浅谈新形势下人事档案管理对策

鲁席临

（武汉市三医院，湖北 武汉 430074）

浅谈新形势下人事档案管理对策

鲁席临

（武汉市三医院，湖北 武汉 430074）

随着人事制度改革的不断深化，如何加强人事档案工作，如何使人事档案更加规范，更好地提供利用，文章就人事档案中存在的问题提出了相应的对策。

人事档案；问题；对策

人事档案是组织、人事等有关部门，按照党和国家的干部政策、在培养、选拔和任用干部、职工等工作中形成的，记载个人经历、德才表现和工作实绩等内容，以个人为单位进行整理后保存起来的以备查考的文字材料。

随着人事制度改革的不断深化，人事档案管理工作面临着许多新情况、新问题，如何发挥新形势下人事档案的作用，如何加强和规范人事档案工作，应从以下几个方面着手：

（一）人事档案目前的现状

1.收集难

（1）个人档案意识淡薄，随着个人工作时间的不断增加，个人资料也随着慢慢地多了起来，有些单位和个人缺乏档案材料归档意识，填写档案材料极不规范，需要填写的个人表格也只是为了应付而随便写写，圆珠笔、铅笔等三笔书写现象屡见不鲜。

（2）单位对个人材料重视不够，需要个人书写的材料不主动、不及时收集，上级不催，部门不动，个人不写，这种现象普遍存在。

（3）有些单位和个人在利用完档案材料时，未及时归还人事部门，即使归还了人事部门，人事部门也由于一时工作忙或其它原因，随便放于柜中或盒中，等到上级部门要检查时，才突击放入个人资料袋中，以致档案资料排列无序，混乱、破损、卷角、折皱等现象时有发生，疏之，以上情况对个人资料的完整性、有序性、查找便利性带来很大困难。

2.鉴定难

随着社会的发展，追求知识、渴望知识、获得知识的途径越来越多，这样多专业、多学历现象也大有人在，而学历证明在干部任免、职称评定、工资异动等方面也起着越来越重要的作用，因此，人事档案中的出生年月、参加工作时间、文化程度及学历记载前后不一，不尊重事实的情况屡有发生，甚至有些人员为了晋升职称、干部任免等问题而想办法篡改原始资料，这些都要引起人事部门负责人的警惕与重视。

3.技术弱

（1）人事档案管理人员兼职多、素质参差不齐，大多是把即将离退休或身兼数职的人员作为人事档案的管理人员，他们往往缺乏档案管理的专业知识和掌握现代化管理的技能，也很难有更多的精力和时间全身心地投入到档案管理中。在档案的鉴定中，不能去粗存精，将不属于归档内容或没有保存价值的材料全部归于档案中，以至于重复、混淆、材料不真实等等现象时有发生，这样，也就很难适应新形势下档案事业的发展。

（2）在管理手段上也较陈旧，调阅档案时都采用原始手工操作方式，由于反复调用原件，原件撕毁的现象屡有发生，档案的完整性大大折扣。

4.设施差

人事档案基础设施简陋，长期以来，某些单位对人事档案管理工作认识都存在着一定的误区，认为人事档案只要不丢失、不泄密、能应付外调、查检就行，于是对人事档案硬件设施不投入，大多采取集办公、阅档、库房为一体，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在一般水平上，档案资料也只是放在一般的档案袋中用老式档案卷皮进行简单装订，随着个人资料越来越多，一般档案袋已无法装入过多的资料。这样档案资料的丢失现象就难免会发生。

（二）人事档案管理对策

1.领导重视与目标管理相结合

领导重视是做好人事档案工作的重要保证，单位领导应高度重视人事档案管理工作，应将人事档案纳入目标管理范围，明确本年度干部档案工作任务、目标、措施以及需要解决的问题。要建立以分管领导为主要负责人，以人事部门负责人为目标责任人，以责任心强、素质高的工作人员来负责人事档案信息的收集、整理、装订工作的三级“网络”制。分管领导要每年不定期地实地查看档案管理情况，提出具体的工作建议，要加大人力、物力、财力的投入，来确保新形势下人事档案工作的顺利展开。

2.要加强整理与鉴定相结合

（1）人事档案作为人事工作的一个分支它需要专门的技术人员来经常地、不定期地指导和检查工作。应加强人事档案的整理工作，人事档案具有内容多，使用和借阅频繁等特点（如工资异动、职称评定、干部任免、聘干等等），这就要求我们人事部门每年应集中人力定期对人事档案进行整理和核对，在整理过程中，要严把鉴定关、分类关，要严格按照《干部档案整理工作细则》进行分类、排列和整理，使档案号与档案名册编号一致。

（2）对人事档案中容易出现的“工龄、年龄、学历”等基本信息，归档前应根据已有的档案内容进行前后比对，并按照有关政策规定提出认定意见，待本人签字认可后方归入档案。

（3）在接收新学历、学位材料时应坚持先验证学历、学位证书，再进档，防止假文凭、假学历材料混入干部人事档案中，使档案资料更真实、更准确、更具有权威性。

（4）要有效地制定各项规章制度制约造成档案泄密、涂改等人为因素。在发现有同名同姓时,要仔细辨别，根据已有信息进行归类。

（5）人事档案材料必须是处理完毕才能归档,在整理归档时要认真检查每一份文件材料是否完整、有无空白项、单位盖章等事项，发现未处理完毕时应退还原部门审查处理后方可归档。

3.要加强制度建设与管理相结合

（1）各单位应根据《干部档案管理办法》结合本单位工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、保密、借阅等制度，使每一环节相互联系、相互制约，有效地杜绝档案泄密、涂改等现象的发生。

（2）在借阅、借出档案资料时要经部门负责人签字方可借出并明确归还时间，做到转入、转出、查阅、借阅、接收材料有登记、有记录，归还时档案人员还应对借出的档案资料进行审核，对在使用中出现的问题实行责任追究，来确保档案资料的真实、可靠、完整。

（3）对那些不规则、被损、卷角、折皱的材料要进行技术加工，如折叠、剪裁及裱糊等等，实行统一规格、统一目录、统一卷皮“三统一”来确保档案资料更加规范、美观。

4.要加强库房管理与基础设施相结合

库房作为保管人事档案的首要和必备基本条件，必须符合防火、防潮、防高温、防尘、防虫、防鼠、防震、防污染等技术要求，要实行办公室、阅览室、库房三分开原则，为档案的保管和利用提供保障，随着信息技术和现代化档案工作的发展，各单位应加强计算机网络建设，应配备计算机、扫描仪、打印机等人事档案基本硬件设施以及人事档案软件系统，完善人事档案的信息存储和检索，将整理好的档案材料经过扫描、复制等手段全部输入计算机系统，建立人事档案目录库，实现人事档案管理纸质化和数字化相并存，为人事档案的利用创造条件。

5.重视人才与提高素质相结合

档案人员作为人事档案资料的第一保护者，应本着对历史负责的态度，要有乐于奉献的精神，要认真钻研业务，并深入开展多层次的研究工作，将自己工作中的经验和教训用文字表达出来以便同仁们共同学习和借鉴，分管领导也要支持人事档案工作人员的继续教育工作，给他们提供必要的学习时间和经费，使他们通过学习尽快掌握和更新档案知识和技能，使他们的鉴别能力、业务能力和掌握新技术的能力得到提高。

人事档案工作是人才信息的重要载体，人事档案管理能历史地、全面地记载个人经历、业务能力、工作实绩等信息，加强人事档案工作是发挥每个人的工作积极性、主动性和创造性的重要依据。

[1]黄忠麟.机关档案管理学[M].北京:人民交通出版社.

[2]武汉市档案局.档案工作文件选编[M].

[3]蒋友才.基层医院档案管理存在的问题及对策[J].

G271

A

1008-1151(2011)04-0172-02

2011-01-26

鲁席临（1969－），女，武汉市三医院光谷关山院区档案室馆员，从事档案管理。