档案工作要在创新中求发展

韩丽萍

(伊春市福彩中心 黑龙江 伊春 153000)

档案工作要在创新中求发展

韩丽萍

(伊春市福彩中心 黑龙江 伊春 153000)

新形势下，传统的档案工作既面临严峻的挑战，同时又存在着全新的机遇，档案工作者必须树立创新意识，提高创新能力，运用创新手段，使档案工作适应和服务于社会各项事业的需要，保持档案工作的生机和活力，促进档案事业可持续发展。

一、增强创新意识是档案工作发展的前提

创新行为，首先要有创新意识，有强烈的创新欲望，才能有创新动力。过去档案简单的管理模式，单调的工作方式，传统的工作方法，已远远落后于时代，需要不断创新。

1.管理思路的创新。长期以来，档案工作都是沿袭传统的管理办法，视传统和经验为“至宝”，日常档案工作也只是满足于每年立卷归档多少案卷，提供利用多少卷次，而对于在市场经济高速发展的今天，服务对象需要哪方面档案材料，最前沿学科的发展情况如何，却知之甚少。根本谈不上档案工作如何主动、超前服务于社会，使得花费大量人力物力，历经千辛万苦得来的档案资料成为死信息、马后炮。因此，要努力使档案部门从“伸手派”变成先行官、创造者，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的档案管理工作新理念。

2.管理模式的创新。我国有悠久的档案历史，档案工作已经形成了传统的管理模式，曾对不同时期的档案工作起到过积极作用。但一些传统做法已不再适应当前社会发展的需要，必须进行创新。如档案工作环节管理和一些具体操作手段的革新，包括在立卷制度上的更新、在工作手段上的改进，尽量简化档案部门长期推行的一套繁琐、呆板的操作步聚。比如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消那些不必要的环节，尽量缩短立卷归档周期，也便于推行部门立卷工作。目前许多部门和单位都已经将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出和检索，而对于档案管理工作其他方面的应用则较少。要用现代技术来提高我们的工作效率。比如运用电子扫描技术对纷繁杂乱的图纸图像档案进行缩微处理、采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高利用和借阅归还的速度。通过借助计算机来加强档案的管理工作以及档案信息的交流，提高管理效率和管理水平。

3.管理机制的创新。一直以来，档案管理工作均以经验管理居多，工作人员的选配也是以具有档案工作经验为先决条件，这从某种程度上制约了人才引进，形成了档案部门的“铁钣碗”现象，工作人员“混”的思想比较严重。必须引进竞争激励机制，从源头上解决创新的基础问题。积极推行全员聘任制，通过公平竞争，择优上岗，真正做到优胜劣汰，增强档案工作者的危机感。通过竞争激发每个人的工作热情，最大限度地发挥个人潜力，使档案工作充满生机活力，同时，要建立一些相应的创新激励机制，如鼓励创新的考核办法、分配制度、奖励制度等。努力营造一种鼓励创新的氛围。

二、充分发挥专职档案人员的创新主体作用

1.专职档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改变档案工作局面的关键所在。特别是在机构改革、人事制度改革的今天，各部门工作人员减少，工作量增加，档案工作面临更大的压力。因此专职档案人员有必要进行相应的调整和重新定位，要一改守摊看点、仓库保管员的形象，在埋头苦干、默默奉献的同时，不妨多一些敏捷和睿智，多一些胆魄与果断，从根本上转变观念，让档案创造出更丰厚的社会效益和经济效益。

2.专职档案人员应当练就过硬的业务技能。档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强管理能力和服务意识。专职档案人员首先要适应新形势，大胆设想，敢于向传统挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，专职档案人员不仅要熟悉档案业务的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理办法，可以通过开展各种技能训练，促使专职档案人员苦练基本功，在务实基础上促进创新。

3.专职档案人员应当拓宽视野、丰富知识。在当今信息社会，各行各业对档案信息资源的互补和共享要求都越来越高，档案人员除了掌握一定的档案知识和操作技能外，还要加强各类专业知识的学习。比如我院从事人事档案管理的人员，要掌握劳动工资，职称评审和岗位责任制等知识；财务档案人员要熟悉凭证、台账等会计知识、财务审计知识、科技档案工作者应该力求每一份科技档案客观真实、精确无误地对应于与其相关的科技现象、科技活动、科技事物；综合档案管理人员将会有更宽更广的服务内容和服务范围。因此，专职档案人员要不断“充电”，拓宽视野，了解工作所涉及领域的现状及发展动态，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现由单一专业型向多样复合型转变。

三、开辟多种途径，为用户提供优质、高效的档案信息服务

为了更好地发挥档案的作用，服务于各行各业的改革与发展，我们首先要为社会提供大量有价值的信息资源。

1.丰富馆藏提供多方位服务。丰富的馆藏是提供信息的物质基础，搞好馆藏建设是提供优质服务的重要手段，广泛收集有价值的档案材料是丰富馆藏的有效措施，同时也为信息开发打好基础，我们在收集档案时不仅要收集齐全本院、本行业的档案资料，还要有针对性地、及时地对相关的、有价值的报刊资料进行收集，以丰富室藏，扩大信息源，使其从单一型向综合型发展，例如，组织力量编写《组织机构沿革》、《大事记》、《年鉴》和各类汇编，为广大用户提供更深层次的利用服务。

2.开发信息资源提供有效服务。加强档案宣传，以扩大档案利用的广度。要让社会了解档案，充分认识档案在教学、科研和经济活动中所起的重要作用，不断增强档案利用意识，从而自觉地广泛地利用各类档案。档案工作者要通过对档案材料的科学研究和深加工来开发信息资源，比如对室藏档案分专题、分门类编辑成参考资料或专题集册，把档案信息转变为书本式、广告式在社会上发行、宣传，使档案信息直接转化为知识产品。为了适应改革带来的快节奏、高效率，我们还可以开辟一些特殊的档案利用服务方式，如制发档案复制件、出具档案证明、委托代理服务、咨询服务等，为院领导决策和教职员工及社会提供全面服务。

3.加强技术创新提供快捷服务。档案工作应该从传统的手工操作管理转向办公自动化。可以运用计算机技术将档案内容、声音、图像、文字等实现一体化存储，与此同时，可以通过网络，检索和提供最新档案信息，真正实现资源共享，使档案信息能为社会经济建设提供最快速的优质服务。