浅谈高职学生档案管理

梁军萍,梁军利

(1.十堰职业技术学院汽车工程系,湖北十堰442000;2.陕西旅游汽车公司,西安710061)

随着新时期教育事业的发展,高职院校学生档案的建立和完备,有了更为科学、合理和严格的要求。因此,新形势下高职学生档案如何在创新、完善和提高的基础上,更好地为科研教学、学生素质教育和就业人才培养服务,是我们高职院校学生档案管理工作者面临的重大课题。

一、提高对学生档案管理工作重要性的认识,依法依规治档

学生档案管理是高校学生管理的重要组成部分。高校学生档案真实地记载了一个学生从高中到大学期间德、智、体、美、劳等方面的情况,包括他们从入校至毕业点点滴滴的成长过程,录取资格、新生教育、学业成绩登记、各种获奖记录、学籍情况、毕业证书、兴趣爱好、技能证明等一系列档案材料,反映了每一位学生真实的学习成绩、思想表现等情况,为今后学生走向社会,用人单位了解其情况,提供了具有科学性和准确性的依据。因此,我们必须充分认识高职院校学生档案的价值、地位、作用和意义。同时,也要充分认识新时期高职院校学生档案管理在学校现代化、科学化和信息化等方面建设的重要性。在提高认识的基础上,要切实改变旧的观念,强化信息服务意识,树立科学发展观来指导高职院校学生档案的现代化建设。要严格执行国家有关档案方面的法律法规,强化法制观念,把档案法制法规建设和高职院校的具体实际有效结合,编制到院校日常的学生档案管理规章制度中去。在国家的档案法规和本院档案管理制度相结合的贯彻、执行过程中,做到档案管理工作纳入院校、系的规划和发展计划、纳入学校的各项管理制度和章程、纳入学生档案管理人员的职责范围和考评指标,使学生档案管理工作得到院校领导全方位的支持。

二、建章立制,建立服务社会、学生的保证制度

随着高等教育的普及,高职院校学生档案的管理也趋于规范化和制度化,但也存在诸如规章制度不够完善、档案编目内容单薄、全过程管理时效性差、与社会用人单位考核标准不够吻合以及管理手段、管理硬件落后等问题,极大程度地限制了档案的最大使用效率和服务功能,甚至未能全面、真实地按社会和用人单位的实际需求来反馈学生的在校状况。这些问题,都是档案管理在服务方面制定的规章不够完善所致,要从规范管理、立规遵章、提高学生档案服务意识、推行电子化、数字化信息管理以及贴近社会用人需求等方式入手,加强和完善学生档案管理工作的规章制度和服务保证制度,提高学生档案管理水平。

规章制度是档案工作管理的准则和基石。照章治档,依法守档,按规用档,是档案管理工作必须遵循的准则。因此,应努力提高高职院校档案管理部门的责任意识和服务意识,建立起科学、系统、完备的档案工作管理体系。档案的实用性在于档案记录数据的全面、真实和可靠。真实记录是档案的基石,也是档案管理工作者义不容辞的责任和工作要求。确保学生档案原始、真实的记录,需要制订清楚明晰的校纪校规来规范,最终目的是为社会、用人单位选用人才更好地提供支持和记录。建立完备的学生档案的建档、备案、回执、借阅以及调档、转入、转出等系统的管理规章和制度。同时,明确学生档案管理人员在新生入校后就应关注、了解并登录学生在校各项学习、活动中所表现出的能力,按照规章如实记录并归档,做到照章收录,及时归类,保证档案材料的完整性、一致性和长期性。这既可以减少突击地集中整理,又能使学生档案客观地反映出学生各时期的情报录入,保持档案的完整和时时记录和更新,使学生档案为学校或社会用人单位培养、使用人才提供翔实的档案信息。只有增强学生档案管理职能部门的法律意识、责任意识和服务意思,建立完备的学生档案管理的规章制度和详尽的学生各项信息录入,在工作中坚持真实记录、分类归档、照章办事,做到遵纪守法不放松,信息记录不变样,执行程序不变通,把好学生档案管理工作关口,才能确保学生档案工作的法制性、真实性、完整性、可靠性和高质量。

三、加强学生档案管理人员专业化队伍的建设,提升学生档案管理和服务水平

学生档案管理是一门综合性的边缘学科,档案管理人员不仅要有档案学、文学历史、情报学方面和社会发展方面的知识,还要具备计算机应用、复制复印、网络信息等技术方面的知识。目前我国高职院校档案部门人员素质平均学历基本上较高,但现有高职院校档案工作人员学历中,第一学历是档案专业的所占比例过低,通常不足百分之二十。同时,对于计算机软件及其网络信息技术、外语、文史地理、绘画摄影、社会心理等知识的掌握也存在种种不足,都直接影响了学生档案管理水平的提高。从学科来看,档案管理专业有着独立的学科体系,档案管理工作也有着自身发展的原则、性质、规律、特点和要求,需要有一支高素质的专业化队伍。为此,基于学校内涵建设和学生档案管理发展的考虑,一是要招收计算机、现代信息、学生就业指导和社会心理学等技术专业学科的人员,充实到队伍中来,为院校学生档案工作者的法规知识更新、专业化业务水平和技能提高提供和创造条件;二是要强化院校学生档案工作者在职在校的专业培训,适当安排中短期的脱产进修,完备人才培养、使用和管理的体系。在建立学生档案工作团队时,要注重性别、年龄、文化、专业的结构层次的队伍建设,要采取多种方式加强对档案人员的业务指导和培训,定期组织专业技能的学习,并纳入到工作实绩的考核中。现在大部分高职院校学生档案人员为多头管理,分散于教务、学工、财务、后勤、就业指导、图书馆和系、室等多处职能部门,各部门间的档案管理分割而治、令出多门,较难协调统一,为了解决这个问题,应成立院校下的主管科室,设定专职的档案工作者,派驻到院校各职能部门,既可对全校的档案管理人员进行统一的业务管理和专业培训,又可通过针对性的档案管理研究,对学院的教改方向、学业发展、学生素质和就业指导出谋划策,使学生档案管理工作整合成集中式多方位管理团队,从而提高整体的管理水平。作为高职院校学生档案工作的管理者,应努力钻研学生档案管理章程和规律,深入系统地了解和掌握档案学的专业化理论和知识,提高档案工作者的业务水平和行政执行力。要有超前的科学意识和与时俱进的思想观念,学习有关电子计算机、网络信息等先进的电子信息技术,用全方位的现代化科学知识来巩固和提升自己。同时,牢固树立为科研教学、学生学习、技能掌握和社会就业的服务意识,克服注重管治、登录,轻视激励和使用的思想,积极创新性地开展业务,充分发挥学生档案在教学科研和社会就业中的重要作用。

高职院校学生档案是重要的信息资源,服务于教学、科研与社会。这就要求学生档案管理工作,具有一定的社会性和经济性,来体现管理工作的价值,以适应新时期的要求和发展。学生档案工作的存在和发展,必须通过完备的档案信息和良好的档案服务工作才得以实现。服务质量的好坏取决于档案管理人员的遵规守法意识、专业技术水平以及个人修养。档案保存的最终目的是使用,因此,学生档案管理人员必须强化专业技能,提高服务意识,在做好学生档案的收集、整理、鉴定、统计、编目、归档、保管等基础工作的同时,提高档案信息披露、档案信息借调、档案信息复本、档案信息证明、档案信息咨询以及就业档案信息等服务工作的质量。大力开发学生档案信息资源的社会适用性编目,提高学生档案的实用性。这对高职院校学生档案管理工作,适应新时期教育体制和就业方向的发展,有着极其重大意义。