信息化条件下成人教育学籍档案管理初探

蒋 峰，王红岩

（济宁职业技术学院，山东 济宁 272037）

信息化条件下成人教育学籍档案管理初探

蒋 峰，王红岩

（济宁职业技术学院，山东 济宁 272037）

加强信息化条件下的档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的客观要求，是加速档案管理现代化的必然选择，更是提高档案信息服务水平的关键。随着教育部关于高等教育学籍学历电子注册管理制度的实行，成人高等教育学籍档案管理也从手工操作转变为以计算机网络为工具的电子档案管理。与传统学籍档案管理相比，这种新型的管理模式具有数据共享度高，管理方便等优点，极大地提高了工作效率。

学籍；电子档案；管理

2001年，教育部发布了《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》，实行高等教育学历电子注册制度；2006年，学籍学历信息管理平台正式开通推广。这一系列举措意味着高校档案管理由先前的手工操作逐步过渡到以计算机网络为工具的电子档案管理。成人教育学籍档案管理也应适应新形势的需要，逐步向学籍档案信息化管理之路迈进。如何做好成教学籍电子档案管理工作是值得探讨的问题。

一、当前成人高等教育学籍电子档案管理工作存在的问题和不足

1.成教档案管理人员的素质有待提高。实现成教档案管理电子化，首先要有较高的知识层次和技术水平的管理人员，这种技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作，而应具有计算机软件开发、信息处理能力，否则即使引进了现代化设备，还是不能充分发挥作用。

2.对电子化学籍档案管理工作重视程度不够。一部分成教管理工作人员在思想上把成人教育当成普通教育的附属品，对成教学籍档案的建立缺少正确的认识，一味地追求经济效益，缺少社会效益意识和服务意识，由于思想上不够重视和认识上模糊不清，故不能摆正成人教育的位置。

3.档案的标准化、规范化工作有待提高。成教档案管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于诸多原因，成教档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准，无法全面实施、推广统一标准。

4.忽视学籍档案管理队伍建设和人员培训。成教学籍档案管理工作是一项复杂的系统工程，要求档案管理人员有极强的计划性、准确性和原则性。可是许多高校普遍忽视了学籍管理队伍的建设，学籍管理人员综合素质普遍偏低，人员结构、年龄结构不合理。随着学分制的实施，加强和完善学籍管理队伍建设是十分必要的。

当前，仍有许多高校成人高等教育学籍电子档案管理采用传统手工操作，没有采取信息化管理。学籍管理的常规性工作如新生花名册打印、教学计划管理、学籍信息管理、毕业生花名册打印等各类有关学籍档案的管理，虽一部分使用了计算机，但只是单机操作，计算机的价值只是打印的工具而已。这些管理手段的落后，阻碍了管理工作效率的提高和成人教育事业的发展。

二、对成人高等教育学籍电子档案信息化管理的探索

1.提高对成教档案工作重要性的认识。胡锦涛同志在对档案工作的指示中强调：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。 按照要求档案管理者要不断更新观念，充分认识成教档案的地位、意义、作用和价值，充分认识成教档案现代化建设的必要性和重要性。如果对档案工作的重要性认识不到位，势必会严重影响档案信息服务工作的进一步拓展。要用科学发展观指导档案现代化建设。学籍档案管理要体现以人为本，强化服务意识。要不断加强对档案管理队伍的培训教育，通过培训，档案管理人员要主动钻研档案管理的新模式，学习新知识，提高工作能力。结合学籍档案管理工作的实际，善于总结摸索学籍电子档案管理的基本规律并不断创新，全面提高学籍电子档案管理水平和能力。

2.提高成教档案管理水平必须坚持依法建档制度。规章制度的建立是档案工作实现管理现代化的首要任务，也是为档案管理的有序化、制度化提供依据。努力提高管理者的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实性。真实是档案的生命，也是管理者的神圣职责。所以只有做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关，才能确保档案的质量。规范和加强学籍电子档案管理，对成人高等教育工作显得尤为重要，从招生到毕业，在这一过程的不同阶段、环节，学籍电子档案管理人员一定要本着高度负责的态度认真对待。

3.充分利用计算机网络，将电子档案的优势最大化。档案信息资源网络化是实现档案信息利用效率最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的标引与著录、编目、检索、统计自动化等替代以前的手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询服务。通过网络让师生检索和查询相关的档案信息，有利于提高效率和便于开展工作。从而更好地提高档案的服务水平。应配备档案柜、计算机和缩微设备等工具，建立一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进的学籍档案馆。使其最大限度地发挥作用及获得最佳的效益，这是档案管理的宗旨和任务。各高校档案馆之间要加强合作，不断吸收兄弟院校的先进管理经验和管理模式，来填补本校档案管理工作中的不足。

4.开发档案管理系统，加强安全管理。成教学籍管理部门应开发出适用于本校的学籍电子档案管理系统，该管理系统应包括新生报名注册管理、在校生管理、成绩管理、教材管理、纸介档案管理、毕业生管理、数据接口等模块，涉及到学籍管理的方方面面。中央广播电视大学开放教育在学籍档案信息化管理方面走在了全国的前列，他们从学员学籍注册、教学环节、学员毕业等等环节都无一例外的利用网络来完成，提高了效率，也是适应当今社会发展的要求，值得我们学习。

加强档案系统的安全是一项重要工作，要采取措施，防止黑客等不法分子盗取学籍信息等数据。如果学籍信息丢失，给学校和学生都会带来巨大的损失，同时也会影响学校声誉。所以要特别引起高度重视。

总之，成人高等教育学籍电子档案信息化管理是大势所趋，尽管目前还不能完全实现“无纸化管理”，但我们应积极探索，努力实践。

［1］章文清.高校成人教育学生档案管理的现状与对策［J］.江西科技师范学院学报，2003，（6）.

［2］林红霞.对高校学籍信息化管理的初步探讨［J］.襄樊职业技术学院学报，2007，（4）.

［3］顾丹.浅谈高校成人教育的综合档案管理［J］.继续教育研究，2004，（01）.

［2］颜海.档案信息资源开发利用［M］.武汉：武汉大学出版社，2004.

G273

A

1008—3340（2011）02—0051—02

2011-01-20

蒋峰，男，济宁职业技术学院电大教务科助理馆员。

王红岩，女，济宁职业技术学院继续教育中心实验员。