Word使用小窍门

黑龙江 洪艳辉 于淼

Word使用小窍门

黑龙江 洪艳辉 于淼

Word是我们常用的文字处理软件，正因为常用，所以往往忽视了它的一些方便快捷的用法，使用快捷方法既能提高我们的工作效率，又能降低错误率。下面的内容就为您介绍一些工作中常用的小窍门。

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一、如何几秒钟自动生成目录

如果想自动生成目录，要求文档在编辑时就要给不同的标题设置大纲级别。首先在“格式”菜单中的“段落”中设置段落的级别，设计好后，通过点“视图”选项中“文档结构图”按钮，查看文档的结构是否正确，确认无误后就可以制作目录了，打开“插入”菜单，选择“索引和目录”，点选“目录”标签，在“显示页码”与“页码右对齐”前面打“√”，“制表符前导符”选择为点，“格式”选用默认的“来自模板”，设置“显示级别”，按下“选项”按钮，弹出一个“目录选项”窗口，在“标题之后分别输入级别，这时标题前方出现符号“√”，与此同时，将其标题后面的数字删除掉，按两次“确定”，目录生成了！

二、如何删除word文档所有空格空行

方法一：在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入^p^p，在“替换为”中输入^p（这里^和p都必须在英文状态下输入），然后单击“全部替换”即可。

方法二：在“编辑”菜单中选择“替换”，在弹出对话框的“查找内容”中输入一个空格，在“替换为”中什么也不输入，然后单击“全部替换”即可。

三、Word剔除试卷中的选择题答案

如果想在Word中去掉选择题后括号内已有的答案，可按下面的步骤操作：按“Ctrl+H”组合键打开“替换”对话框，在“查找内容”框中输入“（^$）”，在“替换为”框中输入“（）”（括号中间有空格），单击“全部替换”按钮即可。但“$”只能表示一个任意的字母，即以上操作只能剔除单选题中的答案，若为多项选择题，可在查找时依次加入多个“$”来进行查找并替换。

四、巧妙应用word中邮件合并功能

在填写大量格式相同，只修改少数相关内容，其它文档内容不变的信息时，使用Word邮件合并简便、易行，而且可以设置各种格式、打印效果较好、能满足用户的不同需求。用邮件合并功能创建的目录型主文档，具有在同一页面每一栏内打印多个主文档副本的特点。若在同一页面内只打印一个主文档的副本，如全校学生毕业证的打印、各类奖状、期末学生成绩单等，则应创建“信函”型主文档，其余操作基本类同。

首先我们确定好主文档（例如：工资条表格）和数据源（Excel或Access格式的记录表），然后通过“邮件合并”向导把数据源中的的字段信息合并进来。

点击“工具→信函与邮件→邮件合并”，然后在屏幕右侧进入“邮件合并”向导。

第一步：选择文档类型。选择“信函”。

第二步：选择开始文档。选择默认的“使用当前文档”。

第三步：选取收件人。单击“使用现有列表”区的“浏览”按钮，通过“选择数据源”对话框，定位格式数据源的存放位置，选中并打开。接着弹出“邮件合并收件人”对话框，在这里可以指定参与邮件合并的记录，选择默认的“全部”，确定返回Word编辑窗口。

第四步：撰写信函。将插入点定位于表格的第二行第一格内，单击“邮件合并”工具栏上“插入Word域”左边的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，选中“域”下方列表框中的“序号”字段，并单击“插入”按钮，即可把“序号”字段合并到主文档中。然后用同样的方法把其余字段插入到主文档表格中对应的位置即可。

第五步：预览信函。在这里我们可以浏览一下工资条的大致效果，还可以调整表格的宽度，让姓名在一行内显示。然后选中“姓名”后的表格区域，如果这样直接进入打印操作，一页纸只能打印一个，所以选中整个表格，复制，粘贴到原表格下方空一行后的地方，把插入点定位于主文档中第一和第二个表格之间的空行处，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”命令，以此类推，就可以在一页纸上多排几个表，充分利用资源了。

最后进入第六步：完成合并。然后把表格打印出来，就制作完成了。

五、Word表格巧调列宽

在编辑Word表格时，大家通常都是拖动表格线来调整列宽。其实，如果在拖动表格线时，配合使用不同的按键，可以达到不同的目的。按住Ctrl键的同时拖动，表格线左边的列宽改变，增加或减少的列宽由其右方的列共同分享或分担，整个表格的宽度不变；按住Shift键的同时拖动，只改变表格线左方的列宽，其右方的列宽不变，整个表格的宽度将有变动；按住Alt键的同时拖动，标尺上会显示出各列的宽度，其拖动结果与普通拖动方法相同。

六、快速去掉页眉的横线

在利用Word插入页眉后，页眉信息下总会有一条横线，如果希望将它去掉，可以打开“格式—边框和底纹”，在弹出的对话框中把边框设置为“无”，并在“应用于”下更改为“段落”，再单击“确定”按钮即可。

还有一种方法就是在字体左边的“标题”中选“正文”即可。

最后一种方法就是选择“格式/样式”命令，弹出“样式”对话框，在“样式”项中选定“页眉”，再点击“更改”按钮。接着点击“格式”按钮，在弹出的菜单中选“边框”命令，弹出“边框和底纹”对话框，在“边框”选项卡中选定“无”即可。

七、巧用Word的扩展选定功能

将光标定位在你需要选取的部分之首，按“F8”启动“扩展”，此时你会看到底部状态栏中的“扩展”由灰色变为黑色，再按一下“F8”，将选取一个字或一个词，按两下“F8”，将选取一句，按三下“F8”，将选取一段；按四下“F8”，全选。按ESC键或者按F6键即可关闭扩展功能。

八、Word的两种水印

一是文字水印：单击“格式”菜单的“背景”子菜单中的“水印”命令，可以插入不同颜色、样式、大小、方向和字体的水印。还可以根据需要选择或输入要作为水印的文字。二是图片水印：单击“插入—图片”，视图片的来源选“剪贴画”或“来自文件”，选定图片后向文档中插入图片，在图片插入处单击鼠标左键，出现“图片工具栏”，在“文字绕排”选“衬于文字下方”，“图像控制”选“水印”，此外还可以对图片亮度、对比度、尺寸等进行设置。

[1]杨丽，张龙，邓峥.PC疑难终极解决888招[M].北京市：中国铁道出版社，2003.

[2]唐万学.计算机应用基础[M].天津：南开大学出版社，2009.06.

（编辑 李艳华）

（作者单位：黑龙江省贸易经济学校）