如何进一步做好电力企业办公室工作

曾庆彪

随着电力改革和发展的进一步深化，在新的形势下，当前办公室的地位和作用日显重要，办公室工作任务也日益加重，要求越来越高，已决不是仅限于收文件、开会，接客人、派车等琐碎事务性的工作了。

当前办公室存在的主要问题

一、办公管理相关制度配套比较齐全，但大多在实际操作中不能有效的执行和落实。

二、办公自动化系统使用效率没有得到有效发挥，存在办公流转速度慢，审核走形式的问题。

三、办公管理事务和活动在细节上抓的不够，服务也不够到位；存在部门之间互相推诿扯皮、统筹协调性不够等问题。

四、部门人员职数配置不足，业务素质参差不齐，工作忙闲不均，缺乏具备文字功底，有一定组织协调能力，熟悉水力发电生产和管理知识，热爱办公室工作的人员。

解决措施和建议

一、要进一步增强责任感，提高办公效率。做好办公室工作，必须认清形势，把握大局，增强责任感、紧迫感、使命感，提高工作的自觉性和主动性。责任感是建立在日常工作时的严谨、认真、细致的工作作风基础上。增强责任感，就要解放思想、转变观念、敢于创新，对日常工作不要循规蹈矩，要敢于打破旧框框，面对新问题、新情况，勇于思考探索。增强责任感，就要有进一步提高办公室的工作效率和服务水平的意识，要做到急事急办，特事特办，提高办事效率，运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。这就要求我们：一要争取主动。办公室所处的地位和它的职能作用决定了其所有工作只能是服从性的。但是服从性并不等于被动性，很多工作可以提前预测，主动开展。只要坚决摒弃被动服务的观念，增强超前意识，放开手脚，凡事提前考虑，早作准备，各项工作一定会由难到不难，由被动变主动，开创出新局面。二要提早预见。工作中，不仅要及早发现已经出现的问题，而且要善于发现苗头性的甚至潜伏着的问题；不仅要看到事物的表象，而且要善于揭示事物的本质；不仅要把握事物的现状，而且要比较准确地预测到它的发展趋势。因此只有搞好调查研究，及时获取和掌握丰富的材料，才能为领导决策提供具有前瞻性的预案。三要敢于创新。只有不断创新，才能更好地继承和发扬传统，才能使办公室工作永远保持活力，才能不断总结新经验，开创新局面。当今的办公室的工作要充分利用电脑、互联网、办公自动化软件等电子工具和手段提高办事效率，实现无纸化办公。当然，在增强工作创造性的同时，办公室也要注意办事到位而不越位，帮忙而不添乱，真正成为领导的参谋助手。

二、要进一步转变作风，改进工作方法。办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作要脚踏实地，真抓实干，力戒浮夸。在工作任务较重较多时要冷静思考，一一落实，要讲实话，向领导报实情，不能报喜不报忧，投其所好。另外要注意办公室工作要以事业为重，不能掺杂个人感情，凭个人意志办事，要满腔热忱对待工作，真心诚挚对待同志，为他人多办事，办好事。杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的歪风，要堂堂正正做人，清清白白处事，踏踏实实干事。同时要进一步建立健全严格规范的工作制度和办事程序，尤其是修订完善公司办文、办会、办电、办活动等规章制度，重点明确职责分工、业务流程和实施细则，形成一个管理系统性、规范性和业务指导性的办公管理体系，这是做好办公室工作的基础和保证；其次，要进一步完善办公自动化系统，明晰管理流程和具体要求，重点在缩短流程节点、提高流转效率上改进软件模块设置，屏蔽管理短板，降低人为操控因素，实现计算机全程操控闭环管理；从而使办公室纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道，提高办公室的整体工作效率。

三、要进一步加强学习，提高自身素质。办公室工作涉及面广，如不注意加强学习和不断更新认识就无法胜任工作，无法执行领导一切决策和公司工作秩序。平常即要注意加强学习还要研究政策法规，加强调查研究。因此要进一步做好办公室工作，一要具备一定的政治理论水平。在办公室岗位工作，必须要一定的政治理论水平，才能适应办公室工作的需要。因此，平时注重学习，理解掌握有关国家的大政方针政策，保持清醒的政治头脑，才能够在工作中始终把握正确的政治方向，保持较高的政治敏锐性。二要具备一定的文字综合能力。办公室工作人员除自身要具有一定的文化基础，要熟悉业务知识，包括电力生产、技术管理知识、行政、财务、人事、法律等管理知识，还要有较好的文字功底和语言表达能力以及工作方法，如果不具备这一点，那么不论起草文件还是开会发言、答复问题等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出问题，只能是和“稀泥”。三要有一定的组织协调能力和管理经验。办公室工作不单是要对办公室岗位本身熟悉，而且要对本公司、本部门整个工作有所了解。只有对公司相关工作的全面熟悉和了解，才能打下综合管理能力的基础。除加强学习外，还要注重自身的形象。办公室要有一个好的精神面貌，待人接物文明礼貌，谈吐自然和谐，对突发事件要根据领导意图做好工作，处理好问题。遇事要“三思而行”，办事要果断，不要拖泥带水，延误工作，给公司工作带来不良后果和影响。做好办公室工作做到“三勤”。一是“腿勤”，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作。

四、要进一步转变观念，增强服务意识。一是实现角色的转变，既要当指挥员，又要当战斗员，团结全体员工，在思想上同心，目标上同向，行动上同步，事业上同干，扭住一条绳，发挥整体优势，创造一个良好的工作氛围。 二是实现思维方式的转变，从原来的“领导交办，办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样办好”的方式转变。围绕公司中心工作，做好工作计划，做到有安排、有检查，保证工作有条不紊，落到实处。办公室的工作，无论是文稿起草、信息调研、督查催办等要务工作，还是档案管理、文书处理、会议安排、机要保密、后勤服务等内务、事务工作，都是围绕“服务”这一中心运转的。为领导服务、为公司服务、为部门和员工以及为外单位、群众服务是办公室最基本的职能。因此，必须把服务于公司的中心工作和服务于领导、部门和员工作为工作的出发点和落脚点，把“参与要务”、“管理事务”、“做好内务”、“搞好服务”四大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转。从而使工作目标更明确，重点更突出。

五、要进一步加大重视，提升工作合力。办公室是公司的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个公司工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全公司各项工作的开展和各项任务的完成。因此，要加大对办公室工作的重视和支持力度，不但从政治上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽可能地改善他们的工作环境和条件；而且从工作上支持他们，配齐专业人员队伍，配备先进办公设备；从生活上关心他们，理解他们，肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。

（作者单位：福建水口发电集团公司）