浅议高校学生档案管理

□文/程爱荣

浅议高校学生档案管理

□文/程爱荣

随着高等教育发展的不断深入，学生档案管理工作将更为复杂和重要，但作为学生档案管理中最基础的收集、整理是必不可少的。本文就高校学生档案的内涵与组成、高校学生档案管理的原则与作用，以及高校学生档案管理与利用等基础工作进行论述，以便更好地加强高校学生档案管理工作。

高校学生；档案管理

学生档案是每位学生的第一份社会档案，是其人事档案的重要基础，所以学生档案管理工作的重要性就凸显出来。学生档案管理工作是学生管理的基础性工作之一，是记录学生在校表现和学业状况的重要资料，不仅对在校学生的教育和管理有着重要意义，对学生毕业后的人生发展也起着十分重要的作用。

一、高校学生档案的内涵与组成

高校学生档案真实地记录了学生在校期间的思想政治、学习成绩、文明道德、遵纪守法等方面的各种情况，为进一步了解学生、教育学生，加强学校的教学管理提供了丰富、翔实的参考素材，也是学生就业及今后的选拔、任用、考核的重要依据，是其重要的人生履历记载。

教育部颁发的《高校档案管理办法》（教育部27号令）明确规定高校学生档案主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。其中，高中档案指其就读高中时的学籍档案，包括学生考试成绩登记表、学年评语表、体质健康卡片、健康检查表、体育合格情况登记卡、毕业生登记表、高中毕业生家庭情况调查表、中学生社会实践活动登记表。高考报考资料指学生的考生报名登记表、考生体格检查表等。高校学籍档案指学生成绩表、学年鉴定表、学籍登记表及学生休学、复学、转学、转专业等学籍异动材料。学生奖惩记录主要指学生在校期间所获得的各级各类荣誉的审批表及学生违纪处分文件。学生党团组织档案包括学生的入党申请书、入党积极分子登记表、个人自传与思想汇报、入党志愿书、团员推荐登记表等。

二、高校学生档案工作的原则与作用

高校学生档案管理工作应本着统一领导、分级管理、维护学生档案的完整与安全、便于利用的原则进行。学生档案不仅对教育和培养、管理与服务在校学生有着重要作用，而且在学生毕业离校时将关系到其能否顺利毕业和就业，并将影响学生毕业后的长远发展，也是用人单位全面、准确地了解学生的重要依据。

三、高校学生档案管理工作的主要依据

（一）教育部和省教育厅关于高考招生工作及高校学生管理中的相关文件是高校新生入学时档案管理的直接依据。其文件基本形式为《教育部关于做好XXXX年普通高等学校招生工作的通知》及《XXXX普通高等学校招生工作规定》等。对高考学生报名条件、思想品德考核内容、电子档案信息内容等做了明确的规范性要求。

（二）教育部和省教育厅、省政府关于高校毕业生就业工作的相关文件是对高校毕业生离校时档案管理的重要依据。其文件基本形式为《关于做好XXXX年全国普通高校毕业生就业工作的通知》等，对当年高校毕业生档案作出相关要求。

（三）教育部颁发并修订的《高校档案管理办法》、《高校学生管理规定》及学校依此而制定的《XXXX校学生档案管理办法》或《XXXX校学生管理规定》是对在校学生进行档案管理的重要依据。

四、高校学生档案管理体制

高校学生档案管理一般实行院（校）、系两级管理体制，即学校档案室——学生处——院系办公室。学校档案室作为负责全校综合档案的归口管理部门，主要对全校学生档案管理进行宏观指导，指导学生档案管理制度的制定，并对学生档案管理过程进行监督、指导、评估和服务等。学生处作为学生档案管理的职能部门，负责具体组织管理学生档案，其职责是制订并完善学生档案管理的各项规章制度，负责全校学生的日常学籍档案的建立完善、管理、使用及毕业档案的收集整理、邮寄工作，并组织各院系对学生入学档案的收集、登记、保管、核查工作及对各院系学生档案工作的督促、检查和评比。院系办公室主要通过辅导员、班主任具体落实学生档案的收集、核实、登记并将装学生在校期间形成的档案材料及时装档，协助学生处档案管理人员整理毕业生档案。

五、高校学生档案收集及管理

（一）档案收集。新生报到时将自带的档案、新生录取通知书、准考证统一交给院系辅导员。各院系需检查档案是否密封，如未密封，则检查其中内容是否完整，并做记录告知学生。大多高校将收集齐的学生高考档案（也称原始档案）以班为单位附名单排序后交学生处学籍室，由学生处学籍室负责保存。

（二）在校学生档案管理。学生处档案室将学生档案中的相关表格在规定时间内以院系为单位下发，由各院系组织学生按要求填写，并在规定的时间内上交，再由各院系整理后分年级、分专业、分班级进行归档，并负责将学生在校学习期间的党、团组织关系，各级各类奖惩、学籍异动材料等及时归档，实施动态管理。

（三）毕业生档案管理。毕业生档案材料是用人单位选拔与使用毕业生的重要材料。每年六月各院系把整理好的毕业生在校档案送到学生处学籍室与原始档案合并形成学生毕业档案。各院系配合学生处学籍室整理完善并由学籍室审验合格后，履行签字手续，移交学籍室，再由学籍室负责并严格按照学生报到证副证转递邮寄。未落实就业单位学生的档案由学校免费保存两年。择业期结束（两年），学籍管理室将档案寄到该生生源所在地教育局或人事局（人才交流中心）。若学生申请继续保留其档案，按所在市人才中心的收费标准收取保管费。两年内如果落实就业单位，凭报到证或用人单位调档函到学校办理档案移交手续。毕业生档案转递应通过邮政局寄发或遵照有关规定执行，并做详细登记。学生档案原则上不准由本人自带，但因特殊情况可将档案密封并履行相关手续后自带。若档案丢失，由本人负责。

六、高校学生档案的利用及相关要求

学生档案原则上只限本院系分管学生工作的负责人、辅导员查阅。原则上不外借，因工作需要借出使用时，应严格履行借阅登记手续，提供有效证件，学生原始档案需经所在院系以上单位证明，经学生处负责人签字同意方可借阅，院系存档材料由所在院系主要负责人签字同意后方可借阅，借阅期不超过三天。若特殊情况需延期的，应补办借阅手续。档案借出后必须严加保管，做到档案齐全、万无一失。归还时，管理人员要逐份核对档案材料，出现污损、丢失，由借阅人负责。

档案政审查阅，需持查阅单位的介绍信，经由学生处领导批示同意方可查阅。任何人查阅档案时，严禁涂改、抽取、撤换、复制档案内容。未经学生处领导批准，不得借阅学生档案。各级档案管理人员须严格执行借阅制度，接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。不得利用职务之便违规操作，否则由其主管部门视情节追究责任。

高校学生档案有着丰富性、过渡性、周期性、保密性、频繁性、多样性等特点，所以要做好高校学生档案管理工作，离不开社会和高校各级领导的高度重视和全过程的贯彻落实，离不开各级档案人员的高度责任感、政治敏锐性和先进的管理理念。

（作者单位：南阳医学高等专科学校）

[1]杨莉.浅淡高校学生档案管理工作.云南档案，2008.1.

[2]邓绍兴.档案管理.中国人民大学出版社.

[3]陈少毅.浅淡高校学籍档案的管理.业务纵横，2009.12.

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