部门提供参考数据，也可以为审核预算数据时提供对比与审核依据，从而大大降低了预算编制过程中预算松弛问题的发生率。

在X预算管理系统中，可开设多个不同期间的预算方案实现多套计划预算版本。每一个预算方案中，根据预算管理范围的不同，通过预算模板建立各种经营预算、投资预算及财务预算，各预算模板之间可以通过设置预算表链接进行关联。在同一个预算方案中，可以采用在保留历史预算的基础上编制滚动预算，并将实际数据保存在另外的预算版本（预算方案）中作为数据比较依据。各种预算数据可以在不同的预算版本（预算方案）之间相互拷贝。

在X预算管理系统中，不同的预算项目可采用固定预算、弹性预算、增量预算、零基预算等单个或是多种方法相结合的预算方法。A集团公司根据实际业务运营要求，对不同的预算项目灵活地采用了合适的预算方法。对于新开的连锁门店由于无参考依据的成本费用类预算，可全部采用零基预算方法，如电话费、车辆使用费等。对于与客流量密切相关的如营业收入——自助收入，可通过建立模型函数关系实现弹性预算。A集团公司的餐饮模式是自助餐式，根据地域的餐饮文化、消费水平、顾客类型（分为成人、儿童、老人、学生、教师、军人、生日者、其他）等因素，确定了各地域的个人消费单价，如北京的成人消费单价是48元，长沙的成人消费单价是30元；在个人消费单价一定的情况下，相关的连锁门店的营业收入——自助收入与客流量存在一定的函数关系，因此，A集团公司依据往年的经营数据，综合季节气候、地理位置等因素确定了营业收入与接待客人数之间的弹性函数公式，对营业收入——自助收入项目采用弹性预算方式。在X预算管理系统中只需要对营业收入——自助收入的预算项目设置好弹性预算公式，则在预算编制时，接待客人量的预算数据确定后，系统会自动根据弹性公式，计算出营业收入——自助收入的预算数据，从而在节省人力的同时也有效地防止人为因素影响而产生预算松弛。

A集团在X预算管理系统中，采用多级工作流审批方式对预算表进行审批。在预算审批时，X预算管理系统提供预算修订的功能，可对选定的预算金额进行修改和加入审批意见，保存后，预算表的预算值立即刷新为最新结果，并以其他颜色突出显示。在多级工作流审批中，每一级次的审批都会根据预设的勾稽关系自动检查，符合勾稽关系的才可以审批通过，如在资产负债预算表中设定了“资产合计项目=负债合计项目+所有者权益合计项目”的勾稽关系时，资产负债预算表审批时必须符合此勾稽关系才可以审批通过。审批完成后，可以追溯查询到整个修改过程和审批意见。

北京一店2009年度主营业务收入预算表如表1所示。

表1 北京一店2009年度主营业务收入预算表

［本文系国家自然科学基金重点项目《中国企业管理会计理论与方法研究》（项目批准号：71032006）、国家社科基金项目《节约型经济增长模式下企业成本管理理论与方法研究》（项目批准号：07BJY022）、2008年度教育部直属高校聘请外籍教师重点项目《节约型经济增长模式下成本管理理论与方法国际合作研究——基于广东企业的经验》（项目号：外［2007］50）阶段性研究成果］

（编辑 熊年春）