医院财务的信息化建设及管理①

张佩华

(乐山市人民医院 四川 乐山 614000)

现如今信息科技不断发展,网络技术已经应用于会计领域,致使传统的会计在工作程序、基础理论、组织方法等方面都发生着全新的变革,现代技术与传统技术需要高度的融合。医院工作中的核心之一财务管理,是医院信息化管理中非常重要的组成部分,根据统计显示,医院中70%的重要信息都是由财务部门所提供的,所以,财务管理的信息化在医院管理中是何等的重要。医院要全面达成信息化管理的目标,首先要达成财务管理信息化的目标,它是医院管理信息化的基础。一个医院财务管理信息化水平的高低直接影响到了医院的经营策略,也确定了医院能否适应日趋繁杂的市场背景。

1 医院财务管理信息化现状

1.1 医院各信息系统共享不足,集约化程度较低

现在医院的财务记账系统若要完成相应的财务工作,则需要各个独立的系统独立完成,包含药品的固定资产核算、购销核算、住院结算、工资核算等,都需要分别记录,这样就造成了资源浪费与重复工作,在连接的环节出差错的几率也会增大。大部分医院采用的是传统会计软件,因为这样的软件只限制于财务部门的使用,不可以和临床、人事、药事部门达成资源共享,缺少数据传输的一致性、时效性和系统性,并没有从根本上转变传统会计信息系统的结构,虽然逐渐提高了独立部门或者独立业务的工作效率,但医院集体的效率没有得到改善,以至于出现了效率低下、工作重复等问题。例如:人事部的信息大都集中在人事部门,可是奖金、工资的发放工作在财务部门,有时因为人员的信息没有及时维护,或传递的和录入的信息出现错误,导致了工资和奖金的账务处理涉及人员、科室等信息时统计数据的失误。并且人事部门输入相关信息后,财务部重新再输入一次,造成了工作的重复性,有时不可避免输入的失误。另外,财务工作依然是事后记账,不能及时反映医院的财务情况。物流、资金流和信息流均无法共享,大部分的经济业务需要人工传递凭证,所以财务信息仍然被孤立,阻碍了医院策划的定制。

大部分的医院采用会计软件达成电子化仅仅受限于会计的核算方面,而对财务管理方面的问题联系甚少,财务指标只有在作出财务报告以后再用人工计算来获得,会计的计算数据利用效率低。当决策者想知道这个单位的经济信息时,财务部门通常要加班来完成数据的统计,并且获得的数据只是已经进行账务处理的信息,缺少时效性,还有可能会出现手工计算失误。同时,因为没有及时的动态资金流信息,闲置的资金与资金使用共存,医院的决策者对于资金流向无法掌握,导致资金利用率降低。

1.2 医院财务管理信息化的必要性

首先,医院的财务管理要达成权利的集中监控、信息集中共享、资源集中配置,一定要让医院运作的所有环节和财务密切联系,而医院运作的所有程序和状态随时反映到财务上,财务所得出的结论务必以最快的速度反馈到医院各级管理层,相关管理者才能快速反应,改良管理业务。上述这些条件若没有信息化手段的支持,没有完整的数据共享措施是很难完成的。另外,在市场竞争日趋强烈的今天,医院要在大量信息中找到有利用价值的资源,进行科学化管理,没有信息化的方式就没有办法处理这些复杂的信息,科学管理也将是一句空话。所以,医院信息化是建立现代医院模式的重要因素。最后,推动医院信息化能很好的提高工作效率,提升医院反应能力和医院生产自动化水平,改良医院内部管理,达成风险控制能力。因此,医院有必要大力度进行财务信息化管理。

2 完善医院财务信息化的对策分析

2.1 决策者要转变观念,加快医院财务信息化进程

医院财务部门是整体战略发展的重要支撑部门之一,它能集中所有的经济信息,把信息动态实时地反应出来,这也是财务部门最基本的职能。所以,需要医院的财务管理者转变旧的观念,寻找会计技术和医院业务之间共同的解决办法,从头整理财务流程,分析、了解医院整体的信息流、物流、资金流和人员流的动态,从支持医院发展战略实现的基础出发,把信息技术和财务管理结合起来,推进医院财务信息化进程。会计是社会生产力进步的产物,“经济越发展,会计越重要”。一个医院财务管理信息化的好坏能直接的反应在医院的经营决策上,也决定了医院能否适应日趋繁杂的市场环境,跟着信息技术和互联网的进展,医院为了能在市场经济中更好的发展,需要建立一个由互联网和内部局域网相对接构成的信息管理平台,来整体实行财务的信息管理化。同时,医院决策者选择的具有前瞻性的财务策略,科学的财务决策方法与财务预测,都受到财务信息化程度的影响,因此决策者需要改变传统财务管理理念,推动财务信息化的进程。

2.2 组建财务信息中心,加强对医院财务信息化的管理

在网络会计形式下,仅设计几个系统维护、操作的岗位已经无法达到技术上的需求,他要求在财务部门策划一个专修的精干的技术团体,即医院财务信息中心,全方位担负起信息技术、网络建设、软件开发、系统维护等方面的责任。而如今的药品管理系统、后勤物流管理系统、收费管理系统、计划财务核算系统等系统管理较为分散,普遍存在着协作性和系统性的缺乏,因此,组建财务信息中心对这些系统进行专业化管理起着关键作用。医院财务信息中心有专门的人员管理系统安全,从整体性、综合性和一致性的原则开始,提高计算机的安全系统,创建健康、全面的安全管理制度,拟定系统性、完整性的财务信息安全措施,进而解决财务信息安全中所存在的隐患。并且,有专业人员进行数据维护,在存储数据方面更能确保信息的安全。医院财务信息管理中心的主要任务则是,负责全院的网络维护、财务软件的开发、系统集成、数据集中管理等工作,最终产生以财务数据为主导的医院财务办公网络平台。

2.3 加强对财务人员的培训,创建新的医院会计核算模式

在信息化时期,医院会计人员的综合素质需要进一步提升,除具备专业的财务核算知识外,还要求熟练掌握各种现代化的电子信息工具,所以,医院财务管理要培养综合型的人才刻不容缓。(1)对现有的医院会计人员经常进行知识培训,对关键会计岗位人员开展系统的、综合的电算化培训,让他们熟练掌控财务的核算软件和相关计算机学识,可以独立维护和使用财务信息化系统。(2)医院能够依据自身的需要从高等院校大力引进财务信息化专业、高级财务信息化复合型人才,用来填充医院财务信息化系统设计与开发人员的不足,扩大财务信息化系统的研究和应用人员的队伍。

现在,医院主要实施着财务分部门管理的体系,与财务相关的收款处、住院处、供应科、药品科等,财务数据处在一个不相关的、无序的状态,这与网络会计的数据集中要求相反乃至更远。因此,医院需要创建一个新兴的会计核算模式,财务信息向上聚集,财务业务向下扩展,与财务有关的信息都集中起来,数据集中储存,一起加工,而各业务的基层机构和网点负责做好原始数据的确认和录入工作,不用重复登记账簿和保留账本,也不用上报会计的报表。几乎所有的会计数据都是由计算机系统实时集中处理、整理加工的,达成了信息的共享化、一体化。

2.4 强化财务信息意识,科学规划财务信息化建设

医院数字化管理的重要组成部分是财务管理信息化,促进财务管理信息化的建设不止是要有总体的科学计划,而且还要结合医院整体的信息化建设,然后从基本开始,做好环环相扣、层层递进,进而奠定扎实的信息化基础。医院财务的信息化建设是一件长期而艰巨的任务,不只是通过购买几个财务软件就能解决的问题,很多医院的财务管理者已开始踊跃试着把技术运用在自己医院的会计信息系统,但在传统财务会计系统结构的约束下,这些医院并没有充分利用技术的优点,从头设计财务的会计模式,仍旧简单地模仿和照搬手工流程,把每一项相对独立的财会任务转移到计算机中去,然后通过每一个相对独立的子系统(如工资核算子系统、药品购销核算子系统、住院结算子系统、固定资产核算子系统、报表编制子系统、账务处理子系统等)完成相应的财务管理任务,只是手工财会工作的复制品,还有在这些系统的使用过程中,由于信息化水平较低的财务人员,只用了系统中较简单的功能,大部分关键的功能没能展现出它所拥有的效果。

所以,在计划财务信息化建设的时候,应该斟酌一下医院系统的整体性,不能仅从会计子系统的目的出发,还需充分考虑不一样的管理职能间存在的规律和联系,然后尽可能的利用国外成功的履历。现阶段最主要的任务应该立足于开展医院会计电算化系统,用来使用医院的决策和管理。如:财务部门可增强收费管理系统、物资管理系统、药品管理系统和专用财务管理软件之间有关的数据共享和联系。扩张财务信息采集面,成立财务信息的整理、收集、利用和反馈程序,形成以财务信息为主体,以医院其余环节信息为辅的管理系统,进一步完善医院的财务综合数据库,为领导更快地做出策略,足够发挥财务信息化在医院管理中的关键作用(如图1)。

总之,医院信息化进程为医院的管理思想、管理方式带来了前所未有的变革,通过医院财务管理信息化的落实,完成医院财务的集中管理,最终达到资源的集中配置、权利的集中监控、信息的集中共享,才可以使信息化真正发挥其所拥有的作用,实现资源的优化配置,增进医院的核心竞争力。

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