风险控制视角下常见往来凭证特性比较

安康学院 罗劲博

风险控制视角下常见往来凭证特性比较

安康学院 罗劲博

往来凭证的概念及内涵

（1）借据，俗称借条。既是一个很古老的外来工具，又是现代企业中发生债权债务关系时，而用以判断的直接证据，无论是企业的短期借款，还是长期借款，这个凭证都是一个绝对不可或少的书面凭证，另外，在一些重大债权债务关系中，借据还附有一些支持性凭证，比如借款合同或会议记录，并且一般有企业单位的主要负责人和关键部门负责人的签字，在个人或企业之间的外来事项被广泛使用一般可用于支付报销款项、支付无需归还的款项和确认过去事项所导致的债务，另外其他款项支付也可以用借条来充当支付工具。

（2）领据（条）。在现实中，可以从狭义和广义角度理解，狭义的领条是证明实际收到款项或物资的个人或企业给交付人所出具的一种凭证，一般上面有领取人或领取单位的签名或盖章。而广义的领条，还包括企业的生产循环或企业日常管理中，所发生的事项，比如，生产使用的领料单，企业办公部门在发放办公用品时，让领取人签字确认，从领条的使用中，领取人处于主动地位。如果领取人拿到实物或资金后不书写领条，发放人会处于非常被动的局面。

（3）收条。主要用于在现实业务中，收到实物或货币资金的个人或企业，对实际交付实物或资金的交付人开具的，用来证明已经收到的这一确定的事实，同时也表明交付人给付义务或责任的完成，收款或收物的个人或企业收取权利的实现，如果收取人是个人，应该签名或盖章；如果是企业，应该在收条上加盖企业的财务专用章或法人章

（4）收款收据。只用于非应税业务，主要由税务部门监制的统一收款收据和财政部门印制的盖有财政票据监制章的行政事业性收费统一收据。收款收据是印有固定格式的，收据的种类有两类，第一类，内部收据和外部收据，第二类，正式收据和非正式收据。内部收据是单位为了内部成本核算的需要而自行印制或在账表商店购买的收款收据，内部收据可以在内部成本核算过程中使用并以此入账，如职工借款归还、保证金收讫等，一般不能对外使用，因此，常印有“仅限内部使用，对外使用无效”字样；外部收据是企业间发生业务往来，收款方在收款后不需要纳税而开具的税务或财政等部门监制的收据。这种收据具有合法性，可以入账，单位或个人在收付款时使用的其它自制收据，都称为“白条”，不能作为合法凭证入账。而正式收据则是由税务部门和财政部门监制的行政事业性收费统一收据，经过了有关部门的监制，是合法的收付款凭证；非正式收据是企业自行委托印刷厂印制的不带税务或财政部门监制章的收据。

（5）欠条。是发生在具有债权债务关系中，债务人需要将来对债权人进行必要偿付的凭证，是证明债权债务关系的即为有价值和说服力的凭证，也是在现代经济诉讼案件中纠纷较多的一类凭证。

往来凭证的特性比较

（1）收条与借条。对于收条而言，收取人是站在比较主动的位置上，大多数情况下，不需要归还款；而借条中的借款人，是出于负有在将来某一时间内偿付款项或物的义务，而且没有任何理由和推辞的，这两者最能说明其性质的，就是会计中的两个会计科目，即“应收账款、其他应收款”和“应付账款、其他应付款”等四个会计科目的使用，刚好体现的权利与义务的两个相反方面。二者之间，也有许多共同点，比如，都要写清事由和必要的原因，要有必要的签字和盖章。在书写收条时，除“标题”的“收条”或“今收到”等字句外。应在收条的正文部分写清楚款项收受的性质，以及原因，对于借条，也更有必要写清上述事项，因为在借条中，借出方，如果不严格控制，将来对方否认，其损失会惨重，同时，写清这些事项，以避免将来引起不必要的纠纷。

（2）欠条与借条。二者之间，既有共同点，又有明显的差异。共同点都是说明债务人负有必须偿还债权人的款项或具体实物资产的的一种不可推卸的义务和责任，在另一方面，也说明债权人的某种优势和权力。而差异之处在于，欠条是站在债务人角度，突出债务人的责任性，言下之意，将来必须要换，也相当于会计中的应付项目；而借条，则从客观角度说明，债务人在某年某月某日从债权人处借了一定数量的资产，从借条上并不能表明债务人是否一定要还的意思。在现实中，在借条与欠条的使用中，还必须注意借条和欠条的出具日期，因为，按照我国的法律规定，债权债务关系中，必须注意其日期，因为日期在很多情况下，就可以说明债权债务的实际效力，如果债权人在一定时期内不行权力，很有可能会导致欠条或借条的失效，造成债权人的损失，当然，也会给债务人一定投机机会。另外，欠条与借条在应用中，话语的表述及词语的应用，也要讲究，特别是介词“于，被”等的使用，否则会出现债权人变债务人，债务人变债权人的局面，欠条或借条如果特别注明其他内容或欠条上均附有往来清单的，还需要结合附注或清单的内容来判断债务的数额。

往来凭证风险控制的具体措施

（1）财务人员养成良好的职业素养。会计人员在处理实际业务中，实际业务款项付出时，当对业务的背景及相关信息缺乏深刻了解下，必须要求收款人出具借条。尽量要求使用规范的借条，特别是要求必要的签章，最好再附上一些支持性材料，比如合同、业务清单，或者做好日常工作记录。对于已经书写好的借条或借据，没有特殊情况，一般不能退或换，如果实在必须退或换，应该做到仔细审查，严格核对，防止对方“掉包”。还要注意，在日常企业业务中，必须注意如下事项：一是应严格划清正式收据与非正式收据的界限。对于非正式收据，一定要有背景性资料或附注资料，以便对其解释，对于正式收据，一定要应用必要的职业警惕，防止假收据的使用。二是注重收据和借据相关事由的填写。因为，从已经查处的经济案件中，由于有关事由填写不清，而导致许多犯罪在认定时，发生模糊和困难，使违法犯罪分子逍遥法外，在填写收款原因或事由时，尽可能做到用语准确、详略得当，内容完整，不会产生歧义和误解，也让使用者在较短的时间内能认定外来凭证的具体类型。

（2）注意盖章签字程序的规范性。按照规定，从外单位取得的条据（原始凭证），必须盖有出具单位的公章，从个人取得的条据，必须具备收款人的签名或盖章，否则，拒绝付款。这是单位与内部职能部门或分支机构之间处理业务的基本常识和原则。在我国的民事法律中，如果一个企事业单位任何出具的条据，必须是既有公章，又有个人又签字的，而个人不论与出具单位具有何种所属关系，都按照具体经办人来看待，因为上述签章和签名，如果少一个，发生诉讼时，都有可能出现事实认定的不清楚问题。使付款或负担损失的责任无法落实。在现实中，对于代签和冒签两个问题，应该严加防范，属于代签的条据，如果票据的收款人事后不承认，可能由于代签程序方法有问题；因为在代签字办理借、领、收款时，有些代签人只签被代签人的姓名的，不签自己的名字，事后，会出现别人冒签的情况。当出事时，真正的被代签人实际没有收到款项，所以，一般要求同时写上代签人和被代签人的姓名，而且必须写“代”字。另外，对于代签人，在不熟悉的情况下，应该留下电话，最好让被代签人通过通讯手段予以确认，降低经办人的责任。

（3）对代收代业务提高警惕。目前，由于在中小企业中，由于岗位设置和人员数量的限制，许多由一人兼任岗位，而且，办理业务时，代为办理的频率很大，笔者觉得，从降低财务风险和内部控制风险的角度讲，代收代付业务也并非不能，主要是要健全内部管理环节和程序，做好业务的交接和核对，做到业务责任到人，制定必要的惩罚措施，在经手有关往来凭证时，一定要做好必要的签字和稽核程序，做好工作记录，特别是，企业的内部审计机构，要对代收代付业务，加强审计和监督。