进一步加强电子档案的管理与利用

省直机关大直街办公区管理中心 周 萍

进一步加强电子档案的管理与利用

省直机关大直街办公区管理中心 周 萍

随着计算机技术在各个领域的广泛应用，办公自动化技术飞速发展，各机关、企事业单位对办公技术化的应用不断深化，产生了大量的电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。本文针对电子档案的利用与管理等工作进行一些探讨。

一、电子档案的特点

电子档案是指在社会实践活动中形成的、具有保存价值的、由计算机系统处理和存储的机读材料和其他载体形式的记录，电子档案的形成、存储和管理与传统的纸质档案所用技术方法不同，档案工作者必须要对此有深刻的认识才能做好电子档案的管理工作。

按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务，处理一般事务或交流信息过程中的电子文件，例如，OA（办公自动化）电子文件、E—mail（电子信件）电子文件等，它们多以文本、图象、声音或影像等形式存在；另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，例如CAD（计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助制造）等生成的电子文件，它们多以光栅图或矢量图等形式存在。电子文件作为一种数字化的信息记录形式，具有区别于纸质档案的明显特征。如：电子文件的信息形态是数字化的，电子文件对设备有着很强的依赖性，电子文件具有非直读性、信息共享性、易更改性以及电子文件非实体归档等特点。电子文件的特点使得电子档案和纸质档案相比具有许多优越性：

1、提高了工作时效，使档案管理工作人员的劳动强度减轻。现代网络系统不但为归档提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途径，免除了立卷归档、检索查找的困难，减轻了工作人员的劳动强度，提高了归档质量和检索速度。文书档案管理工作实现微机处理后，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。由于实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。

2、文档的保密性强。过去查阅档案时是整卷提供利用，利用者只是利用卷中的一份文件，却能够看到整卷档案内容。这是不符合文档管理的保密要求的。微机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

3、提高了档案管理工作的质量。传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，对立卷标准掌握的尺度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准。同时，归档工作占用了档案人员的大部分时间，档案管理人员的编研工作几乎处于空白的境地，制约了管理人员的水平提高。文书档案管理进行微机管理，档案人员可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上来，从而提高文书档案管理工作的质量和利用的效率，使文书档案在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。

二、电子档案提供利用的方法

电子档案提供利用，一般有以下三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。

1、提供拷贝。档案部门向利用者提供载体拷贝时，应将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可向这些用户提供打印件或缩微品。

2、通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法比较适合部门之间的信息资源交流及向相对固定的查档单位提供资料，通过点对点转换数字通信或互联网络来实现。

3、直接利用。是利用档案部门或另一检索机构的电脑，在档案部门的网络上直接查询。其特点是：可为利用者提供技术支援；可使更多的读者同时利用同一份电子档案。这种方法的可能性，取决于档案馆网络系统中可供直接利用的信息资源的多少。

三、电子档案的利用管理

由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，各单位要建立归档电子档案的借阅制度，并严格执行借阅审批手续。电子档案提供利用必须使用拷贝件，其封存载体不应外借。未经批准任何单位或人员不允许擅自复制，应严格遵守国家或部门有关保密的规定，采用联网的方式提供利用时，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子档案的设备上加装防火墙等安全保密措施。

1.使用权限的审核。首先，要根据各种人员级别、层次进行使用权限的认定，并依此向利用系统注册登录。在利用中，由系统自动判定当前使用者身份的合法性及其所使用功能的范围，并由系统自动对其使用各种功能操作的路径进行跟踪与记录。对涉及使用未经授权的功能，应能拒绝响应并给予告警提示。其次，在电子档案存储载体的使用上，要根据电子档案内容的密级和开放程度，来确定其使用控制程度，在使用中依据利用者背景情况和利用目的来决定对他的授权。

2.电子档案的登记与归档。每份电子档案均应在《电子文件登记表》中登记，与档案同时保存。电子文件登记表如果制成电子表格，应与电子档案一同保存，永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。电子文件稿本代码：M-草稿性电子文件；U-非正式电子文件；F-正式电子文件。电子文件类别代码：T-文本文件；I-图像文件；G-图形文件；V-影像文件；A-声音文件；O-超媒体链结文件；P-程序文件；D-数据文件。电子档案归档的时间：逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。

3.拷贝的提供与回收。提供电子档案拷贝是一种主要的利用方式，但必然带来利用时间与利用地点的分散，如果管理不好，将会造成档案信息无原则的散失。应依据利用者的需求和确认使用权限后再进行拷贝的制作。原则上尽量避免把载体上存储的电子档案信息全部拷贝，并通过技术手段防止所提供拷贝的再复制。除经过编辑公开发行的电子出版物外，对那些提供利用的拷贝必须进行回收。要有完善的提供拷贝手续，提供者和利用者双方应对提供拷贝的内容进行确认，并对使用载体的类型、数量、使用时间、最后回收期限及双方责任人等情况进行登记。对回收来的拷贝，应作信息内容的消除处理。

4.利用中的安全措施。电子档案在利用中的保密与安全是十分重要的，而且同纸质档案相比，更加难以控制。因此，在电子档案的利用中，应特别注意以下几点：

一是采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式；二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行；三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换；四是系统应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为对利用工作查证的依据；五是利用的系统应有较强容错能力，避免由错误操作带来不可挽回的损失。

电子档案管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子档案的社会化、标准化、自动化、网络化管理，确保电子档案管理工作顺利开展，为电子档案信息资源共享做出应有的贡献。