信息电子化在文书档案管理应用中面临的挑战及对策

李明珠

作为企业档案管理工作的重要组成部分，文书档案不仅记载着企业经营发展的兴衰历程，同时也客观真实地反映着企业经营管理过程中重要事件，成为企业历史轨迹的再现者。随着科学技术的发展与应用，文书档案管理水平也不断面临新的挑战与机遇，如何客观真实全面地提供档案信息，成为企业档案管理工作中

的新课题。下面将就信息电子化在文书档案管理中应用这一问题作以下探讨。

文书档案管理在信息化进程中面临新挑战

一、对电子文件保密性要求更高。因为电子文件修改的方便性，而且改动后不会留下明显的痕迹，所以，电子文件自身的保密性较纸质文档有其劣势。尽管当前有一些技术可防止电子文件的随意增删改，但是其内容发生变化后没有明显的标志，所以增强了把握电子文档原貌的困难度。另外，因为电子文件不如手写签发等具有特定的字迹，无法从字迹上分辨其原始性，这些，都增加了电子文档真实性的判断。

二、安全管理的要求更高更严。使用电子文档信息化管理，在加快查询应用速度的同时，因为电子文档存储在电脑及移动介质之中，很容易在不经意被网络黑客所侵害，或者被病毒所利用篡改。所以，必须在加快信息电子化建设进程中创新工作思路，加强技术防范，增强从业人员保护意识和能力，才能妥善处理上述问题。

三、法制不健全、标准化程度不高等成为新挑战。传统的文档管理偏重于纸质文件的管理与防护，关于档案密级、解密管理等标准缺失等，甚至有的超过50年的档案如何密封、何时使用等情景都没有明确的规定，不仅造成文件管理的不便，而且对于文档的合理利用也没有规定，以致造成大量价值档案使用利用价值得不到发挥。

四、配套支持技术不健全，短期转化难度大。因为档案信息化建设尚处于探索实施的初级阶段，几十年、甚至上百年的大量的纸质文件需要扫描转化成为为电子档案，工作量大，责任重，稍有不慎将对单位档案造成无法弥补的损失。由于我们单位使用的平板扫描仪速度慢、功效低，在短期内完成从纸质文档向电子文档转化存在相当大的困难。

五、管理人员素质存在不适应性。因为传统的纸质文档管理与现代化信息电子文档管理，不论从管理的理念上，还是管理的手段上，以及管理的具体流程上等，都有相当大的区别。当前，常出现要么懂技术，不懂档案管理，要么懂档案管理，却不精通信息技术的尴尬局面，使得在信息化条件做好档案管理工作存在较大困难。根本不能适应现代信息技术条件下的档案管理工作。

加快推进档案信息化技术的基本原则

一、科学化规范化和精细化原则。标准化、规范化、精细化是强化电子文档管理的重要原则，因为文档管理本身就是一项严谨细致的工作，必须要进一步细化档案工作标准和规范，才能提高档案管理的质量和效率要求。比如，在以电子文档接收邮件过程中，在文档使用管理过程中，应该以相关制度规定的形式，明确各个工作步骤，应该坚持科学化规范精细化的原则，不断加强电子文档管理，使传统介质档案信息化，使用管理标准化、规范化、精细化，杜绝因管理不细而导致的失泄密及文档丢失无从查找等问题。

二、快捷与安全同步的原则。信息化在提高办事效率、质量和速度的同时，也给安全保密工作带来诸多压力和挑战。所以，要坚持快捷与安全同步的原则，在确保安全基础上提高工作效率，不断增强信息化条件下档案管理的全安系数，强调安全使用和管理。

三、效益与质量兼顾的原则。因为档案信息数字化建设的艰巨性、复杂性和繁重性，因此需要投入相当的人、财、物力，所以，要坚持效益与质量兼顾的原则，研究自身实力，分析客户需求，强化建档质量，思考快捷安全建档的途径。可以有针对性的把重要的、利用率较高的档案数字化，既利于产生一定的经济效应，也能增强社会知名度。

强化档案信息化管理的具体对策

一、全面构筑起安全管理防线。实践多次证明，多数失泄密事件的发生，均因为相关人员的意识不足造成的。因此首先是增强档案管理人员的安全意识。思想决定意识，意识左右行为。必须将全面增强档案管理人员的安全管理、安全防范意识作为信息档案化管理的首要任务，常抓不懈。要通过常态化的培训、检查、考核、监督等督促、提醒管理人员在思想上构筑起牢固的安全防线。要牢固树立“档案安全无小事，档案安全事关重大，事关全局，事关党和国家的根本利益”的思想，深刻认识加强档案安全管理的重要意义，始终坚持“以防为主、防治结合”的方针，绷紧档案安全弦，抓好档案安全事，提高档案管理人员的安全意识和技能。充分利用各种载体，通过开办讲座、开展知识竞赛、举办展览等形式，广泛开展档案安全知识宣传教育，营造档案安全管理良好氛围。

加强技防手段，采取措施对信息化系统实施有效隔离。采取内部信息办公网络与国际互联网的隔离手段，通过物离隔离确保信息在各自范围内使用，避免内外网交叉使用的情况。一是可以通过在路由器上合理进行设定。将不安全、没有安全许可证、常带病毒的IP地址和服务屏蔽掉。二是正确设定防火墙。一般来讲，防火墙大致有过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警等作用，要依据企业实际，选择适合的封堵设置，确保网络系统的安全。三是不断完善配备技术和管理资源。首先要在可靠的配套设备上下力气。尽量配备质量可靠、性能优良的系统硬件，适当添置与之相关的配套设备，用以防止电磁干扰、辐射。其次，要引进先进且通用的档案信息ERP管理软件，实现档案信息化系统与办公系统的贯通。

二、探讨并建立科学规范化的管理机制。档案信息化管理是一项长期而复杂的工程，没有健全的管理机制，不仅不能确保管理的常态化，还会出现反弹等现象。所以，建立起科学化、规范化、标准化的档案信息化管理制度，用以约束电子档案使用管理的各个环节，做到细致可查，是确保档案信息化电子管理的根本途径。一是统一档案管理的标准。长期以来，由于历史的档案管理基础差、案卷质量低，尤其是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差等弊端，导致档案管理标准不统一，当前，必须着力解决历史遗留问题，集中人力、物力，以档案信息化建设为契机，建立起科学的管理标准。首先是建立科学管理制度。在信息时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理、信息化管理是密不可分的。要保证信息系统的规范应用、合理开发、信息安全等，必须制定档案信息化管理规定、规范、标准。如《办公自动化系统应用及运行维护管理规定》、《档案数字化工作操作规程》、《电子档案管理办法》等等，同时档案信息化要适应档案工作新标准、新要求。如要同《归档文件整理规则》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》相结合，切实推进档案管理信息化。其二是完善档案运行机制。对现有室藏档案信息资源进行整合，通过资源整合理顺管理体制和建立新的规范化运行机制，杜绝造成新的档案资源分散。其三是遵守国家法规规范。保证档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，以推进档案信息化建设的长效管理。

三、全面增强档案管理人员的能力素质。档案工作是一项业务性较强的工作，档案工作业务素质的高低，对档案管理工作的质量起着至关重要的作用。由于目前档案管理专业人员较少，现有的档案管理人员大多非档案专业科班出身，因而在档案学与档案管理方面相对缺乏系统的专业知识。为提高他们适应信息化条件下档案管理需求和技术。我们一是坚持以“集中培训，自学结合”的能力培训提高模式，不断健全持续教育机制，确保档案管理人员能力素质能够根据需要而不断提高。二是加大档案管理部门间以及区域间的合作联系，整合档案管理有效资源，建立联动合作机制，及时沟通有无，加强业务交流与合作，将档案资源转化、总结为工作的经验，并有效利用信息化的管理手段，增加创新思维能力。通过有目的地进行相关知识的自学与研究，强化档案意识，提高业务素养，以肩负起档案信息的收集与整理工作，为规范管理与持续发展打下坚实的基础。

总之，档案信息化管理是一项长期、复杂而重要的工作，档案队伍业务管理水平高不高、技术防范能力强不强、设备设施完善不完善等，都决定着信息化条件下档案管理的质量，所以，档案管理人员必须不断学习以提高意识和能力，主管部门必须主动作为以加强管控，相关部门必须积极配合并予以协助，才能确保档案管理信息化建设目标早日实现。

（作者单位：中交集团第二公路工程局第四工程有限公司西潼改扩建项目质检部）