高速公路人事档案信息化管理

□文/董丽英

高速公路人事档案信息化管理

□文/董丽英

随着河北高速公路筹建、运营管理规模的不断扩大，各类用工逐步增加，如何高速、高效地为高速公路管理局和各管理处用人提供服务，人事档案信息化管理是必然趋势。

高速公路；人事档案；信息化管理

近年来，随着计算机网络技术的广泛应用，无纸化办公、信息化管理的实现，为高速公路实现人事档案信息化管理奠定了基础。

一、人事档案信息化管理方法和途径

人事档案信息化，是从原始静态档案管理到动态档案信息化管理，是人事档案工作方法的改变，也是人事档案管理与时俱进、开拓创新的起点。

（一）建立健全人事档案管理制度。在人事档案管理中，要实现信息化管理，建立规范化、制度化人事管理制度是前提。档案的收集要及时、完整；档案的鉴别必须“去伪存真”；档案的整理归档要严谨、科学；档案的借阅应保证档案的安全；档案的更新应及时、准确、完整，尤其应注意对档案的新内容进行及时、主动的补充收集。只有维护了人事档案的真实性、严肃性、有效性，才能更好地为全省高速人才合理流动、合理配置和合理使用及为人力资源建设提供更好的服务。

（二）储备高素质的档案管理专业人才。由传统的档案实体管理转变为信息管理，只掌握传统档案管理职能的档案人员是难以适应的。因此，要实现人事档案的信息化管理，各人事部门必须具有高素质的档案管理人才。人事档案管理信息化的最终决定因素是人，人事档案管理人员必须由人事档案实体管理者向信息管理员和发布者的角色转换，要提高人事档案管理人员的计算机应用能力，利用信息化、数字化管理手段来管理人事档案信息。档案人员应首先具备扎实的档案学基础理论知识，还应懂得文件与档案管理原则，熟悉档案工作的规律、分类方法及有关技术；其次，重点应能熟练掌握数据的规范采集、软件的正确运用及网络知识的运用，能够掌握计算机技术在档案管理工作中的应用，掌握档案管理应用软件的各种功能，保障档案信息化管理系统平稳、正常运行。只有这些相应人才素质的拥有，才可能充分挖掘档案信息化平台的潜力，促进档案管理信息化工作为单位服务。

（三）建立标准规范的人事档案管理系统。目前，档案信息化系统的主要矛盾不是硬件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。档案信息化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案信息化管理，必须抓好档案标准化、规范化。

利用计算机技术对人事档案进行信息储存，进而实现网络化管理，是当前人事档案管理信息化的重点。一方面通过该系统能够实现文件档案管理一体化。在办公自动化环境下的文件、档案一体化管理，要求重新设置合理的工作流程，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入管理文件系统中，记录从电子文件形成到成为电子档案并归档的一切活动过程和处理情况。档案人员在网上接收、整理提供、鉴定并确定密级和保管期限，然后进入正式文件库。档案管理部门也可以通过办公自动化系统随时掌握文书，业务部门的管理动态，及时进行指导，从而实现档案的超前性、预见性管理；另一方面单位文书、业务部门可以随时将形成的有查考利用价值的文件归档存储到服务器上。档案部门也可以将原有的档案原件扫描后存储到服务器上。当用户通过身份确定就可以在局域网的任何终端检索、浏览到需要的档案信息及其全文，不必到档案部门也能查找到档案信息。信息化的档案管理为单位建设提供了快捷、高质量的服务。

二、如何做好人事档案信息化管理

（一）加强人事档案数据库研究和开发。省高管局有关部门应根据全国人事档案管理工作的要求，研究、开发全省高速公路通用的、先进、适用、可靠的人事档案管理软件，避免各单位自行设计而影响人事档案信息资源的共享。通过数字化人事档案信息的输入和电子档案的形成，如人事档案管理中的人员基本情况、人员信息学习培训的情况、诚信记录、表现情况（德能勤绩廉等）、专业技术人员的科研成果、专利、论文特长、干部任免奖励等，把人事信息库变成人才资源库，实现人事档案信息为各类人才提供个性化服务的方法和途径。因此，人事档案数据库的研究和开发，应具有不断丰富和创新人事档案信息内容、扩大信息内涵和信息量的功能才能真正提升人事档案数据库的使用效能，从而增强人事档案信息的活力。

（二）加强人事档案分级管理。在统一使用全国通用人事档案管理软件和人事档案全文数据库的基础上，加强计算机网络建设，建成技术先进、功能完善、安全可靠的人事档案信息服务网络。根据人事档案信息的安全性和保密性，对各种信息资料的密级进行严格界定，按不同的用户、不同的数据和信息授予利用单位、利用部门、利用者不同的使用权限，利用者在被授予权限后拥有查看权，获得相关信息，从而实现高速公路管理局内部、各高速公路管理处之间、上级主管部门以及全国人事档案信息资源的共享，既方便利用者也提高了人事档案利用工作的效率和质量。

三、人事档案信息化管理应注意的问题

信息网络已经深入到各个领域，因此档案保密和档案安全受到挑战。在网络环境下，影响档案保密和安全的因素主要有：一是人为因素。档案管理人员的档案安全意识和保密意识不强，往往在自己的档案网页上随意发布信息，对发布的信息缺少严格的审查和管理；二是技术问题。当前电脑病毒很多，并且黑客也很厉害，使得档案信息的安全和保密性受到威胁，势必引起高度重视，需加以研究解决。

综上所述，人事档案管理应以网络建设为依托，以各种先进技术为手段，最终目的是为了更好地利用档案资源，发挥人事档案的实际效能，为高速公路更好的发展提供服务。

（作者单位：河北省高速公路石安管理处邢台管理所）

[1]吕筱芬.电子档案原始性、完整性、真实性的保障体系.中国档案，2002.4.

[2]唐宝莲.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系.科技档案，2006.3.

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