档案信息化建设浅议

□崔 杰（河南省水文水资源局）

档案信息化建设浅议

□崔 杰（河南省水文水资源局）

21世纪是人类进入知识经济的时代。知识经济是以现代科学技术为核心，建立在知识和信息的生产、传播、使用、消费之上的经济，它依赖于知识或有效信息的积累和利用。档案信息是国家和社会的重要信息资源之一，它以其自身的特点和属性，在推进经济发展和社会进步中有着极为重要的地位和不可替代的作用。

档案信息化；档案管理；数字档案

随着计算机技术和网络技术的飞速发展，人类社会进入信息时代，党政机关部门、企事业单位等对信息的利用和依赖逐步加强，特别是近年来Internet、Intranet和Extranet的飞速发展，Web技术已成为信息管理的新手段，也为政府办公自动化提供了新途径。在党的十五届五中全会提出以信息化带动工业化，实现跨越式发展的战略部署后，全国信息化建设步伐进一步加快。目前，电子政务系统在我国尤其是在河南省得到普遍应用，各种数据中心或信息资源库的开发建设得到了各级政府的大力扶持。在这种办公自动化状态下，用手工方式或简单地利用计算机管理和利用档案资料与电子政务的办公自动化高效性不相适应。电子政务系统、各种业务系统产生的大量电子文件需要进行有效的管理和利用。因此，建设服务于电子政务系统以及社会公众的电子档案数据中心是一件刻不容缓的重要工程。

一、档案信息化建设的重要性

电子档案数据中心是电子政务系统、办公自动化系统的重要组成部分,电子档案数据中心是以文书学与档案学作为理论基础,又融合现代科学技术,对文件档案资料进行现代化管理和提供给社会公众利用、将档案法律法规面向社会公布的计算机管理辅助系统，是建设数字档案馆的必要基础，是没有时空限制的、便于使用的、超大规模的电子政务信息系统。

近年来，中央、地方十分重视电子政务资源库的建设，中共中央办公厅、国务院办公厅关于转发《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》的通知明确提出：要“规划和开发重要政务信息资源”，“各地要按照统一要求，加快整合分散的业务系统和信息资源，建成或调整为与中央政务网络标准一致的政务统一网络平台”。档案信息化建设的总体目标是：以档案信息资源建设为核心，以电子信息管理为重点，确保具有保存价值的电子文件（档案）信息，真实、完整、安全地保存在档案管理部门，并为党委、政府和社会提供方便、快捷的利用服务，使电子档案数据中心成为政府信息资源库的重要组成部分。

二、电子档案的建设目的和意义

随着电子政务建设的全面展开，产生了大量的电子文件，对这些大量的电子文件需要及时整理归档，如果不采用先进的制度和手段就不能很好地开展工作。

电子档案数据中心的任务是对文件进行实时归档管理和即时提供利用。由此可见，建立电子档案数据中心是行政事业单位信息资源库的重要组成部分，是办公自动化运作后必不可少的配套项目。具体而言，电子档案数据中心的建立,有其适应时代发展的必要性。电子档案数据中心是电子政务系统、办公自动化系统的重要组成部分。

电子档案数据中心与数字化档案馆的理念大同小异，不同之处是：电子档案数据中心侧重于面向社会的管理和服务职能，妥善解决目前急迫的电子政务系统产生的大量电子文件的归档问题。由此可见，建立电子档案数据中心是行政事业单位信息资源库的重要组成部分，是办公自动化运作后必不可少的配套项目。电子档案数据中心的建设将起到促进电子政务、档案管理等方面法律法规的完善、促使加快标准制定的步伐，为电子政务的发展提供保障，从而推进电子政务系统的健康发展，同时为档案的高效利用提供素材。保存档案的最终目的是为社会提供利用。统一的档案资料管理可保证档案资料齐全，可提供全面有序的档案资料信息服务。

三、档案信息化管理建设的原则

建立电子档案数据中心要利用现代信息技术，提高工作效率，促进需求单位的管理知识结构调整，挖掘潜力，加强科学化、现代化管理，最大限度地提供档案利用，达到档案资源完全共享。电子档案数据中心建设，要立足本系统，面向国内外，立足当前，面向未来；信息网络和数据库建设要严格贯彻国家标准、国际标准，实现与国内外网络的互联互通和资源共享；建立全局观念，统一规划，减少重复投资。

作为现代化的行政事业单位，对于日常管理、业务工作等各类数据资料都必须具有高度的安全性和严格的保密性。安全性体现在单位的各类数据不能随意的被拷贝、删除。而对于单位内部机密的文件资料、数据图纸应提供必要的保密措施，保证数据不会被非法访问。因此系统应运用各种手段来防止非法侵入和机密泄露，并保证系统中的非公开信息只有具有相应层次权限才能访问。

四、档案信息化管理建设的目标

档案信息化管理建设，必须考虑它的实用性、稳定性、安全性、先进性、可扩展性等多个方面因素。采取最合理的技术设计原则、遵循技术先进，性能可靠，功能完善，全面规划，使之具备：

一是现代化的档案管理。实现档案的科学、现代化管理。

二是政务网内部的档案信息WEB查询。档案的内部网与政务网是逻辑隔离，政务网用户可以直接登陆到档案数据中心，根据用户的权限，可以查询其权限范围内的档案信息。

三是档案资料的数字化处理。提供各种类型档案资料数字化处理的功能，如纸质、图纸、声像等。支持各种数字化处理设备，如高速扫描仪、胶卷扫描、工程扫描仪、绘图仪等。

四是档案管理应用平台。形成档案管理的应用平台，接收、采编、查询、综合利用、发布档案管理的新闻、发展动态等信息；各部门档案类应用平台的连接等。

五是保障数据的安全性。通过采用多种措施保证数据的安全性，如建立完整的权限体系、内网与外网物理隔离、数据备份机制等。

六是统一窗口，开放利用。可以对已公开的档案资料信息进行网上查询，提高档案资料信息的利用率，增加政务工作透明度，发挥窗口作用，更好地为各个职能部门服务。

七是与电子政务系统、网络办公系统以及业务系统接口。电子档案数据中心与政府部门、企事业单位的电子政务、网络办公系统以及业务管理系统建立接口，接收已进行归档处理的档案信息。

五、档案信息化管理建设的作用

在实际档案管理工作中，如果一份文件要转为档案，需要在档案管理中再次重新著录一次，加大了档案员的工作强度。在实施档案信息化管理后，支持文档一体化，一份文件只要在软件中设置归档后，该份文件自动转到档案中。该功能大大地提高了工作效率，降低了劳动强度。

就传统的档案载体而言，其记录信息都是平面的，文字、图像、声音等不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术，所有的信息都能以数字化的形式存储，做到图、文、声并茂，档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化。

通过对档案进行数字化加工，可以实现对传统图文信息的数字化处理，以满足日益增加的档案信息现化建设的需要。以扫描、图形处理、OCR识别、自动提取著录项内容、生成条目、统一电子文件格式、不同种类的电子文件分层存储、分别进行权限控制，加工处理得到的电子文件与条目自动挂接等功能整合的手段，使数字化加工处理工作可以批量、快捷进行，降低数字化加工的成本，缩短加工工期，减轻工作强度。

档案信息化的利用建设是一项政策性、科学性、服务性很强的工作。在实际工作中要妥善处理基础工作与开发利用、立足开放利用与保密保护、有偿利用与无偿提供等诸多关系，以适应信息时代开发利用档案信息化资源的新形势。21世纪是一个全新的信息时代和知识经济时代，高新科学技术迅速兴起、发展的时代，也是我们档案工作大有作为的时代，我们要把握机遇、开拓创新，紧跟时代的步伐，以积极的姿态、有效的措施高效开发利用档案信息资源，为国家、为社会作出新贡献。

2011-08-14