电子政务发展对档案工作的影响
2011-08-15韩丽萍
韩丽萍
(伊春市民政局福彩中心 黑龙江 15300)
电子政务发展对档案工作的影响
韩丽萍
(伊春市民政局福彩中心 黑龙江 15300)
国家信息化领导小组决定,把电子政务建设作为今后一个时期我国信息化工作的重点,这一决定进一步推动了电子政务的发展。电子政务发展正在并必将极大地改变人们的思维和行为方式,也必将给档案工作带来深刻影响。电子政务发展为档案事业全面发展提供了契机
一、电子政务发展为档案事业全面发展提供了契机
档案的价值在于利用,在于为党和国家工作大局服务,为社会各界和广大人民群众服务,档案工作要突出服务这个主题。
随着国家经济建设和信息技术的快速发展,档案资料作为一种重要的信息资源,在各行各业得到了越来越多的开发和利用,日益显示出其应有的重要作用。因此,社会的各个方面对档案工作的要求会越来越高,档案部门的工作也会越来越重。在这种新形势下,如何有效拓展档案工作为党和国家工作大局服务,为社会各界和广大人民群众服务,以全面发展我们的档案事业,自然而然地成为每位档案工作者必须面对、思考和实践的紧迫任务。
所以,档案信息化是时代的要求,是档案事业自身发展的要求,它已成为不可阻挡的历史趋势和发展方向,而电子政务发展是档案信息化的催化剂和助推器。把档案信息化纳入国家电子政务建设的范畴,以国家“十一五”期间电子政务发展为契机,开拓进取,使档案收集、整理、存储、利用等工作适应电子政务发展的要求,进一步增强服务意识,更新服务观念,增加服务方式,提高档案服务的及时性、针对性和实效性,把档案服务工作提高到新的水平,全面推进档案事业的发展。
二、电子政务时代新型档案载体的特性
随着电子政务的发展,势必导致新型档案载体——电子文件的出现,而电子文件具有以下主要特性:
1.非人工识别性。电子文件是由计算机生成的数字化的信息形态,无论是传输还是存储,电子文件都是以二进制编码形式存在,人工无法直接识别,必须由相应的计算机软硬件将编码序列读出来,然后转换成人能识别的形式显示在屏幕上或打印在纸上。人们在计算机屏幕上看到的文字、图形或是多媒体的声音、影像等电子文件形态,便是电子文件的不同输出形式。
2.对软硬件系统的依赖性。电子文件对软硬件系统存在着依赖性,主要表现在对编码、硬件、软件、技术更新和加密等方面的依赖。在计算机内部,电子文件都是以二进制编码形式存在,无论是生成、传输,还是存储,都是通过计算机实现的,离开了计算机软硬件平台,电子文件既看不见,也摸不着。计算机更新换代很快,对于需要长期保存的电子文件来说,设备依赖性造成的问题更加突出。不同软件环境下的电子文件有时难以互换,为实现安全保密,还常常通过特殊的软硬件设备,人为地进行复杂而独特的编码加密或信息拆分处理,使需要保密的电子文件只能在特定的环境下才能读取。
3.与载体的可分离性。纸质文件的墨迹必须依附在纸张上才能形成文字或图形,内容与载体具有必然的不可分离性。电子文件则不然,可以进行异地传输,而内容却不发生任何变化,其存放位置不是固定的。由文字、图形、声音、影像等多媒体信息共同组成的电子文件,由于不同的载体往往适合存储不同的媒体信息,就会形成同一电子文件的文字、图形、声音、影像在存储时的载体分离现象。
4.易更改性。对电子文件的内容进行修改非常容易,而且改后不留痕迹,同时,还可对电子文件进行压缩处理,改变电子文件的清晰度和对比度等等,造成“原件”识别困难。相比之下,对纸质文件内容进行增、删、改而不留痕迹几乎是不可能的。
三、电子政务发展对档案工作的影响
清楚电子文件的特性以后,不难理解:电子政务发展对档案工作的影响,不只是档案载体的变化,关键的是以纸张为载体形成的关于档案工作的传统观念、理论体系、工作模式和标准规范等都要随之变化,经受挑战,同时,纸质档案到电子档案的变化,对档案工作者也提出了新的更高的要求。
1.对传统观念和思维方式的影响。电子档案是档案必不可少的重要组成部分,这是时代要求和发展趋势,然而,有人受传统观念影响却将其拒之门外,或者只作为资料或副本保管。果真如此的话,不久的将来,我们将没有像样的档案可以接受,人类的历史将面临断代。对电子档案重要性的认识不仅要经历一个漫长的认识过程,更需要转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式,建立以电子档案为基础的现代思维模式。只有这样,才能经受电子文件档案管理带来的挑战,才能面对政务发展对档案工作的影响。
2.对管理模式的影响。对传统纸质档案,各国大多采取了集中统一管理的模式。而对电子文件来说,其物理结构和逻辑结构往往是不一致的,同一个电子档案中的正文、图形、批示、附件等可以不在载体上连续存放,甚至可以存放在不同的载体上而不影响其正常显示输出,在电子文件传输以及转换等处理过程中,其物理结构经常发生变化,而其逻辑结构却可以保持不变。因此,有些国家不主张集中保管电子档案,如澳大利亚国家档案馆对电子档案采用分布式管理方式,不主张将电子档案集中保存,而是要求存放在电子文件的形成单位。美国学者则提出了“虚拟档案”的设想,认为:“由于电子文件的存放位置与它们的使用几乎毫无关系,所以它们无论存放在哪都能同样容易利用。这样一来,现在以保管为目的的实态档案库将成为虚拟档案的联结点。虚拟档案还包括那些不存放在档案馆,却在档案馆控制下的文件。未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的方法来管理,而是控制有关文件信息及其利用方法来确保它们的保存、处置和利用。
3.对信息可识读性的影响。众所周知,纸质文件的信息与载体是一体的,只要保证载体安全,信息的可识读性是不成问题的。而电子文件却不同,外表看来保存完好的介质,由于环境(硬件、软件、编码和加密等)的变化,信息却不可读。因为电子文件各自所用的编码方式和快速发展的计算机系统之间矛盾会越来越尖锐,也对保证信息的可识读性带来很大影响。
4.对原始性界定的影响。档案在法律上的凭证作用基于它的原始性,没有原始性,也就没有证据可言。因此,认定电子文件的原始性,是保证其凭证作用的关键。电子文件的易更改性、信息与载体的可分离性,使电子文件在生成或传输过程中存在着被改动的可能。处理后的电子文件是否与原来一样,存在着认定上的困难。因此,科学界定电子档案的原始性是档案研究领域新的课题,也是电子政务发展对档案工作带来的影响之一。
5.对法律效力的影响。由于电子文件的原始性界定困难,也引起人们对电子文件的法律凭证作用产生怀疑。电子文件法律效力的确立,需要解决两个基本问题:首先,要依靠技术,真正攻克电子文件原始性的界定关,这是解决电子文件法律效力问题的基础。其次,要加强立法工作,从法律上明确电子文件的凭证作用,做到有法可依,这是解决电子文件法律效力问题的法律依据。
6.对保存环境的影响。电子档案对保存环境的要求与纸质档案有着不同。
电子档案的保存环境主要是:(1)防磁。电子档案周围空间的杂散磁场强度应小于83安培/米,磁介质与永久性磁铁表面间距不得少于76毫米。(2)环境温湿度。适宜温度为17℃-20℃,18℃最佳,相对适宜湿度为35%—45%,40%最佳。(3)防机械损伤。
7.对标准规范的影响。已有的标准规范,主要是国家档案局2003年9月1日施行的电子公文归档管理暂行办法》及电子文件归档与管理规范,电子政务与电子文件归档与管理越来越衔接了。但还没有做统一要求。
8.对档案工作者的影响。随着电子政务的发展,档案工作中新问题、新技术层出不穷,因而对档案工作者的要求愈加迫切,档案工作者必须结合档案管理的各个环节,努力学习新技术,加强电子文件方面的研究,管理好、利用好电子文件。首先,档案教育应及时调整专业格局,从课程设计、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。第二,对在职人员进行各种形式的再教育,以适应电子政务的需要。第三,单一人员结构已不能满足档案信息化的需要,应注意引进相关方面的专业人才,充实档案干部队伍,建立复合型多层次的专业技术队伍、以适应电子政务发展的需要。
针对电子政务发展对档案工作的影响,档案部门、档案工作者要与时俱进,大胆地进行观念创新、理论创新、体制创新和科技创新,积极探索电子政务时代全面履行档案工作职能新的思路,对策和方法,以电子政务发展为契机,全面发展档案事业。