移动互联网技术下的协同办公管理变革

2011-11-06王艳芳华侨大学计算机科学与技术学院福建泉州362021泉州师范学院福建泉州362000

和田师范专科学校学报 2011年1期

王艳芳（1.华侨大学计算机科学与技术学院福建泉州 362021；2.泉州师范学院福建泉州 362000）

移动互联网技术下的协同办公管理变革

王艳芳1，2（1.华侨大学计算机科学与技术学院福建泉州 362021；2.泉州师范学院福建泉州 362000）

企业协同办公是管理信息化的一个标志，能大大提高办公效率和企业管理效能。随着移动信息化的发展，仅依靠PC通过互联网实现协同办公的管理模式，已不能满足企业效能管理对移动办公的需求。由于移动通信服务和3G移动互联技术的迅猛发展，“手机”这一日益普及的个人通信工具为实现移动协同办公提供了新的载体，而J2ME这一新兴技术又为协同办公延伸到手机上提供了技术解决方案，从而促进协同办公的管理变革。本文在介绍移动互联网给企业管理信息化带来机遇的基础上，结合作者参与的项目经验，探讨了移动互联网下的J2ME移动协同办公系统需求分析和设计、策略，及其带来的管理变革。

协同办公；移动信息化；移动办公；管理变革

移动互联网是一种生活方式，也是一种产业模式。一方面，移动互联网对图像、音乐、视频流等多种媒体形式的高处理和传送能力，让通信服务为人们带来更加便捷、轻松、有趣和愉悦的体验；另一方面，移动互联网也为在手机上打造全新的虚拟生活创造了条件，成为移动信息化产业发展的新契机。

2010年全球3G用户的平均普及率将超过20%，日本/西欧/美国的3G用户普及率已经超过30%，据摩根士丹利估计，到2013 年全球比例将增至44%。长期以来，提升企业管理效率的协同办公系统主要通过连接互联网的计算机终端承载，然而，随着通信和互联网技术的不断发展，3G网络的成功实现，无线带宽的增加以及网速的提高，使得企业的协同办公能够通过延伸到手机载体上，实现更快速、高效地提升企业办公效率。企业的协同办公，即采用Internet技术，基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息、高效地协同工作；改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，提升企业管理效能。协同办公系统是一个企业单位不可缺少的部分，其实现的办公自动化程度也是衡量一个企业现代化管理水平的标准。

智能终端的普及和移动互联网技术的发展将共同保障手机用户的即时协同办公需求向行为的过度。而截至2010年6月底，我国手机网民规模达2.77亿，这表明通过手机的即时协同办公具有良好的消费习惯基础。移动互联网时代，智能手机是即时协同办公的核心节点，是很重要的一环，而基于J2me技术的移动协同办公系统将为企业中的手机用户提供一个即时、便捷、不受时间和地域限制的办公自动化访问系统，进而最大限度地缩短内部工作流程时间，提升管理效率。

一、基于J2me技术的移动协同办公系统

当前的协同办公系统，主要是依托PC连接Internet实现对协同办公平台的WEB访问，当员工处于外出办事路上或出差途中时，对于需要协同处理的工作流，就不能及时地响应，而引发企业效率的“短板效应”。

基于J2me技术的移动协同办公系统是web协同办公平台的部分功能延伸至手机终端上的应用，是通过手机客户端实现对即时协同办公的支持，对现有协同办公系统起到辅助的作用。拓展的功能主要是协同办公中即时性处理要求较高的“信息流转”、“流程审批”和“销售信息”等功能，建立一种个性化的服务模式，使企业员工在这些工作流上不仅可以通过PC连接Internet访问并处理流程，也能短信提醒员工通过手机即时接入并进行流程处理，提高流程效率，降低企业的管理成本。

1.1 需求分析。

首先，使用环境是企业员工处于不方便PC访问（如会中）、PC无网络访问条件、外出办事路上或出差途中等情况下，却又需要通过协同办公系统进行工作信息查询、处理或交互的不同使用环境。

其次，使用人员为企业员工，根据不同的角色权限配置个性化的服务模式。比如员工负责流程发起，领导负责审批或会签，并流转到具体的经办人员，由经办人员负责落实。（使用流程如图1.1）

最后，基于J2me技术的移动协同办公系统，其功能需求要能支持对发起、审批或会签、流转等模块功能的移动拓展，实现对不同的角色权限在这些功能模块的移动服务功能融入到整个业务流程之中。如，销售经理可以通过手机提出销售请求，销售总监可以通过手机审批销售请求，并提交给财务、采购、生产等部门会签，会签后由再由各环节的管理者通过手机流转至具体责任人。

1.2 系统设计。

系统总体框架模型如上图所示。

图1 .2 J2ME移动协同办公系统客户端的功能设计

J2ME移动协同办公系统可方便职员随时、随地通过“在线”方式进行协同办公。此框架为主要应用于无线领域的底层数据通信，解决手机与企业级应用的交互，为了保持数据同步时的完整性，传统的体系结构要求数据信息包在服务器数据库和远程数据库之间通过网络稳定的双向同步。

由于网络服务器端的协同办公系统已经比较成熟，J2ME移动协同办公系统的主要功能部件是J2ME手机客户端。J2ME客户端按系统的功能划分为三个模块：界面显示模块、网络访问模块和数据管理模块。图1.2为客户端的功能设计流程图，每个矩形框代表一个显示界面，每个界面监听用户的命令输入，调用其他模块完成相应的功能；网络访问模块负责向服务器发起连接和接收数据，通过多线程技术实现，并且在后台运行，前端用户不直接对其进行操作；数据管理模块负责将网络接收到的数据信息存储在手机的本地存储区中，供离线查询。

二、移动协同办公的管理变革

协同办公是指在单位、部门、班组之间借助网络办公自动化平台进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理，增强企业内部员工协同工作的能力，强化领导的监控管理，实现公文流转、审核签批等工作流的自动处理，促进管理电子化、规范化，提升管理效率。移动协同办公是对协同办公的移动服务拓展，它不仅仅增强企业内部员工随时、随地协同工作的能力，也提高了企业与合作伙伴之间进行交流合作的实时性，使原有的组织模式、管理模式、竞争模式受到挑战。

2.1 建立以知识管理为中心的学习型组织。

随着科技的不断进步，许多作业性的工作逐渐由机器取代人工后，有赖于人去担任的工作是属于发掘和发现机会和问题，并寻求有效解决办法性质的工作，使知识、技术共同成为主要的生产要素。移动协同办公必须与使用者、管理者相结合才能发挥作用，所以作为知识载体的人力资源才是企业最具弹性、最具经济增长潜力的资源，也是移动协同办公推行的重要保障。因此，企业必须注重员工素质和知识方面的培训和引导，要求员工不断更新知识，超越自我，强调系统思考与知识整合的力量，使企业组织成为以知识管理为中心的学习型组织。

图1 .1 J2me协同办公系统使用流程图

2.1建立扁平组织结构。

移动协同办公满足了无缝隙、无间隔的办公需求，大大提高了办公效率，节省了时间和成本。使得企业的主管能够直接与每一子任务群进行交互式的沟通，并迅速采取应变措施，中间管理层开始退化，组织进一步变得扁平化。组织的构成单位从专业化的职能部门向以任务为导向的充分发挥个人能动性和多方面才能的过程小组或团队转变。建立在组织要素与外部环境要素互动关系基础上的，以向顾客提供有价值的产品或服务为宗旨的小组或团队，伴随企业战略调整和产品需求的不同变化，也不断地组合拆分，组织进一步变得弹性化。

2.2 业务流程重组与管理体制创新同步进行。

移动协同办公要求业务流程也需要从根本上加以改变和重新设计，以便在成本、质量、服务以及速度等方面得到改善。同时，随着信息化建设的深入也会产生新的移动信息流动方式而带来更新的管理体制的调整。因此，移动协同办公会推动管理的变革，而管理体制的创新会对移动信息化建设提出更高的要求，如此反复，最终实现的是企业管理更有效率。

2.3 竞争模式由输赢到共赢。

移动协同办公时代是以知识为资源的。知识的无限性、可重复使用性和共享性，不仅使得企业间的竞争不一定非要拼个你死我活不可，而且使企业能够通过相互学习与交流，积累或形成新的知识，企业间真诚的合作不仅是必要的，而且成为可能。同时，随着社会的生产发展和技术进步，日益专业化的分工将一个完整的生产过程划分成了若干个子过程。因此效率的提高取决于系统化协同运作的能力，不仅要解决生产管理中物流和信息流的协同问题，与其密切相关的资金流的管理问题成了许多企业面临的新问题，而无缝隙、无间隔的移动协同办公为这些问题提供了解决方案。