浅谈新疆水利水电勘测设计研究院各类档案档号的编制

谭新玲

（新疆水利水电勘测设计研究院 乌鲁木齐 830000）

浅谈新疆水利水电勘测设计研究院各类档案档号的编制

谭新玲

（新疆水利水电勘测设计研究院 乌鲁木齐 830000）

本文介绍在符合国家标准、地方标准基本原则的前提下，如何结合新疆水利水电勘测设计研究院实际情况进行各类档案分类，给出准确规范又便于检索的档案分类号，希望能够对档案工作的标准化管理有所裨益。

各类档案 分类 档号 编制

档案分类是档案科技管理和有效利用的一个十分重要的环节。档案分类包括宏观分类和微观分类。所谓宏观分类，就是国家全部档案的分类。微观分类，就是一个单位档案的分类。具体到新疆水利水电勘测设计研究院档案的分类则属于微观分类，其中最为重要的一个环节就是档号的编制。国有国法，行有行规，我们在档号编制过程中一定要正确使有标准，在有“国家标准”、“地方标准”的情况下，一定要选择适合自己的标准，切不能简单模仿，生搬硬套地方标准，如果置国家标准于不顾，也不考虑单位的性质和实际情况，编出的档号就很难结构严密。

档案人员编制档号时，应把本单位的性质、特征放在首位，只有对症下药、抓住本质，才能编制出正确的、有价值的档号。

作为档案的管理人员，要研究大、同、小三者的关系，这对编制档号很重要，搞不清楚大在哪、同在哪、小在哪，就无法正确地选用标准，很难由浅入深、由表及里、由因及果地逐层分析研究。做不到这些，编制出的档号，缺乏针对性和现实意义，自然也就失去了实用性。

档号是以字符形式赋予档案实体用以固定和反映档案排列顺序的一组代码，每一个代码都要准确无误，不能出现任何细小的疏漏。因此，档号的编制是企业档案业务建设中一项十分重要的工作，它对提高档案管理水平和档案的有效利用起着关键作用。如果没有档号或档号编制混乱，就无法进行档案的排列、编目、统计、检索、利用等项工作。

根据我院科技档案是大头、是重点也是难点这一特点，将科技档案作为独立的“分类大纲进行”编写。这里主要介绍文书档案、会计档案、声像档案、实物档案、设备档案，在编制过程中，严格依据《中国档案分类法》、《水利水电勘测设计档案管理条例》及《档案工作标准汇编》和其他有关规定，并结合本单位的实际情况编制档号。档号编制力求简明易懂，好记，便于掌握和使用。

1 文书档案分类及编号办法

a.文书档案分类及编号采用汉语拼音和阿拉伯数字混合编号制。

b.文书档案由组织机构代号、年度（阿拉伯数字）、保管期限（永久Y、长期C、短期D）代号、案卷号四部分组成。其构成形式见表1。

表1 组织机构代号

例如，文书档案档号的组成为

其中，DB为组织机构类别代号（党办）；2005为年度代号；Y为保管期限代号；01为该档案保管单位顺序号（即案卷号）。

2 会计档案分类及编号办法

a.会计档案分类及编号采用汉语拼音和阿拉伯数字混合编号制。

b.会计档案由项目类别代号（K）、年度（阿拉伯数字）、属类代号、案卷号四部分组成。年度、属类代号以阿拉伯数字表示，详见表2。

表2 属类代号

例如，会计档案档号的组成为

其中，K为项目类别代号（会计档案）；2005为年度代号；2为属类代号（工资表）；01为该档案保管单位顺序号（即案卷号）。

3 声像档案分类及编号办法

3.1分类

a.声像档案按其载体的不同分为照片、录音带、录像带、电子光盘等四类。

b.声像档案中的照片、录音带、录像带、电子光盘档案按其内容性质的不同又分为党政工团类、工程类、科技管理类、其他等四类。

3.2 编号办法

声像档案的编号采用汉语拼音和阿拉伯数字混合编号制。照片、录音带、录像带、电子光盘档案的分类编号由四部分构成。以汉语拼音S为声像档案的首代号。其他部分均以阿拉伯数字表示：

第一部分 1－照片；2－录音带；3－录像带；4－电子光盘；

第二部分 1－党、政、工、团类；2－工程类；3－科技管理类；4－其他；

第三部分 保管单位号，按入库先后顺序流水编号。

例如，照片档案档号的组成为

其中，S为声像档案代号；1为载体形式代号（照片）；2为内容性质代号（工程类）；01为该档案保管单位顺序号（即案卷号）。

4 实物档案分类及编号办法

a.实物档案分类及编号采用汉语拼音和阿拉伯数字混合编号制。

b.实物档案由项目类别代号、属类代号、案卷号三部分组成。各属类代号以阿拉伯数字表示，详见表3。

表3 属类代号

例如，实物档案档号的组成为

其中，SW为项目类别代号（SW表示实物项目类）；3为属类代号（第3项证书）；03为该档案保管单位顺序号（即案卷号）。

5 设备档案分类及编号办法

a.设备档案分类及编号采用汉语拼音和阿拉伯数字混合编号制。

b.设备档案由项目类别代号（SB）、属类代号、案卷号三部分组成。各属类代号均以阿拉伯数字表示，详见表4。

表4 属类代号

例如，设备档案档号的组成为

其中，SB为项目类别代号（SB表示设备项目类）；2为属类代号：（复印机、打印机）；03为该档案保管单位顺序号（即案卷号）。

6 结语

在执行国家标准时，我们将可取的内容提出吸收进来，发现标准中不适合我院的就删除，对于国家标准中没有而我院又特有的一些内容，在咨询了本院各职能部门主管领导和各兼职档案人员的意见和建议后，将缺少的那部分内容补充进去，最后形成了适合我院实际情况的各类档号编制办法。实践证明：该办法文字简练，避免重复；做到了准确恰当、简明扼要、醒目规范，更重要的是便于检索。因为编制出的档号是为我院档案管理服务的，因此从上到下、从内到外都包含我院档案的全部内容，依据“国标”和“地标”，形成了我院的标准，这样编制的档号，合乎实际，合乎逻辑，无论管理和使用起来都得心应手。

我院档号的编制标准得到了水利部、档案局、水利厅有关负责同志和专家的认可。我院各类档案都严格按以上分类组卷，我们将档号中所有的数据输入档案程序并取值，成功地打印出所需要的各种表单，初步实现了我院综合档案的标准化管理，为广大职工提供了良好的服务。