财务管理信息化建设问题分析及对策探讨

孙开宝

(淮阴工学院财务处，江苏 淮安 223003)

信息技术的快速发展使人类步入了信息经济时代，随着电子商务、网络经济的风行，企业的生存环境和经营管理模式发生了彻底的改变，这也使得作为企业管理核心内容的财务管理工作面临着新的挑战。积极推进企业财务管理信息化建设，不仅是提高当前企业财务管理水平的有效途径，也是建立现代企业制度过程中加强企业管理、应对财务风险的重要工作。

1 财务管理信息化的含义及其发展

财务管理信息化是指企业财务人员利用现代信息技术手段，对企业流程再造，调动财务人力资源的信息潜能，挖掘企业各种财务信息资源，更好地组织企业财务活动，处理财务关系，从而实现企业财务目标的过程。从表象来看，财务管理信息化是将现代信息技术引入传统财务管理模式，但其实质内容并不是简单地在财务管理中使用几台电脑、架设几条网线就可以完成的。财务管理信息化的要义应该是“三分靠技术，七分靠管理”，其内涵不仅是计算机等现代信息技术的采用，更是企业财务管理流程再造、人力资源潜能得以充分调动的一个过程。

经济运行环境和方式的变化，使得企业必须运用科学的管理方法方能在激烈的竞争中获胜，对于那些管理松散的企业，尤其在财务管理方面存在财务信息失真、财务管理失控等问题的企业，科学、规范、高效的财务管理显得更为重要。信息技术的发展，使传统财务管理模式向以集权为特征的信息化财务管理模式转变成为可能。企业必须顺应形势，大力推进财务管理信息化的发展，实现财务管理由传统模式向信息化模式的转变。

从历史发展的角度看，我国企业财务管理信息化经历了三个发展阶段。第一阶段是使用单机会计电算化软件，它是通过编写单机程序来实现会计记账、核算、制作会计报表和财务分析的计算机程序化管理，从而提高了财务工作效率。第二个阶段是在企业内部建立局域网，运用统一的网络财务软件实现了企业财务管理信息系统、生产信息系统、销售信息系统的集成。第三阶段是企业内外流程一体化应用层次，该阶段通过计算机局域网来实现财务系统与销售、供应、生产等系统的信息集成和数据共享，通过局域网和数据库技术的使用，使集团公司内部之间以及与相关价值链主体之间能及时传递、整理、分析、反馈财务和管理信息，为企业决策者和相关利益方提供决策支持服务。这三个阶段是一个渐进的过程，只有到达第三个阶段，才算是实现了真正意义上的企业财务管理信息化。

2 企业财务管理信息化建设的现状

2.1 企业决策层的认识有待提高

建立企业财务管理信息系统是一项庞大而重要的管理工程，涉及到企业管理的理念、模式、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面的变革。而现实中不少企业中层管理人员缺乏创新意识、安于现状，决策层也往往仅顾眼前，缺乏从参与国际竞争的战略高度来认识自己的企业，没有认识到企业财务管理信息化建设的重要。

2.2 企业财务管理基础普遍薄弱

2.2.1 财务管理信息分散失真

财务管理信息分散是存在于许多企业的普遍现象，尤其是大中型企业和集团公司，由于内部设置和业务流程比较复杂，为了各自的本位利益，下属企业(子公司)管理部门间往往不愿意及时提供相关资料，人为制造财务信息“孤岛”，决策层难以及时获得准确的财务信息。更为严重的是，企业各方面都在截留信息，甚至提供虚假信息，形成企业内部财务信息孤岛现象。

由于受内部人为控制的影响，会计核算不准、报表不真实的现象普遍存在，合并后的企业集团会计报表有时反而掩盖了子公司的实际经营业绩，账实不符、做假账的问题突出。部分企业年末账面利润看似不少，但由于应收账款居高不下，不良资产有增无减，企业可动用的净利润并不多。

2.2.2 财务管理信息滞后

现在有很多企业追求规模发展，多地区、跨行业、多元化经营现象普遍，下属企业(子公司)间区位分散，业务处理、财务信息的汇总核算、分析等工作，无法在短时间内形成有效数据提供给决策层。财务信息的实时、远程查询更是无法实现，集团公司在制定决策时，得不到及时的财务信息支持。

有些企业的财务工作仍停留在销售单据和记账凭证纸质传递的模式中，大量的数据在企业内部多个部门之间多次重复采集，造成数据资源的巨大浪费。

2.2.3 企业资金散乱

随着企业规模的迅速扩大和内部组织结构的调整，企业资金的集中管理与内部多级法人资金分散占用的矛盾日益突出，多地、多头开户的现象比较普遍，投资随意性大，资金失控、沉淀严重、使用效率低下的问题日益显现。

2.3 财务管理软件发展滞后

建立行之有效的财务管理信息系统，必须以开发融入企业文化和管理理念的财务管理软件作基础。目前我国企业普遍缺乏自行开发适合财务管理所需财务软件的能力，国外大公司的财务软件报价高，且不适合我国企业的特点。国内软件开发商对部分行业的财务管理软件开发已有一定基础，但基本不适合集团企业实现财务集中统一管理的需要，同时这些开发商的规模普遍偏小，开发能力较弱。因此，加强我国软件开发商间的合作，集中组织开发适合我国企业财务管理所需的财务软件，既是推进我国企业财务管理信息化建设的迫切需要，也是一个必须逾越的难点。

3 企业财务管理信息化实施途径

3.1 营造企业信息化建设环境

企业信息化建设的关键在于领导，决策层的重视程度及组织实施力度，直接影响到企业信息化建设的进程。同时，企业信息化建设又是一个系统工程，涉及到企业的方方面面，信息资源的采集、处理、共享的过程需要全员参与。在企业信息化建设和应用过程中，需要明确建设的最终目标、相关技术标准与信息规范，使企业在信息化建设过程中做到有章可循，有法可依。为了保证此项工作的有效和有序开展，要坚持企业“一把手”领导下的分工负责制，充分发挥决策层副职、中层主管和相关部门的主观能动性，分工明确，职责到人，全力推进，遇有重大问题再请示“一把手”或董事会研究解决。网络基础设施是企业进行信息化建设的前提，因此要完善网络基础设施建设，同时要广辟渠道加大资金投入力度，统筹规划适时分步实施。

3.2 规范财务管理规程

企业除了实时掌握各部门的动态情况、业务的变化外，最终还要进行数据的合并，掌握企业整体的资金运作动态及企业发展状况。过去由于企业各部门或子公司的会计核算不规范，处理依据不统一，成本费用的划分标准不统一，致使上报的数据不规范而降低了数据的参考价值，甚至给企业决策带来负面影响。在启用财务管理系统以前，通常是由下属企业(子公司)将各种报表数据进行合并，然后再经企业高层将下属企业(子公司)提供的报表数据进行合并。报表提供的表面数据并不能清楚地反映数据的变化情况，更不能从中分析出数据变化的原因，且可能具有不真实的现象。

现代财务管理系统通过系统对会计核算的规范程度控制，由高层界定成本费用的划分标准并通过系统对标准进行有效的控制，各部门或子公司的数据更可靠，高层在最短的时间内将各分公司财务账进行多层次、多角度合并后再输出报表，账务数据按不同的管理角度汇总后，能够进行多维立体分析。在财务分析系统的帮助下，对企业各行业、各地区的运作情况进行分析，可以取得很多有用于决策的信息，提高了对市场的反应能力。集团公司在汇总后报表中可以直接查询每一财务数据的来源，企业决策层可以横向比较各经营中心的业务运行情况，分析不同地区经营状况，经营中心也可横向比较下属企业(子公司)的运营情况，为决策层提供有价值的财务管理信息。

3.3 应用财务供应链管理资金流

小型企业的财务管理因为管理目标单一、模式简单，一般只需用一套适合自身的财务软件就能基本解决问题。但对于大型的集团公司来说，特别是分布地域较广的公司，仅仅用一套财务软件则很难实现财务管理目标。财务供应链(FSCM)这一新概念的出现，能进一步改善企业最核心部门的工作效率，这是继ERP(企业资源计划)之后一个重要的企业经营模式。

运用财务供应链管理资金流有两个关键点:(1)能否获得有关将来现金支出需求以及现金流入的准确信息;(2)基本的技术实现是否已经到位。网络已经成为企业之间联系的主要方式之一，企业的业务流程也都是建立在可以信赖的网络基础设施之上。实现发票、税款计算、发票核准、付款及现金管理等流程的自动化的时机已成熟。虽然可能还存在一些安全问题，但从技术上来说已足够支持电子付款系统。如果能够构建一套完善的财务供应链管理系统，企业不仅能够使现金流更加透明和健康，并能帮助供应商实现自助管理，降低发票处理以及对账调节的成本，改进期末结算，消除重复付款现象等。

自动化解决方案目前遇到的最大障碍是:80%的流程仍然基于纸张，所以财务供应链的自动化解决方案必须从无纸化入手，并应尽量避免陷入复杂的业务流程重组。具体的财务供应链实施过程可以分为三个阶段。

3.3.1 文档电子化

使用OCR(图文扫描)技术替代繁重的数据录入工作;电子发票按购物订单进行核对、传递以便批准更容易，并能通过标准的工作流系统传递下去，从而留出时间处理各种例外情况。当无法利用OCR技术时，则需要加强进行例外管理的人工手段。

3.3.2 交易自动化

人工付款改为电子付款之后，就可以完全控制付款流程，从而能随时随地付款。电子付款不一定能够缩短付款周期，如果客户想保持30天的付款时间，则完全可以在最后一天付款。当有了电子付款方式，企业可以通过谈判为客户提供各种优惠条件来缩短付款周期。有人认为纸张流程造成固有期限的延误可以带来一定的好处，其实对于大多数企业来说，运营效率提高所带来的效益，加上能够随意安排的付款日期，大大补偿了浮动收入带来的任何损失。同时，自动化技术还可以利用支出控制来优化现金头寸。

3.3.3 管理自动化

如果没有端到端(网络连接)的自动化解决方案，要实现报告的准确、迅速和透明是不切实际的。由于其对于跨国、跨地区经营的集团公司来说，不同地区销售的税种与税率各不相同，且每年变化繁多，自动化的解决方案则能在提高企业运营效率的同时节省财务管理成本。

通过加强财务供应链中各个部门之间的联系，能够排除付款链的不确定性，企业可根据日常应付账款和应收账款的准确信息来实现企业优化现金管理，同时能改善信贷决策，并有机会寻求外部融资渠道，例如代理融通等。某公司在实施了财务供应链管理系统后，结果显示其运营效率大幅度提高:85%的交易不再需要数据录入，发票受理的成本降低了一半多，每笔减少至1.27美元;运营成本也减少了30%(全时制工作人员减少所带来的直接影响)。同时改善了交易和付款条件，减少了对支持多个付款系统的IT资源的需求。

3.4 加强财务人员队伍建设

无论是单个的小型企业，还是跨地区的集团公司，要实施财务管理的信息化，人员的培训都是个亟待解决的难题。财务管理信息化的实施是一个较为复杂的过程，不仅包括前期的软硬件选用、财务人员上岗培训、财务制度重新设计，还包括实施初期的手工与财务管理系统并行运行、方案修正和实施后期的功能扩展、二次开发等。每一阶段实施的效果都和财务人员的素质紧密相连。知识经济时代的到来，要求更新财务管理模式，会计人员面临新的考验。改进财务人员培训工作，提高工作人员的素质势在必行。

3.4.1 完善财务人员财务管理知识结构体系

要实现财务管理信息化，完善财务人员财务管理知识结构体系，加大财务人员的培训力度，丰富其计算机等相关知识是基础。培训中要加大财务管理信息系统和会计电算化的理论知识比重，财务人员都要掌握会计核算软件功能结构，数据处理流程，具备计算机基础知识，懂得简单操作与维护，能运用Office等办公软件，熟悉Internet的知识。作为财务人员不仅要能适应当下的工作要求，还要不断具有不断学习、不断进取的潜能，适应知识经济环境下新的会计分支(如人力资源会计)、新的商务模式(如电子商务)等对传统内容扩充的要求。

3.4.2 建立良好培训机制

知识经济时代计算机网络发展迅速，以网络为媒介，采用远程教育或兴办教育网站的方式，既可以及时更新财务人员的相关知识，又可以解决培训时间、场地不足的问题。官方网站与软件供应商网站还可以优势互补，从政策与实务两方面提供财务管理信息化培训所需材料。从宏观来看，可改革现有的财务人员培训上岗证制度，使会计电算化培训成为会计人员从业资格教育及后续教育的一个组成部分;从微观企业来看，可制定企业内部培训制度，有计划有组织地开展内部培训工作，并明确奖惩以激励财务人员，形成良好的组织培训和自我学习的环境。

3.4.3 培养财务管理信息化骨干力量

短时间内要普遍提高财务人员素质是很不现实的，但会计人员会计电算化知识的缺乏又会成为制约企业财务管理信息化实施效果的瓶颈。为充分利用财务管理信息化优势和所用软件的功能，应对日常会计电算化实施过程中遇到的问题，缓解技术压力，降低咨询维护费用，可通过培养骨干力量的办法进行。对已实施运行会计电算化的单位，根据实际情况进行财务管理信息化方面的人力资源投资，培训数名既有较高计算机应用与维护能力，又熟知财务软件知识，同时对计算机与信息化相关知识有一定了解的财务人员。这样既可提高本单位财务管理信息化应用水平，在适当的时候还可请他们在部门内开展不定期的培训活动，带动其他财务人员素质的提高。

3.5 实现财务、业务一体化管理

由于企业产、供、销、存等方面的信息量较大，加上处理程序的复杂，在应用财务管理信息化系统之前，数据没能及时反馈给财务部门，造成业务和财务处理的严重不协调，给企业(集团)各成员单位以及集团总部的管理带来极大的困难。财务管理系统业务一体化顺畅的流程保证了数据的正确传递，销售管理系统中形成的销售发票，由计算机自动编制会计凭证，并登录到财务系统的相关账簿，确保了全公司业务台账、明细账、总账由计算机自动完成。从根本上杜绝了财务与业务部门的账账不符、账证不符的问题。由于各部门使用计算机以后，都有规范的流程加以控制，信息可以及时共享和传递，避免了手工操作时由于信息滞后和混乱造成的虚假现象，集团业务部门与财务部门能形成良好沟通，使产、供、销、存得到了更有效的管理和控制。

4 财务管理信息化建设中应注意的问题

4.1 更新企业财务管理理念

财务管理信息化建设体现着现代企业管理思想，这不是个简单的IT系统，而是极其复杂的多系统组合。不但涉及个性作业流程，更要求改变领导方式、内部政策、组织结构、考核程序和标准，其作用不仅仅局限于减轻财务人员的工作量，提高工作效率，还带来了管理观念的更新和变革。它是以完全不同于传统的思维方式(例如并行的工作流程、以任务为中心的组织结构、扁平控制模式等)，对传统财务模式的工作环节、工作单位、工作步骤加以判断，并对逻辑关系、时间耗费、可否并行等进行分析研究，大胆创意构思出能够最佳地完成统一工作任务或目标的一系列工作单位和环节，以求在质量、速度、成本、服务等各项绩效考核的关键指标上得到改善。

4.2 采用集中式财务管理模式

财务管理信息化的基本思想就是协同集中管理，在这种财务管理模式下，需要核心企业设置一个中心数据库，企业内部各下属公司(子公司)及职能部门的子系统与中心数据库相联。当采购系统、生产系统和销售系统有物资流发生时，中心数据库通过内联网自动收集并传递给会计信息系统，会计信息系统进行动态核算，然后把处理过的会计信息传回中心数据库，决策系统和监控系统随时可以调用中心数据库的信息进行决策分析和预算控制。这样，整个企业的经营活动全部纳入了信息化管理之中，各部门之间协作监督，解决了信息“孤岛”问题。在企业外部，通过外联网或互联网，核心企业与上下游的企业组织建立起密切联系，及时了解资本市场、采购市场、销售市场的动态，做出及时的反映。这种协同集中的财务管理模式使管理者能对动态信息进行及时准确地分析，既提高了决策的有效性，还能实时监控企业的生产经营情况和外部环境的变化，以应对网络环境下多变的市场环境。

4.3 建立完善的安全保障体系

安全性对于企业财务管理信息系统来说至关重要，由于财务管理信息系统所依托的Internet体系使用的是开放式的TCP/IP协议，容易被拦截侦听、身份假冒、窃取和黑客攻击等问题，这是引起安全问题的技术难点。财务管理信息系统对于企业内部使用者来讲，如果使用权限划分不当、内部控制不严，很容易造成信息滥用和信息流失。当实施财务管理信息化后，企业的生产经营活动几乎完全依赖于网络系统，如果对网络的管理和维护水平不高或疏于监控，极易导致系统瘫痪而严重影响企业的整体运作。

财务管理信息系统所面临的外部和内部侵害，要求企业必须构建完善的安全保障体系。一是建立科学严格的财务管理信息系统内部控制制度，从软件开发到硬件管理，从组织机构设置到人员管理，从系统操作到文档资料管理，从系统环境控制到计算机病毒的预防与消除等各个方面都应建立一整套行之有效的措施，在制度上保证财务管理信息系统的安全运行。二是采用防火墙、入侵检测、网络防病毒、身份认证等网络安全技术，在技术层面上对整个财务管理信息系统的各个层次采取周密的安全防范措施。

信息技术在财务管理中应用，能够解决传统财务管理模式中许多原来无法逾越的困难，与此同时也带来了许多新的问题，如财务数据安全风险、道德风险等。因此，财务管理人员一方面应该研究解决信息技术如何与传统财务管理相融合的问题;另一方面，在完成结合过程之后，要不断研究，发现解决信息化后出现的新问题。企业应该在传统的系统理论基础上，充分利用信息技术，开展财务管理的创新工作，建立与时代相适应的财务管理模式，满足企业管理的需要，为企业带来更大的价值。

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