畅快沟通提升管理效率

2011-11-04付玉章

中国石化 2011年1期

关键词：管理者机制信息

□付玉章

畅快沟通提升管理效率

□付玉章

有研究表明，我国企业管理中70%的错误是由于沟通不善造成的。在信息技术高速发展的今天，随着企业改革发展、组织结构调整的进一步深化，畅通高效的沟通渠道，良好的沟通氛围，对增强企业执行力、提高工作效率，充分调动员工工作积极性尤为重要。

加强沟通战略管理

从企业管理中计划、组织、领导、控制四大职能来看，每一项职能的发挥都离不开沟通。从管理的实质侧重于处理人际关系来看，同样需要良好的人际沟通。从企业的组织系统来看，沟通是企业的生命线，传递着企业的发展方向、期望、过程、产物和态度。因此，企业应明确管理沟通的战略目标，即以不断提高沟通效率为抓手，以改善沟通环境、创造良好的沟通氛围为重点，进而形成一个既体现现代信息技术要求，又反映现代企业管理人文情怀的沟通模式，以实现企业的经营战略目标。

完善沟通渠道

当今社会呈现多样性和开放性的特点，企业应顺应要求，建立一个开放的沟通机制，形成开放、和谐的管理沟通文化。通过沟通文化建设，树立全员沟通理念，创造人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通的良好氛围。在倡导管理沟通文化时关键要注重组织沟通氛围的改善，鼓励工作中员工之间的相互交流、协作，提供上下互动机会，强化组织成员的团队协作意识，促进相互理解，改善人际关系，促进和谐企业建设。

管理沟通渠道应该使管理沟通有更快的速度、更大的信息容量、更宽的覆盖面和更高的准确性和成功率。企业可以在保持传统沟通渠道的基础上，充分利用互联网络技术，建立内部网络，进行沟通载体的创新。公司内部的人员既可以选择在局域网的BBS上发布信息、讨论专业问题，也可以向上司发送电子邮件以征询意见，更可以通过企业QQ、MSN等聊天途径与同事进行随时随地的交流等等。

增强管理者的沟通意识

一个沟通战略的形成和实施，离不开管理者先进的沟通理念。这是由管理者在企业管理沟通中的地位和作用决定的。一般来说，企业管理者可分为三个层次：高层管理者、中层管理者、基层管理者。不同层次管理者在沟通中的地位及其相互关系如图所示：

从图中可以看到，无论是高层管理者，还是中层或基层管理者，在企业整个管理沟通过程中都扮演着非常重要的角色。没有高层管理者高瞻远瞩的战略眼光和与时俱进的沟通战略理念，就不可能形成具有竞争优势和个性特色的沟通战略。没有中层、基层管理者及时、准确、迅速地上传下达，来自于上层的信息和指示就不能被快速而有效地传递，而来自下层和基层员工的信息也不能快速而有效地上传，企业领导者精心确定的沟通战略目标也将付之东流。

正确的决策是成功的一半，另一半就要看如何去执行和实施决策。无论哪一半，都与管理者直接相关，管理沟通贯穿于执行的全过程。因此，对管理者加强沟通培训，提高管理者的沟通水平，树立管理者正确的沟通理念，养成管理者良好的沟通习惯，是提高企业管理沟通水平，实现管理沟通战略目标的一项重要举措。

加强沟通的机制建设

沟通效率的提高，离不开沟通机制的建设。良好的沟通机制应该是：信息以最快的速度、最少的费用从信息发送者传到信息接收者，并得到及时反馈。

建立齐抓共管的组织领导机制。建立以党组织为领导，专职思想政治工作者为骨干，行政管理者为基础和群团组织共同参与的管理沟通新体系，形成党政工团齐抓共管，多管齐下的立体式组织管理体系。机制设置要与企业中心任务融为一体，紧密衔接，调动各方面积极性。同时，加强沟通队伍建设，通过人才招聘、竞争上岗等机制，建立一支高素质、懂技术、懂业务、会管理的管理沟通工作队伍。多做理顺员工思想情绪的工作，以理服人、以情感人，抓住情、理、法几个关键点，研究员工的生理和心理特点，讲究思想工作的艺术性，保证管理沟通有底气、讲正气、人顺气，促进企业健康、快速、和谐发展。

建立规范有序的管理机制。管理沟通本身要制度化、规范化，各个时期的管理沟通要做到统筹规划。要建立内容丰富的思想教育机制和科学有效的工作责任机制、激励机制、创新机制等。建立正常的工作程序和必要的工作档案，管理人员要对每个时期出现的具体问题、员工群体的情况等分类记录，做到心中有数，加强沟通管理。

健全沟通的反馈机制。这种反馈要求是双向的，下级经常给上级提供信息，同时接受上级的查询；上级也要经常向下级提供信息，同时对下级提供的信息进行反馈，以形成一种信息环流。在一般沟通中，反馈也许是可有可无的，但在管理沟通中，反馈不可或缺。因为通过反馈，一方面可以提高针对性，减少信息提供部门的盲目性。另一方面可以加强信息发送者和接收者之间的心理沟通，让员工意识到管理层乐于倾听他们的意见，他们所做的一切都在被关注，从而增强管理者和员工之间的相互理解、尊重和感情交流。