人事档案管理机制改革探析

张 彬

(湖南广播电视大学，湖南 长沙 410004)

一、人事档案管理改革的理念

人事档案管理改革的方向和实效是建立在人事档案改革的的理念的基础之上的，因此，确定人事档案改革的理念尤为重要。笔者认为，人事档案改革的理念应该遵循以下两个方面：

(一)以人为本。人事档案管理归根到底是为人服务的，是对个人真实人事情况的记录和反映，是个人发展、用人单位组织人事管理以及国家进行整体调配的依据。人事档案管理是围绕人进行的，应该充分尊重相对人的意愿，赋予相对人充分的知情权和监督权以及相对自由的托管权。任何单位或个人查阅、移转、利用行为人的人事档案都必须为本人所知晓，并征得本人的同意。本人也要为自己的档案行为负责，在进行社会活动时，尤其是调动单位时，应该向用人单位提供完整和真实的人事档案。人事档案除了具备个人私有性质外，还具有明显的公共管理信息的特征。在市场经济体制下，人才已经不单单隶属于某一个单位，而是属于全社会共同所有。因此，从社会利益最大化的角度，让人从单位属性向社会属性过渡，让人才为整个社会的发展作出贡献，已经成为适应社会发展的必然选择。这就要求人事档案制度必须赋予相对人自主流动和自由发展的权利。要实现这种权利就需要改变档案关系与劳动关系挂钩的局面，对人事档案实行社会化管理。坚持“以人为本”的改革理念，还应使人事档案管理体现人的平等性。人生而平等，这是现代文明最基本的价值理念，任何人在现代文明社会都享有平等的权利。

(二)制度治理。目前，提高人事档案储存数量和整理质量是我国人事档案管理工作的主要目的，人事档案审核工作和清理工作虽然可以起到一定效果，但总体而言属于事后管理，难以从根本上提高人事档案管理的整体质量和水平。理想的管理模式应该是从一开始就可以保证人事档案管理的数量和质量，而无需事后的审核和清理工作。要实现这种理想的管理模式，首先就需要改变思维，变事后的管理思维为制度的管理思维。为此，要注意以下几点：第一，宏观考虑。在进行制度建设时，一定要宏观上把握制度本身整体的体系性和内部各要素的协调性。第二，整体落实。人事档案管理工作制度确立以后，一定要等各方面条件成熟以后，尤其是其中的关键条件成熟以后再予以配套实施，人事档案管理改革是一项非常复杂和重要的工作，不能冒进，必须保证实施的质量和影响。第三，实践检验。人事档案管理工作制度实施以后，要根据从实践渠道反馈的相关信息，并结合社会各方面的发展需要，及时进行总结、分析和调整，清除人事档案管理制度中不符合社会发展要求的因素，与时俱进。第四，系统更新。“对制度内容的调整或改革，不可只针对其中的某一项制度搞‘小型手术治疗’，而应该充分注意到人事档案管理制度的整体性和内容的相互关联性，对制度的‘诊断’和‘治疗’均应全盘考虑，作到整体更新，以达到联动高效的制度建设目标。”

二、人事档案管理改革的思路

在确定了人事档案管理改革的理念后，根据什么样的规则来指导和监督人事档案管理工作的实施，是我们应该重点考虑的。无规矩不成方圆，人事档案管理改革的方式当然也是我们要重点讨论的问题。笔者认为，国家有关主管部门应该建立一整套完整的人事档案管理操作模式来指导相关工作，督促用人单位自觉维护职工的人事档案权益。当前，人才流动已经成为现代社会一个重要特点，国家人事档案管理部门应该充分考虑这一社会现实，本着以人为本的理念，充分尊重公民的流动意愿，从直接管理者的角色向规则制定者和监督者的角色过渡。这种角色的转变，既可以减少工作成本，提高工作效率，从而更好地实现人事档案管理工作的目标。

过去，国家对人事档案扮演着直接管理者的角色，但随着市场经济的深入，这种直接管理已经不适应社会发展的需要，应该进行较色转换，逐步转向间接管理。目前，理论界有人主张，对体制内的人员实行直接管理，以管理为主;对所谓体制外的人员实行间接管理，以指导为主。笔者认为，这种管理模式看起来做到了具体问题具体分析，但是这种另眼相待的做法，与以人为本的改革理念相悖，不能起到良好的社会效果，无法解决业已产生的社会问题。在市场经济条件下，国家不应该视人事档案为简单的管理手段，而应该发挥促进合理流动，人尽其才，才尽其用的价值。

(一)增强人事档案管理的宏观指导和监督。国家要通过人事档案管理宏观机制的改革，对整个国家用人单位的人事档案管理工作进行统一的指导和监督。要建立人事档案信息服务平台，实现人事档案管理的专业化和信息化。人事档案管理部门应该充分尊重公民的个人意愿，与公民建立委托管理关系，并根据相关部门出具的人事信息资料，为公民建立真实全面的人事档案。人事档案再进入信息库，公民凭借自己设定的口令，可自由进入信息库，查阅自己的相关信息。这样，依靠比较健全的档案管理体系，促进相关信息资源的综合开发利用，使人事档案管理步入良性发展的阶段。

(二)增强行为人对人事档案管理工作的知情权和监督权。人事档案是关于相对人自身情况的反映，他有权利知道自己的人事档案内容。知情权是人权一个重要内容，因此，在保障人权日益高涨的今天，人事档案管理赋予相对人充分的知情权，是符合当今权利社会所必须的。在计划经济时期，人事档案被视为一种管理人的工具，调档程序非常严格，通过对人事档案的控制而实现对人的管制。现今，这种做法已经不适应社会的发展，需要进行改革。因此，新的人事档案管理制度必须明确将知情权赋予相对人，并将其作为公民的一项基本民主权利。在社会转型期，如何让人事档案管理制度发挥其应有的社会价值和作用，避免因不适应社会发展需要而出现各种社会问题，这是人事档案管理改革工作必须要解决的重要问题。因此，放开人事档案的建档权和管理权，形成一种相对人参与和监督的新的管理机制，是十分必要的。

(三)人事档案管理部门适当放权，赋予用人单位一定的人事档案管理权。目前我国人事档案的管理模式是相对人进行调动时，其人事档案也要转到有关部门统一管理。这种管理模式在实际执行过程中出现了不良效应，比如用人单位用不放档案的办法来阻碍人才的合理流动。类似的问题已经严重侵害了相对人的合法权益和社会的正常发展，因此，需要适当放权，赋予用人单位一定的建档权和管理权。这样，既可以促进人才的合理流动，还可以充分调动人才的工作积极性，因此，要改变“一元管理”的制度设计，实现建档权和管理权的有机协调统一。

(四)坚持以人为本的管理理念，构建服务型人事档案管理模式。我国传统的档案管理模式引发了一些社会问题，比如一些单位把人事档案作为谋取私利的工具。在我国构建社会主义和谐社会的大背景下，如何改变这种不良现象，值得深入探讨。笔者认为，应该构建服务型人事档案管理模式，减轻相对人的负担。国家在制定预算时，要做专项预算，以保障相关部门的工作能够顺利进行。

随着社会的发展和时代的进步，人事档案管理机制的改革已经是大势所趋，我们必须首先坚持以人为本的改革理念，并在此理念的指导下建立新型的服务型管理模式，才能真正发挥人事档案管理的价值，适应社会经济的发展要求。